Geschaeftswagen (Bild: Pexels)

Firmenwagen: Fahrtenbuch oder 1%-Regel?

Wer seinen Firmenwagen auch privat nutzen möchte, muss diesen versteuern. Hierbei stehen das Fahrtenbuch und die 1%-Methode zur Wahl. Ein Wechsel zwischen den Methoden ist ausschließlich zum 1. Januar möglich. Dieser Ratgeber zeigt, wer womit am günstigsten fährt und wo Stolpersteine lauern.

Firmenwagen steuerlich richtig absetzen – so geht’s

Wenn Unternehmer ihren Firmenwagen privat nutzen, sollten sie auch die Besteuerung bzw. die Vor- und Nachteile in Sachen Steuern im Blick haben. Entweder man führt ein Fahrtenbuch oder versteuert die private Nutzung seines Firmenwagens pauschal (1%-Methode).

Doch in beiden Fällen gibt es Stolperfallen. Nur wer alle gesetzlichen Vorschriften kennt und genau rechnet, findet die für ihn steuerlich günstigste Lösung.

Wie wird der Firmenwagen genutzt? 

Zunächst einmal gilt es zu ermitteln, wofür der Firmenwagen bzw. Geschäftswagen genutzt wird. In den allermeisten Fällen nutzen selbstständige Unternehmer ihren Firmenwagen auch privat. Wenn das Fahrzeug nur dienstlich (also lohnsteuerfrei) genutzt wird, erkennt das Finanzamt das nur dann an, wenn im Haushalt ein adäquater Zweitwagen zur Verfügung steht.

Laut Finanzgericht (FG) Köln nutzt der Geschäftsführer den Firmenwagen grundsätzlich auch privat, wenn er keinen Privat-PKW besitzt. Selbst ein privater Nutzungsverzicht genügt hier nur in Ausnahmefällen, beispielsweise wenn sich dieser mit Taxi-Quittungen, Fahrscheinen öffentlicher Verkehrsmittel oder dergleichen belegen lässt.

In der Praxis nutzen Unternehmer den Firmenwagen beispielsweise für dienstliche Fahrten, private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Fahrten im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung.

Welche Besteuerung ist für den Geschäftswagen am besten?

Welche Besteuerung der Fahrten individuell am günstigsten ist, sollte der Unternehmer mit dem Steuerberater individuell ermitteln. Dabei sind folgende Parameter zu berücksichtigen:

  • gefahrene Kilometer
  • Umfang der Privatnutzung
  • Aufwand zur Führung des Fahrtenbuchs
  • Entfernung Arbeitsstätte/Wohnung
  • Art des Fahrzeugs
  • weitere Verwendung
  • individuelle Gewohnheiten
  • Art der Finanzierung

Das einmal gewählte Verfahren zur Besteuerung – Fahrtenbuch oder 1%-Methode – kann nur zum Jahreswechsel geändert werden. Es sei denn, es wird während des Jahres ein neues Fahrzeug angeschafft. 

Wie wird das Auto finanziert?

Schafft sich ein Selbstständiger ein Auto an, um es hauptsächlich geschäftlich zu nutzen, kann er zwischen verschiedenen Arten der Finanzierung wählen. Gängige Wege sind der direkte Kauf, die Finanzierung, das Leasing oder ein Autokredit für Selbstständige.

Jede Form der KfZ-Finanzierung hat ihre spezifischen Vor- und Nachteile. Es gibt somit _die eine_ Lösung. Gerade die Art der Nutzung ist wichtig: Wird der Geschäftswagen wirklich hauptsächlich für die (selbstständige) Arbeit genutzt, um zum Beispiel Kunden zu besuchen? Oder eher für die Fahrt zum Büro? Oder überwiegt am Ende der private Anteil?

Das Fahrtenbuch: aufwendig, aber genau

Für den Nachweis per Fahrtenbuch sind folgende Fahrten zu unterscheiden und im Fahrtenbuch zu dokumentieren:

  • dienstliche Fahrten
  • private Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Familienheimfahrten

Die tatsächlich entstandenen Kosten gilt es, durch Belege nachzuweisen. Der private Nutzungswert ist der Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs, der auf die Privatfahrten entfällt.

Die Gesamtkosten setzen sich aus den Aufwendungen (zuzüglich Umsatzsteuer) und den Abschreibungen (Aufwendungen für Abnutzung) zusammen. Unfallkosten gehören ebenfalls zu den Gesamtkosten. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Unfall während einer Privatfahrt oder während einer dienstlichen Fahrt passiert.

Um die Abschreibung zu ermitteln, teilt man die tatsächlichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten (zuzüglich Umsatzsteuer) durch die voraussichtliche Nutzungsdauer des Firmenwagens. Die voraussichtliche Nutzungsdauer beträgt bei Neuwagen in der Regel sechs Jahre. Bei Gebrauchtwagen verkürzt sich die voraussichtliche Nutzungsdauer entsprechend.

Was muss beim Fahrtenbuch beachtet werden?

Das Fahrtenbuch muss einige Mindestangaben enthalten. Zu Beginn und Ende jeder dienstlichen Fahrt sind folgende Angaben notieren:

  • Datum, Kilometerstand
  • Reiseziel
  • bei Umwegen die Reiseroute
  • Reisezweck
  • aufgesuchter Geschäftspartner.

Bei privaten Fahrten reicht es, die Kilometer zu vermerken. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk. Auch Familienheimfahrten müssen aufgezeichnet werden.

Werden elektronische Fahrtenbücher vom Finanzamt anerkannt?

Elektronische Fahrtenbücher können eine erhebliche Erleichterung darstellen. Diese erkennt das Finanzamt allerdings nicht an, wenn nachträgliche Manipulationen möglich sind. Änderungen müssen zumindest erkennbar sein, sonst kann das Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnen.

Wird das Fahrtenbuch des Firmenwagens vom Finanzamt wegen fehlender Angaben nicht anerkannt, wird für die Besteuerung der Privatfahrten alternativ die 1%-Regelung angewandt.

Die 1%-Regel ist nicht immer die beste Lösung

Wer sich bei der Besteuerung der Privatfahrten mit dem Firmenwagen für die „pauschale Bestimmung des privaten Nutzungswertes“ (1%-Methode) entscheidet, muss für die privaten Fahrten monatlich ein Prozent des inländischen Listenpreises inklusive Umsatzsteuer (Bruttolistenpreis) als geldwerten Vorteil versteuern.

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind zusätzlich 0,03% des inländischen Bruttolistenpreises des Firmenwagens pro Kilometer und Monat fällig. Damit sind sämtliche Privatfahrten wie Urlaubsfahrten oder Heimfahrten zum Mittagessen abgegolten. Ausnahme: Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung. 

Wichtig hierbei: Der Ansatz des vollen monatlichen geldwerten Vorteils ist nicht gegeben, wenn der Unternehmer nachweisen kann, dass ihm das Firmenfahrzeug einen vollständigen Monat nicht zur Verfügung stand – zum Beispiel bei Reparatur, Urlaub, Kur oder einem längeren Auslandsaufenthalt.

Nicht jeder Firmenwagen wird steuerlich anerkannt

Ebenso wie das Geschäftsführergehalt laut Finanzamt höchstens „angemessen“ sein darf, so muss auch der Firmenwagen, den der Geschäftsführer fährt, „angemessen“ sein und der wirtschaftlichen Situation und der Ertragslage des Unternehmens entsprechen. In der Praxis sorgt meistens der Steuerberater dafür, dass hier die Relationen eingehalten werden.

Fakt ist, dass Streitfälle um den Firmenwagen relativ selten vor dem Finanzgericht landen, zum Beispiel bei einem überdimensionierten Sport- oder Geländewagen. Meistens muss der Geschäftsführer der Auffassung des Finanzamts dann klein beigeben.

Nutzt der Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, ist dafür laut Finanzamt nicht nur die Lohnsteuer (0,03% des Bruttolistenpreises) fällig. Zusätzlich will das Finanzamt auf die %-Methode auch noch 19% Umsatzsteuer berechnen. Und zwar dann, wenn der Firmenwagen dem GmbH-Vermögen zuzurechnen ist und die Nutzung des Firmenwagens „gesellschaftsrechtlich“ veranlasst ist.

Konkret wird derzeit geprüft: Ist der Geschäftsführer als Arbeitnehmer oder in seiner Eigenschaft als Gesellschafter der GmbH unterwegs? Noch ist der Fall nicht entschieden.

Steuertipps: Diese Stolperfallen sollte man vermeiden 

Wie ein Firmenwagen steuerlich geltend gemacht wird, ist alles andere als trivial. Deswegen kommt es immer wieder zu Diskussionen und Streitigkeiten mit dem Finanzamt. Das sind die häufigsten Punkte für die Auseinandersetzungen:

1. Unzureichende Beweise bei ausschließlich betrieblicher Nutzung

Das Finanzamt fordert für die steuerliche Anerkennung eindeutige Beweise, dass das Fahrzeug nicht privat genutzt wird. Das ist in den meisten Fällen nur glaubhaft, wenn der Unternehmer zusätzlich über einen Privatwagen verfügt.

2. Angaben im Fahrtenbuch sind unvollständig

Das Fahrtenbuch muss die in den Lohnsteuerrichtlinien aufgeführten Mindestangaben enthalten. Hier ist das Finanzamt sehr streng. Hält der Unternehmer die Regeln nicht ein, so ist unter Umständen die Arbeit eines Jahres mühsamer Dokumentation hinfällig und der Fiskus setzt eine höhere Steuer an. Denn dann erfolgt die Besteuerung nach der 1%-Methode, die meist ungünstiger ist.

3. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht versteuert

Mit der 1%-Methode sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht abgegolten. Hierfür sind zusätzlich monatlich 0,03% des inländischen Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer zu versteuern.

4. Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung nicht bedacht

Familienheimfahrten mit dem Firmenwagen sind als geldwerter Vorteil zu versteuern. In den ersten beiden Jahren ist eine Heimfahrt pro Woche steuerfrei. Danach müssen alle Familienheimfahrten versteuert werden. Als geldwerter Vorteil werden 0,002% des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer angesetzt.

5. Falscher Listenpreis angesetzt

Bemessungsgrundlage für den privaten Nutzungswert ist der inländische Bruttolistenpreis. Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Erstzulassung, abgerundet auf volle 100 Euro.

Fazit

Fahrtenbuch oder 1%-Regel – was ist besser? Darauf lässt sich keine pauschale Antwort geben. Es gibt zahlreiche Faktoren, die bei der Entscheidung mitspielen. Deswegen ist es ratsam, sich _vor_ der Anschaffung eines Geschäftswagens mit dem Steuerberater zusammen zu setzen und alle Möglichkeiten durchzuspielen.

Nur so ist es möglich, den besten Weg zu finden. Ansonsten droht die Gefahr, dass der KfZ-Nutzer zu viele monetäre Vorteile verschenkt.

Bild: Pexels

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