Antikes Kassenbuch (Bild: Pixelio.de / Rainer Sturm, http://www.pixelio.de/media/750447)

Kassenbuch: Das muss man darüber wissen

Wer benötigt ein Kassenbuch und wie führt man es richtig? Welche Fallstricke gibt es, die man vermeiden sollte?

Ratschläge zum Umgang mit einem Kassenbuch

Wer sich selbstständig macht, der muss sich mit unzähligen Gesetzen und Vorgaben herumschlagen. Unzählige Dinge gibt es zu beachten. Gerade wenn es um die Finanzen und die Steuern geht, bekommen Entrepreneure gerne eine Gänsehaut, denn hier lauern unzählige Fallstricke.

Ein Thema, von dem immer wieder geredet wird, ist das Kassenbuch. Das braucht jeder Freelancer und Unternehmer – oder? Nein, auch wenn das gerne mal behauptet wird.

Was ist ein Kassenbuch?

Wie es der Name besagt, fungiert dieses Buch als eine Art Kasse. Hierin werden alle Bargeld-Bewegungen eines Unternehmers festgehalten. Wobei heutzutage kaum noch Bücher zum Einsatz kommen.  Entweder verwendet man für die Dokumentation ein offizielles Kassenbuch-Heft, oder es wird eine spezielle Software genutzt.

Wer benötigt ein Kassenbuch?

Nur Unternehmer, die mit Bargeld hantieren, benötigen ein Kassenbuch – zum Beispiel im Einzelhandel. Alle anderen nicht.

Wer viele Einnahmen und Ausgaben über Bargeld hat, der setzt in der Regel eine Registrierkasse ein. Damit werden alle Geschäfte sauber erfasst. Trotzdem muss man noch ein Kassenbuch führen. Hierzu wird bei Geschäftsschluss die sogenannte Tasgeskasse ins Kassenbuch eingetragen.

Was muss man beim Führen eines Kassenbuchs beachten?

Schon alleine der antik wirkende Name klingt nach komplizierter Formalie. Doch das ist ein Kassenbuch nicht.  Der Gesetzgeber sagt dazu:

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

Man ist also recht frei. Trotzdem müssen bei jedem Geschäftsvorfall die folgenden wichtigen Punkte festgehalten werden:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Zweck / Grund
  • Betrag: Einnahme oder Ausgabe
  • Umsatzsteuer („Mehrwertsteuer“) inkl. Umsatzsteuersatz
  • Kassenbestand

Das heißt, ein Kassenbuch-Eintrag könnte folgendermaßen aussehen:

  • Datum: 27.10.2016
  • Nummer: Nr. 10045
  • Zweck: Handy-Verkauf
  • Einnahme: 119,00€
  • Umsatzsteuersatz: 19%
  • Enthaltene Umsatzsteuer: 19,00€
  • Neuer Kassenbestand: 255,45€

Was muss man noch bedenken?

Selbstverständlich gibt es ein paar Dinge, die beim Führen eines Kassenbuchs nicht vergessen werden dürfen. Dazu zählen beispielsweise

  • Der Kassenbestand darf nicht negativ sein. Weniger als 0€ gehen nicht, da eine Kasse ja nicht leerer als leer sein kann.
  • Alle Aufzeichnungen müssen lesbar und zeitlich geordnet eingetragen werden.
  • Die Eintragungen dürfen nicht mehr verändert werden. Fehler sollen nur durchgestrichen werden, so dass man die Original-Eintragung noch sieht. Die Berichtigung erfolgt über einen neuen Eintrag.
  • Privat-Entnahmen oder -Einlagen wie auch Geldtransfers (z.B. zur Bank) müssen vermerkt werden.
  • Ein Kassenbuch darf nicht mit Excel oder ähnlichen Programmen geführt werden, da die Daten hier leicht manipuliert werden können. Wer seine Bargeld-Einnahmen und -Ausgaben digital festhalten möchte, benötigt dazu ein spezielles Programm.

Mehr Tipps zur Kassenbuchführung

Weitere Informationen und Ratschläge zum Thema Kassenbuch gibt es bei Gruenderkueche.de. In dem Beitrag werden unter anderem diese Punkte besprochen:

  • Kassenbuch richtig führen
  • Kassenbuch-Vorlagen zum Herunterladen
  • Kassenbuch-Programme im Vergleich
  • Rechtliches: Wer muss kein Kassenbuch führen? Welche Strafen drohen bei falscher Buchführung?

> Zum Beitrag „Kassenbuch führen: So geht’s“

Bild: Pixelio.de / Rainer Sturm

 

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