Rechnung (Bild: Pixabay)

Checkliste: So schreibt man korrekte Rechnungen

Selbstständige und auch Inhaber von kleinen Unternehmen müssen sich um alles Mögliche kümmern. Dazu gehört auch das Schreiben von Rechnungen. Hierbei gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten. 

Ein Gastbeitrag von Paul-Alexander Thies

Wie schreibt man eine richtige Rechnung?

Deinen Auftrag hast du erfolgreich abgeschlossen. Nun wird es Zeit für die Vergütung deiner Dienste. Dazu ist allerdings noch eine Formalie in Sachen Finanzen nötig: die Rechnung. Die brauchen dein Kunde und du, um eure Geschäfte vor den jeweilig zuständigen Finanzbehörden belegen zu können. Damit eine Rechnung offiziell eine Rechnung ist, gibt es Pflichtangaben auf Rechnungen – und zwar nicht nur in Deutschland.

Unterläuft dir bei der Rechnungsstellung ein Fehler, kann es zu ärgerlichen Zeitverlusten führen. Auch deine Liquidität ist beeinträchtigt, wenn das Geld nicht zeitnah bei dir eintrifft. Rechnungsfehler führen zu Zahlungsverzögerungen. Korrekturen erfordert zusätzliche Arbeitszeit und unter Umständen gefährdest du als Rechnungsstellender den Vorsteuerabzug beim Kunden.

Also: Fehler beim Rechnung schreiben sind immer ärgerlich. Manchmal sind sie auch teuer. Die gute Nachricht: Sie sind auch vermeidbar.

Checkliste für eine korrekte Rechnung

Wer typische Fehlerquellen beim Rechnungen schreiben umgehen will, muss auf einige Punkte achten. Mit dieser Checkliste vergisst du nichts:

1) Prüfe, ob du Namen und Anschrift des Kunden korrekt im Adressfeld eingetragen hast.

2) Sind dein Name und Firmensitz korrekt im Absenderfeld angegeben?

3) Die Rechnungsnummer muss stimmen. Jede Rechnungsnummer darfst du nur einmal vergeben.
Gut zu wissen: Deutsche Finanzämter bestehen nicht darauf, dass du von 1 an aufwärts zählst. Du kannst dein eigenes Rechnungsnummernsystem entwickeln. Daran musst du dich dann allerdings konsequent halten. Es darf aus Buchstaben und Ziffern bestehen, zum Beispiel ein Kürzel für den jeweiligen Kunden und die wievielte Rechnung dieser Kunde gerade von dir erhält, sind eine Möglichkeit.

4) Jede Rechnung benötigt ein Rechnungsdatum.

5) Du musst ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum angeben. Das gilt für kleine und große Aufträge. Oft reicht es, den Monat anzugeben, für den du die Projektarbeit abrechnest. Bei kleinen Einzelaufträgen, Terminen beim Kunden etc. sind konkrete Daten klarer.

6) Deine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer muss angegeben sein.

7) Wer international unterwegs ist, hat meist Kunden, die in einem anderen Staat angesiedelt sind als der eigene Firmensitz. Dann ist es oft – zum Beispiel innerhalb der Europäischen Union – nötig, auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden zu erfragen und in der Rechnung korrekt anzugeben.
Der Grund dafür ist die Umsatzsteuer, sie wird nur in einem Land erhoben und zwar in dem, in dem die Leistung erbracht wird. Und dieser Leistungsort wird in den meisten Fällen beim Kunden angesiedelt. Auch wenn du deine Arbeit von Warschau aus erledigt hast, liegt der Leistungsort bei deinem Kunden in Valencia.
Unternehmer, die von überall für überall arbeiten, sollten sich mit dem Reverse-Charge-Verfahren für die Umsatzsteuer auskennen. Auch bei den eigenen Betriebsausgaben, also den Rechnungen, die du bekommst, gilt es nämlich einiges zu beachten und eventuell selbst die Umsatzsteuer abzuführen.

8) Kleinunternehmerregelung – Inland: In Deutschland gibt es für Kleinunternehmer die Möglichkeit, auf das Einziehen und Weiterleiten von Umsatzsteuer zu verzichten. Das geht nur, wenn ein Unternehmen weniger als 17.500 Euro Umsatz im Jahr macht. Gemeint ist tatsächlich der Umsatz und nicht der Gewinn!
Wer als Kleinunternehmer unterwegs ist, muss in allen Rechnungen zwingend darauf hinweisen, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Ein „Nach §19 Absatz 1 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer“ reicht als Vermerk aus.

9) Kleinunternehmer – Auslandsgeschäfte: Die Kleinunternehmerregelung ist ein Deutschland-Special. Es kann dir passieren, dass du trotzdem Umsatzsteuer abführen musst. Wenn der Leistungsort im Ausland liegt oder du selbst jemanden im Ausland beauftragst. Wie so oft schadet es nicht, direkt bei deinem zuständigen Finanzamt nachzufragen oder einen Steuerberater um Hilfe zu bitten, damit alles korrekt abgewickelt wird.

10) Umsatzsteuersätze: Wer Rechnungen mit Umsatzsteuer schreibt, muss die korrekten Steuersätze ausweisen. Zudem muss er angeben, wie viel die Steuer beträgt und das Ganze noch zu einer Bruttorechnungssumme zusammenfassen.

11) Die Leistungsbeschreibung: Was wird abgerechnet? In der Rechnung müssen alle erbrachten Leistungen aufgeführt sein. Dazu gehören gelieferte Waren mit handelsüblicher Bezeichnung oder die geleisteten Projektstunden mit Stundenhonorar und Gesamtbetrag. Pauschalen solltest du als solche bezeichnen und dazu schreiben, worauf sie sich beziehen.

12) Gerade große Kunden, die mit Kostenstellen und verschiedenen Budgets arbeiten, wünschen sich oft noch zusätzliche Angaben in der Rechnung. Das kann eine Kostenstellennummer sein, ein Projektname oder ähnliches. Das dient deren Buchhaltung dazu, schnell und korrekt zuzuordnen, aus welchem Topf das Geld genommen wird, mit dem man deine Rechnung bezahlt.
Wenn du immer daran denkst, diese Angaben mit aufzuführen, können Deine Kunden die Zahlung an dich schneller einleiten, weil es nicht zu Rückfragen aus der Buchhaltung kommt.


paul-alexander-thies-von-billomatÜber den Autor:

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, dem Rechnungsprogramm für StartUps, Freiberufler und Selbständige. Als Webanwendung und mit der Billomat-App können Unternehmer ihre Buchhaltung ganz einfach  online erledigen – ganz egal wo und wann.

Übrigens: Im kostenlosen ePaper findest du hilfreiche Informationen und Tipps zum Thema Buchhaltung für Selbstständige und Gründer.

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