rechnung schreiben (Bild: Pixabay)

So schreibt man korrekte Rechnungen

Steuersatz, Adresse, Rechnungsnummer und mehr: Diese 12 Dinge gehören unbedingt auf eine Rechnung.

Das muss bei Rechnungen beachtet werden

Deinen Auftrag hast du erfolgreich abgeschlossen. Nun wird es Zeit für die Vergütung deiner Dienste. Dazu ist allerdings noch eine Formalie in Sachen Finanzen nötig: die Rechnung. Die brauchen dein Kunde und du, um eure Geschäfte vor den jeweilig zuständigen Finanzbehörden belegen zu können.

Damit eine Rechnung offiziell eine Rechnung ist, gibt es Pflichtangaben – und zwar nicht nur in Deutschland.

Unterläuft dir bei der Rechnungsstellung ein Fehler, kann es zu ärgerlichen Zeitverlusten führen. Rechnungsfehler führen zu Zahlungsverzögerungen. Korrekturen erfordert zusätzliche Arbeitszeit und unter Umständen gefährdest du als Rechnungsstellender den Vorsteuerabzug beim Kunden.

Also: Fehler beim Rechnung schreiben sind nicht nur ärgerlich, sondern manchmal auch teuer. Im schlimmsten Fall können sie deine Liquidität beeinträchtigen.

Die gute Nachricht ist aber: Fehler in Rechnungen sind vermeidbar!

Wie schreibt man eine richtige Rechnung?

Wenn du Fehlerquellen vermeiden willst, kannst du dir Rechnungslegung Fachliteratur kaufen und diese studieren. Das ist besonders wichtig, wenn du astreine, international gültige Rechnungen erstellen musst.

Mit folgenden 12 Punkten schaffst du es, dir einen sehr guten Überblick zu verschaffen, was du beim Thema Rechnungsstellung – gerade in Deutschland – beachten musst.

Nr. 1: Adresse des Kunden

Prüfe, ob du Namen und Anschrift des Kunden korrekt im Adressfeld eingetragen hast.

Nr. 2: Deine Firmendaten

Sind dein Name und Firmensitz korrekt im Absenderfeld angegeben?

Nr. 3: Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss stimmen! Jede Rechnungsnummer darfst du nur einmal vergeben.

Gut zu wissen: Deutsche Finanzämter bestehen nicht darauf, dass du von 1 an aufwärts zählst. Du kannst also dein eigenes Rechnungsnummern-System entwickeln. Daran musst du dich dann allerdings konsequent halten.

Dein System darf aus Buchstaben und Ziffern bestehen. Zum Beispiel ein Kürzel für den jeweiligen Kunden und die wie vielte Rechnung dieser Kunde gerade von dir erhält, sind eine Möglichkeit.

Nr. 4: Datum

Jede Rechnung benötigt ein Rechnungsdatum.

Nr. 5: Leistungszeitraum

Du musst ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum angeben. Das gilt für kleine und große Aufträge. Oft reicht es, den Monat anzugeben, für den du die Projektarbeit abrechnest.

Bei kleinen Einzelaufträgen, Terminen beim Kunden etc. sind konkrete Daten klarer.

Nr. 6: Steuernummer

Deine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer muss angegeben sein.

Nr. 7: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Wer international unterwegs ist, hat meist Kunden, die in einem anderen Staat angesiedelt sind als der eigene Firmensitz. Dann ist es oft – zum Beispiel innerhalb der Europäischen Union – nötig, auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden zu erfragen und in der Rechnung korrekt anzugeben.

Der Grund dafür ist die Umsatzsteuer. Sie wird nur in einem Land erhoben und zwar in dem, in dem die Leistung erbracht wird. Und dieser Leistungsort wird in den meisten Fällen beim Kunden angesiedelt. Auch wenn du deine Arbeit von Warschau aus erledigt hast, liegt der Leistungsort bei deinem Kunden in Valencia.

Unternehmer, die von überall für überall arbeiten, sollten sich mit dem Reverse-Charge-Verfahren für die Umsatzsteuer auskennen. Auch bei den eigenen Betriebsausgaben, also den Rechnungen, die du bekommst, gilt es nämlich einiges zu beachten und eventuell selbst die Umsatzsteuer abzuführen.

Nr. 8: Kleinunternehmerregelung – Inland

In Deutschland gibt es für Kleinunternehmer bzw. beim “Kleingewerbe” die Möglichkeit, auf das Einziehen und Weiterleiten von Umsatzsteuer zu verzichten. Das geht nur, wenn ein Unternehmen weniger als 17.500 Euro Umsatz im Jahr macht (Stand: 2019). Gemeint ist tatsächlich der Umsatz und nicht der Gewinn!

Wer als Kleinunternehmer unterwegs ist, muss in allen Rechnungen zwingend darauf hinweisen, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Ein “Nach §19 Absatz 1 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer” reicht als Vermerk aus.

Nr. 9: Kleinunternehmer – Auslandsgeschäfte

Die Kleinunternehmerregelung ist ein speziell deutscher Fall. Wenn der Leistungsort im Ausland liegt oder du selbst jemanden im Ausland beauftragst, kann es sein, dass du trotzdem Umsatzsteuer abführen musst.

Wie so oft schadet es Auslandsgeschäften nicht, direkt bei deinem zuständigen Finanzamt nachzufragen oder einen Steuerberater um Hilfe zu bitten, damit alles korrekt abgewickelt wird.

Nr. 10: Umsatzsteuersätze

Wer Rechnungen mit Umsatzsteuer schreibt, muss die korrekten Steuersätze ausweisen. Zudem muss er angeben, wie viel die Steuer beträgt und das Ganze noch zu einer Brutto-Rechnungssumme zusammenfassen.

Nr. 11: Die Leistungsbeschreibung

Was wird abgerechnet? In der Rechnung müssen alle erbrachten Leistungen aufgeführt sein. Dazu gehören gelieferte Waren mit handelsüblicher Bezeichnung oder die geleisteten Projektstunden mit Stundenhonorar und Gesamtbetrag. Pauschalen solltest du als solche bezeichnen und dazu schreiben, worauf sie sich beziehen.

Nr. 12: Weitere Angaben

Gerade große Kunden, die mit Kostenstellen und verschiedenen Budgets arbeiten, wünschen sich oft noch zusätzliche Angaben in der Rechnung. Das kann eine Kostenstellennummer sein, ein Projektname oder ähnliches.

Das dient der Buchhaltung deiner Kunden dazu, schnell und korrekt zuzuordnen, aus welchem Topf das Geld genommen wird, mit dem man deine Rechnung bezahlt.

Fazit

Rechnungen zu schreiben, ist keine Raketenwissenschaft, aber du solltest das Thema auch nicht auf die leichte Schulter nehmen! Wenn du die hier genannten Punkte beachtest, bist du auf dem richtigen Weg.

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