Buchhaltung (Bild: Pixabay)

5 Tipps für eine bessere Buchhaltung

Das 1×1 der Buchhaltung: So schafft man die richtigen Strukturen, um die Geschäftszahlen immer im Blick zu haben.

Ein Gastbeitrag von Paul-Alexander Thies

Buchhaltung: Ratschläge für StartUps

Tag 1 im neu gegründeten Unternehmen: Es herrscht Aufbruchstimmung, also was tut man zuerst? Kaffee kochen, den ersten Kunden gewinnen oder über Buchhaltung nachdenken? Ganz klar: Man sollte sich Strukturen schaffen, mit denen zukünftig die Buchhaltung läuft.

Gründer können eine noch so brillante Geschäftsidee haben: Die Nase vorn behält, wer sich von Anfang an mit korrekten Buchungen, Belegarchivierung und Vorbereitung von Steuererklärungen befasst. Denn nur wer seine Zahlen kennt, weiß, wie es dem Unternehmen wirklich geht.

Wer auf die folgenden fünf Punkte achtet, ist schon mal auf dem richtigen Weg:

  1. Aktuelle Standards der Buchhaltung einhalten

Als Unternehmer ist man verpflichtet, sich auch bei der Buchhaltung an aktuelle Regelungen und Gesetze zu halten. Gründer können sich also nicht damit herausreden, dass es ihnen an Erfahrung und Kenntnissen fehlt. Wer eine Firma leiten will, muss dafür sorgen, dass die Finanzen sauber geregelt sind.

Da es ständig zu Neuerungen kommt, ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben. Zwar gelten oft Übergangsfristen für geänderte Regelungen, aber wenn diese abgelaufen sind, ist es auch mit der Toleranz von Finanzamt und anderen Behörden vorbei. Angebliche Unwissenheit schützt nicht vor Strafen für Versäumnisse.

Diese Strafen können weh tun: Betriebsprüfer, die die Buchhaltung und Jahresabschlüsse eines Unternehmens für mehrere Jahre rückwirkend prüfen, können zum Beispiel Betriebsausgaben aberkennen. Fehlerhafte oder unvollständige Belege genügen. Dann ist nicht nur der Vorsteuerabzug hinfällig, auch die steuerliche Absetzbarkeit einer Ausgabe ist gestrichen.

  1. Keine Buchung ohne Beleg

Belege sind die Basis jeder Buchführung. Betriebliche Einnahmen und Ausgaben müssen nachweisbar sein. Die Zettelwirtschaft im Schuhkarton hat dabei schon lange ausgedient. Behörden akzeptieren heute digital archivierte Belege, dass macht die Sache für Unternehmer weitaus übersichtlicher. Voraussetzung ist allerdings, dass nach den Grundsätzen der neuen GoBD archiviert wird.

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Der Fokus dieser Regelung liegt auf der Unveränderbarkeit archivierter Belege. Das gilt für Eingangs- wie für Ausgangsrechnungen und ist mit Hilfe geeigneter Software unkompliziert machbar.

> Digitale Buchführung: Das hat sich bei den GoBD geändert

  1. Korrekte Rechnungen machen keine Probleme

Für Rechnungen gelten sogenannte Pflichtangaben. Das sind die Punkte, die immer enthalten sein müssen, damit deine Rechnung formal korrekt ist. Nur dann berechtigt die Rechnung beispielsweise zum Vorsteuerabzug oder der Kunde kann sie anders steuerlich geltend machen. Zu den Pflichtangaben gehören Kundenname und -Anschrift, Lieferzeitraum, Warenbezeichnungen, ausgewiesene Umsatzsteuer, Steuernummer etc.

Eine Automatisierung ist hier enorm hilfreich, um immer korrekte Rechnungen zu erstellen. Rechnungssoftware vergibt z.B. die Rechnungsnummern selbstständig und jede nur einmal. So kommt es nicht zu Verwechslungen.

> Checkliste: So schreibt man korrekte Rechnungen

  1. Fristen einhalten und auf Einhaltung von Fristen bestehen

Pünktlich die Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben, die Steuererklärungen einzureichen und an Termine für die Sozialabgaben auf Mitarbeiterlöhne zu denken, gehört zu den Fristen, an die Gründer denken müssen. Wer diese Fristen verpasst, kann schnell Ärger mit dem Finanzamt und den Krankenkassen bekommen.

Andere Fristen sind aber auch wichtig: Dass Kunden ihre Rechnungen zeitnah zur Leistung bezahlen. Statt von Projekt zu Projekt zu springen sollten Gründer zwischendrin auch an das Stellen der Rechnungen denken. Wer zeitnah seine Forderungen in Rechnung stellt, wird eher bezahlt.

Dazu gehört auch, darauf zu achten, ob die Kunden Zahlungsziele einhalten und gegebenenfalls eine Mahnung auf den Weg zu bringen, wo es nötig ist.

> Checkliste: So schreibst du korrekte Mahnungen

  1. Gewinn und Steuern im Auge behalten

Oft setzen Gründer ihre Steuervorauszahlung im ersten Geschäftsjahr besonders niedrig an. Mit großen Gewinnen rechnet noch niemand. Doch wenn das erste Jahr dann tüchtigen Gewinn gebracht hat, lauert die Nachzahlung. Dieses Geld möchte das Finanzamt sofort – und gleichzeitig setzt es die regelmäßigen Vorauszahlungen herauf. Wer nun keine Rücklage für diesen Fall gebildet hat, hat ein Problem.

Anders sieht es bei denen aus, die sich von Anfang an mit ihrer Buchhaltung und den Unternehmenszahlen auseinandergesetzt haben. Hat man die Gewinnentwicklung das Jahr über im Blick, lassen sich Rücklagen für Steuernachzahlungen zeitig anlegen oder die Vorauszahlung dem tatsächlichen Steueraufkommen anpassen. Das ist durch einen einfachen formlosen Antrag möglich.


paul-alexander-thies-von-billomatÜber den Autor:

Steuerexperte Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer des Online-Buchhaltungstool Billomat. Mit seiner Leidenschaft für strategische Unternehmens- und Produktentwicklung gründete Thies bereits während seines Studiums ein Unternehmen. Heute blickt der Vollblut-Onliner auf über neun Jahre Erfahrungen als Führungskraft zurück und konnte viele Unternehmen wie Groupon, Payleven (Rocket Internet) und Travador mit aufbauen. Seine Leidenschaft für den E-Commerce-Bereich sowie seine Motivation für den Zukunftsmarkt FinTech führen ihn nun zu Billomat.

Bilder: Pixabay, Billomat

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