Mahnung (Bild: Pixabay)

Checkliste: So schreibst du korrekte Mahnungen

Ratgeber für gute Mahnungen: Das musst du tun, wenn das Geld ausbleibt.

Ein Gastbeitrag von Paul-Alexander Thies

Der 11-Punkte-Plan, wie du mit Mahnungen umgehen solltest

Dein Buchhaltungsprogramm zeigt dir: Hier ist ein Posten offen und der ist überfällig. Das Zahlungsziel ist erreicht, das Geld vom Kunden aber noch nicht eingegangen. Du kannst dich ärgern, das bringt dich aber nicht weiter. Du kannst abwarten, das bringt dich aber unter Umständen auch nicht voran, denn schließlich brauchst du das Geld.

Wer beim Mahnwesen zögerlich vorgeht, der spielt mit der Liquidität des eigenen Unternehmens. Du hast eine Leistung erbracht, das Geld steht dir zu und du brauchst es, um Lieferanten-Rechnungen, Büromiete und nicht zuletzt dein eigenes Gehalt daraus zu bezahlen. Deshalb ist es wichtig, beim Mahnwesen zeitnah zu reagieren und auf alle Fristen zu achten.

Was ist also zu tun, wenn das Geld nicht kommt?

Wenn du dich an die folgenden elf Punkte hältst, kommst du (hoffentlich) schneller und einfacher an dein Geld.

1) Warten bis zum Zahlungsziel

Entweder du hast mit dem Kunden ein Zahlungsziel ausgehandelt oder es gelten die gesetzlichen Fristen. Hält sich dein Schuldner nicht daran, solltest du ihn zügig kontaktieren. Aber wirklich auch erst dann. Schon vor Erreichen des Zahlungsziels zu fragen, wo das Geld bleibt, wirkt, als seist du sehr knapp bei Kasse. Und diesen Eindruck willst du im beruflichen Umfeld nicht erzeugen.

2) Privatkunden und die Zahlungsziele

Während du bei Firmenkunden voraussetzen kannst, dass sie sich mit gesetzlichen Zahlungszielen auskennen, ist das bei Privatleuten nicht der Fall. Bei Rechnungen an Privatpersonen solltest du also unbedingt auch dann ein Zahlungsziel angeben, wenn du eigentlich von 30 Tagen ausgehst.

3) Freundliche Nachfrage

Ein Kunde, der sonst immer zügig zahlt, hat das Honorar nicht überwiesen. Hier kannst du vielleicht auf die Mahnung verzichten und einfach mal anrufen oder eine Mail schicken mit dem Hinweis darauf, dass das Geld noch nicht da ist. Vielleicht ist es ein Versehen, die Rechnung wurde vergessen oder verlegt. Das kann vorkommen. Oft ist die Angelegenheit damit schon erledigt und das Geld zügig auf deinem Konto.

4) Eine Zahlungserinnerung ist kein Muss

Wichtig zu wissen: Du musst keine Zahlungserinnerung schreiben. Du kannst sofort eine Mahnung schicken, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Ob du zunächst nur freundlich erinnerst, ist also deine Entscheidung.

5) Nicht zu lange mit der Mahnung warten

Wer eine Mahnung schreibt, teilt dem Kunden darin mit, dass das Zahlungsziel überschritten ist und er sich im Zahlungsverzug befindet. Mit einer Mahnung setzt du aber noch einmal ein Zahlungsziel fest. Bis zu diesem Termin soll das Geld nun wirklich da sein. Ist der Kunde zahlungsunwillig folgen weitere Fristen und Mehraufwand für dich.

Je länger du mit der ersten Mahnstufe wartest, umso weiter schiebt sich das folgende Procedere zeitlich nach hinten. Und die Uhr tickt, denn die Verjährung beginnt mit der fertig erbrachten Leistung.

6) Erste, zweite, dritte Mahnung – das muss nicht sein

Es gibt Kunden, die sich darauf verlassen, dass erstmal ein paar Mahnungen kommen, bevor es ernst wird. Du kannst das Spiel mitspielen, musst es aber nicht. Wenn ein klar formuliertes, konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung stand, sollte dem Kunden klar sein, bis wann das Geld da sein muss.

Du bist nicht dazu verpflichtet mehrere Mahnungen zu schicken. Eine reicht. In dem Moment, wo du auf den Zahlungsverzug hinweist, kannst du direkt Mahngebühren ansetzen und auf die anfallenden Verzugszinsen hinweisen.

7) Mahngebühren

Mahngebühren sollten angemessen sein. Die Frage ist: Was ist angemessen? Als angemessen gilt üblicherweise, dass die Mahngebühren von Mahnstufe zu Mahnstufe steigen. Ob du aber mit vier, fünf oder acht Euro oder einem anderen Betrag die Mahngebühren ansetzt, ist dir überlassen.

8) Verzugszinsen

Von dem Tag an, in dem der Kunde im Zahlungsverzug ist, kannst du Verzugszinsen fordern. Dabei handelt es sich um 5% (Privatkunden) bzw. 9% (Geschäftskunden) über dem Basiszinssatz. Den aktuellen Basiszinssatz erfährst du bei der Deutschen Bundesbank.

Aktuell ist der Zinssatz negativ, das bedeutet, du wirst bei den Verzugszinsen weniger als 5% bzw. 9% Prozent ansetzen. Berechnet werden sie dann anhand der Tage, die der Schuldner bereits im Zahlungsverzug ist.

9) Gesetzliche Mahnpauschale: 40 Euro

Es gibt eine EU-Zahlungsverzugsrichtlinie, die auch in Deutschland umgesetzt wurde. Sie soll Zahlungsverzögerungen entgegengewirkt. Das bezieht sich aber auf Geschäfte zwischen Unternehmen oder Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Privatkunden betrifft es nicht. Die Zahlungsverzugsrichtlinie sieht höhere Mahnkosten vor: In Deutschland ist das die 40 Euro Mahnpauschale.

10) Das gerichtliche Mahnverfahren

Wenn alles nichts geholfen hat, kannst du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dafür brauchst du keinen Anwalt. Du kannst einen Online-Mahnantrag ausfüllen und beim zuständigen Amtsgericht einreichen. Das kostet dich Gebühren, die dir der Schuldner aber erstatten muss. Dieses Verfahren eignet sich nur für unstrittige Forderungen. Das bedeutet: Es ist auch dem Schuldner ganz klar, dass er zahlen muss.

11) Um strittige Forderungen streiten

Bestreitet der Schuldner, dass die Rechnungshöhe stimmt, deine Leistung korrekt erbracht wurde oder er überhaupt diesen Leistungsumfang beauftragt hat, dann ist es eine sogenannte strittige Forderung. Hier kommst du nicht umhin, einen Anwalt zu beauftragen, der dir hilft, die Sache vor Gericht zu klären.


paul-alexander-thies-von-billomatÜber den Autor:

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, dem Rechnungsprogramm für StartUps, Freiberufler und Selbständige. Als Webanwendung und mit der Billomat-App können Unternehmer ihre Buchhaltung ganz einfach  online erledigen – ganz egal wo und wann.

Übrigens: Im kostenlosen ePaper findest du hilfreiche Informationen und Tipps zum Thema Buchhaltung für Selbstständige und Gründer.

Bild: Pixabay

Ein Kommentar

  1. Danke für die ausführliche Checkliste. Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass die freundliche Nachfrage goldwert ist. In den meisten Fällen wird die Rechung beglichen und das Geschäftsverhältnis nimmt keinen Schaden. Mahnt man direkt mit voller Härte ab, kann dies das Geschäftsverhältnis vergiften und es kommt zu keinen weiteren Geschäften.

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