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Das (fast) papierlose Büro: Ein unrealistischer Traum?

Die Digitalisierung macht auch vor dem Büro nicht Halt. Trotzdem lassen sich manche Gegenstände nicht so einfach vom Schreibtisch verbannen.

Bürobedarf lässt sich nicht restlos digitalisieren

Machen wir einen kurzen Ausflug in einen Bereich, in dem StartUps fast nie agieren: bei Behörden. Das papierlose Büro ist das erklärtes Ziel aller Behörden für die nahe und ferne Zukunft. Der Gedanke dahinter ist klar. Durch die die Digitalisierung müssen wenige bis gar keine Papierakten mehr geführt werden. Das erhöht die Schnelligkeit und Effizienz und zugleich die Bürgerfreundlichkeit.

Doch die Umsetzung stellt sich als hürdenreich dar. Für beispielsweise Unterschriften muss zunächst eine sichere und flächendeckend anerkannte, digitale Alternative her. Deswegen werden viele Formulare auch heute noch per Hand ausgefüllt, mit einem Trodat-Datumstempel verifiziert und von einer Behörde zur nächsten weitergereicht.

Diese analogen Relikte gibt es in verschiedenen Bereichen unseres Lebens. Rechnungen können nur in Papierform einer Steuererklärung beigelegt und selbst harmlose Post sollte als Brief per Kurier zugestellt werden.

Haptischer Bürobedarf für StartUps

E-Mails, Skype, Slack & Co. sind eine toll Sache. Doch auch junge Unternehmen, die total modern und innovativ unterwegs sind, kommen bald an den Punkt, in dem es ohne Papier und anderen Bürobedarf nicht geht. Zum Beispiel bei behördlichen Angelegenheiten oder Verträgen. Somit sind Papierbögen, Briefumschläge, Kugelschreiber, Klammeraffen und Locher auch heute noch unverzichtbare Utensilien im Arbeitsalltag.

Ein weiteres Problem ist das Lesen von langen oder komplizierten Texten am Monitor. Die meisten Menschen können Inhalte auf bedrucktem Papier einfach besser erfassen. Darüber hinaus sind wir gewohnt, uns händisch Notizen zu machen. Dazu benötigt man Textmarker, Fineliner und Füllfederhalter bzw. Kugelschreiber. Das papierlose Büro, so es denn eines Tages existiert, ist schon allein durch die praktische Gewohnheit der Menschen in weite Ferne gerückt.

Papier ist auch in anderen Situationen noch immer angesagt. Das beginnt mit Flyern und Anmeldeformularen, geht weiter über Anträge und hört nicht mit simplen Notizzetteln für Telefongespräche auf. Schnellhefter und andere Ablagesysteme erleichtern zusätzlich die tägliche Arbeit. Es gibt schier endlos Beispiele, wie “altertümlich” wir Büro-Menschen denken und agieren.

Fazit

Der Bedarf an Büromaterialien ist trotz Computer, Smartphones und Internet immer noch gegeben. Trotz zahlreicher Tipps fürs papierlose Büro schaffen selbst StartUps nicht den kompletten Shift ins Digitale.

Nichtsdestotrotz lebt der Trend zum papierlosen Büro weiter, nur gibt es bislang keine echte allumfassende Lösung. Bis es soweit ist – falls es jemand soweit kommen wird – können moderne Unternehmen zweigleisig fahren: digital und analog, wobei das Digitale zunehmen sollte.

Bild: Pixabay

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