Lohnbuchhaltung (Bild: Pixabay)

Lohnbuchhaltung: Selbst machen oder outsourcen?

Ist es sinnvoll, die Lohnbuchhaltung selbst zu machen? Oder sollte sie ausgelagert werden? Das sind die Vor- und Nachteile.

Mitarbeiter und die Lohnbuchhaltung sind wichtig

Büro- und Verwaltungsarbeit ist das Letzte, was Gründer am Anfang auf dem Schirm haben. Allerdings tragen sie einen wichtigen Teil zum Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens dar. Wenn Geldeingänge nicht richtig gecheckt, Vorgaben des Finanzamt nicht korrekt erfüllt oder Gehälter nicht gezahlt werden, kann das schnell zu Chaos führen.

Chaos kann einem StartUp schnell das Genick brechen. Deswegen ist es wichtig, dass alle Formalitäten schnell und richtig erfüllt werden. Gerade wenn es um die Gehälter geht, denn die Mitarbeiter sind das Gold jedes Unternehmens.

Wenn die Lohnbuchhaltung nicht intern erledigt werden kann oder werden soll, ist Outsourcing eine Möglichkeit. Welche potentiellen Vor- und Nachteile bietet das? Wie sehen die Kosten aus? Und worauf sollte generell geachtet werden, wenn die Lohnbuchhaltung ausgelagert wird?

Viele Argumente für das Outsourcen der Lohnbuchhaltung

Gerade bei StartUp sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen, den sogenannten KMU, fehlt oft schlichtweg die Zeit, die Abrechnungen der Mitarbeiter intern abzuwickeln. Deswegen greifen sie zu einem externen Dienstleister. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand:

  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Immer der passende Experte
  • Garantie, dass alle wichtigen Abschlüsse und Daten pünktlich vorliegen
  • Maximale Flexibilität auch bei Wachstum der Firma

Für viele Jungunternehmer bietet sich das Outsourcen hinsichtlich des fehlenden Experten-Status und der eventuell fehlenden Ressourcen auf Mitarbeiterbasis tatsächlich an. Dennoch sollte immer wieder nachkontrolliert werden.

Kritik am Outsourcen

Das Prozedere die Lohnbuchhaltung auszulagern steht, trotz der vielen Vorteile, immer wieder in der Kritik. Denn wer gibt schon gerne die sensiblen Daten seiner Mitarbeiter komplett nach Außen weiter?

Die Verschärfung des Datenschutzgesetzes (DSGVO) hat dabei einen großen Anteil. Auch die Tatsache, dass durch das Auslagern das Wissen rund um die Verwaltung dem eigenen Unternehmen verloren geht, kann ein Argument dagegen sein.

Lohnbuchhaltung selbst erledigen

Wer die Lohnbuchhaltung also selbst oder intern bewerkstelligen möchte, sollte denjenigen, der sie erledigt, ständig weiterbilden. Auch eine passende Software zur Lohnabrechnung ist heute quasi unverzichtbar. Die verfügt im Idealfall über eine moderne Cloud-Lösung, die flexibles Arbeiten auch mit mehreren Mitarbeitern ermöglicht.

Ebenfalls unverzichtbar ist der Gang zum Steuerberater, der im Zweifelsfall Empfehlungen geben kann.

Was kostet das Outsourcen?

Pauschal kann hier keine grundsätzliche Aussage getroffen werden. Die Kosten für die externe Lohnbuchhaltung richten sich nach unterschiedlichen Parametern:

  • Größe des Unternehmens
  • Anzahl der Mitarbeiter
  • Umfang der in Anspruch genommenen Leistungen

Dementsprechend schwanken die Kosten für das externe Erstellen der Lohnabrechnungen. Wer überlegt, die Lohnbuchhaltung auszulagern, sollte auf jeden Fall unterschiedliche Angebote einholen.

Grundsätzlich kann aber gesagt werden, dass besonders die Zeitersparnis für die eigenen Mitarbeiter am meisten ins Gewicht fallen.

Das sollte beachtet werden

Besonders wichtig ist es, den passenden Dienstleister zu finden. Unseriöse Anbieter erkennt man in der Regel schnell, da sie über keinerlei der üblichen Zertifikate verfügen. Diese sind beispielsweise die Sicherheitszertifikate des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), die eingehalten werden. Seriös sind Anbieter, die nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert sind.

Bevor der Vertrag mit dem externen Unternehmen geschlossen wird, sollte ebenfalls ein Blick auf die Haftung geworfen werden. Je nach Umfang dieser können die Dienstleister für Fehler nur bedingt haftbar gemacht werden.

Eine weitere Absicherung ist es, die Meinungen von anderen Unternehmen einzuholen, die ihrerseits die Lohnbuchhaltung outgesourct haben.

Fazit

Das Outsourcen der Lohnbuchhaltung kann einerseits Kosten- und Zeitersparnisse ermöglichen. Andererseits muss das Unternehmen sensible Daten hergeben und verliert eventuell wichtiges KnowHow rund um die Lohnbuchhaltung.

Es gibt somit leider nicht die ultimativ gültige Antwort auf die Frage, ob ein StartUp seine Lohnbuchhaltung auslagern sollte oder nicht.

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