Projekte und ihre Stakeholder (Bild: Pexels)

8 Tipps & Tricks für erfolgreiche Projekte

Damit Projekte möglichst reibungslos verlaufen und ein Erfolg werden, müssen von Anfang an ein paar wichtige Dinge bedacht werden.

Ein Gastbeitrag von Philipp Luis

Auch ein Projekt mit einem motivierten Team kann scheitern

Ein neues Projekt steht an. Der Projektleiter ist benannt, das Projektteam steht, die Materie ist spannend. Arbeitspakete werden geschnürt und Zuständigkeiten verteilt. Jeder bringt seine Fähigkeiten ein, denn Spezialisten gibt es ja genug im Team. Die Deadline steht auch.

Perfekte Voraussetzungen also. Oder?

Die Chancen stehen gut, dass genau dieses hochmotiviert angegangene Projekt scheitern wird. Vielleicht bemerken die Beteiligten bald, dass „irgendwie die Luft raus ist“. Vielleicht zerreibt sich das Team auch in langwierigen Diskussionen und kommt nicht zum Ziel. Statt eines erfolgreichen Projektabschlusses ist vor allem eines zu erwarten: Frust.

Warum?

Projektmanagement-Tipps für Einsteiger und Fortgeschrittene

Hier ein paar Hindernisse, die jedes Team bei der Umsetzung eines Projektes meistern muss:

Tipp 1: Die Planung ist das A und O

Ein erfolgreiches Projekt besteht aus vier Phasen: Der Planungsphase, der Durchführungsphase, der Evaluation und – je nach Ergebnis der Evaluation – eventuell noch einmal aus Maßnahmen zur Anpassung.

Ganz nach dem Motto „Wenn du es eilig hast, gehe langsam!“ ist es am Anfang des Projektes besonders wichtig, sich für die Planungsphase ausreichend Zeit zu nehmen. Wird diese Phase nur unsauber durchlaufen, ist das gesamte Projekt in Gefahr. Im Umkehrschluss zahlt sich eine sorgfältig und umfassend durchgeführte Planung aus: in Zeit und Ressourcen.

Tipp 2: SMARTE Ziele

Wie bringt man ein Projekt gut zum Abschluss, wenn das Ziel nicht klar ist? Um dies von vorneherein sicherzustellen, hat sich in der Praxis eine Zieldefinition nach dem SMART-Prinzip bewährt.

Das bedeutet: Ziele müssen demnach S wie spezifisch sein, M wie messbar und A wie attraktiv für alle Beteiligten. R steht für realistisch: Wie oft wurden Ziele schon zu hoch gesteckt und man ist daran gescheitert?

Infografik SMART Methode Projektmanagement (Bild: Produktmanager.biz)

Und schließlich muss ein fester und auch realisierbarer Termin festgelegt werden. Ist der Zeitpunkt zu früh gewählt, sollte der Termin unbedingt neu verhandelt werden.

Tipp 3: Gutes Stakeholder-Management

Ist sicher, dass auch alle Stakeholder – diejenigen, die ein Interesse mit dem Projekt verbinden – ausreichend einbezogen wurden? Das können ein positives Interesse am Ergebnis sein, aber auch eine negative Einstellung oder Ängste.

Sind die Zielsetzungen der Stakeholder nicht bekannt, können mitten im Projekt auf einmal Widerstände auftauchen, die im „Sand ins Getriebe“ streuen – und den Projekterfolg verhindern.

Tipp 4: Zielkonflikte ermitteln

Alle arbeiten mit Hochdruck am Projekt und dennoch geht es nicht voran? Das kann daran liegen, dass sich die Zielsetzungen einander widersprechen. Man dreht sich im Kreis. Die einzelnen Zielsetzungen sind somit von vorneherein aufeinander abzustimmen, notfalls müssen Prioritäten gesetzt werden.

Tipp 5: Betroffene zu Beteiligten machen

Auch wenn das Projektziel zu Verbesserungen in der Organisation führt: Veränderungen führen zu Verunsicherung, Ängsten, Widerstand. Diese kann man von Anfang an abbauen, wenn man diejenigen, die von den Ergebnissen des Projektes direkt betroffen sind, von vorneherein einbezieht. Das kann durch eine aktive Mitarbeit im Projekt geschehen oder durch die Einbindung in ein Entscheidungsgremium, wie zum Beispiel den Lenkungsausschuss. Eine Vertretung ist eine gute Alternative, wenn nicht alle Mitarbeiter einbezogen werden können.

Tipp 6: Transparenz schaffen

Auch das hat mit Ängsten zu tun: Ein Projekt hinter verschlossenen Türen führt zu Misstrauen. Regelmäßige Kommunikation von Anfang an hilft, Gerüchten und Widerständen vorzubeugen und die Unterstützung des Projektteams zu sichern.

Tipp 7: Kennzahlen klar definieren

Woran merkt man, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen ist? Nur dann, wenn man das Ziel von Anfang an messbar gestaltet hat. Was bereits unter dem Punkt „Zieldefinition“ erwähnt wurde, soll hier noch eine Erweiterung erfahren: Je genauer die Maßstäbe formuliert wurden, an denen der Projekterfolg letzten Endes gemessen wird, desto überzeugender wird das Ergebnis präsentiert. Oder es können entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden, wenn sich das Projekt nicht in die gewünschte Richtung entwickeln sollte.

Tipp 8: Ein systematischer Projektabschluss

Auch das Ende des Projektes sollte professionell gestaltet und das Ergebnis adäquat präsentiert werden. Hierzu gehören ein Abschlussbericht und eine Projektergebnis-Präsentation vor dem Lenkungsausschuss und den Stakeholdern. Das offizielle Ende des Projektes stellt die Abnahme des Projektergebnisses durch den Kunden und die Entlastung des Projektteams dar.


Über den Autor:

Philipp Luis ist internationaler Projektmanager mit langjähriger Erfahrung im Online-Marketing und im IT-Bereich. Er ist Gründer von projectVal und ein Networker, der gerne seine Erfahrungen sowie Tipps und Tricks beim erfolgreichen Umsetzen von Projekten teilen und austauschen möchte.

Bilder: Pexels, Produktmanager.biz

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