So hast du deine Projekte immer im Blick [Anzeige]

Vom ersten Kundenkontakt über die Projektplanung und Zeiterfassung bis zur Abrechnung: Mit MOCO managst du deine Aufträge von A bis Z. So funktioniert das Tool.

Projektmanagement mit MOCO

Als Selbstständiger oder als StartUp-Inhaber kennst du das: Viele deiner Tätigkeiten erstrecken sich über viele Wochen, Monate oder gar Jahre hinweg. Zuerst musst du bei einem potentiellen Kunden um einen Auftrag „pitchen“, bei Erfolg gilt es, das Projekt im vereinbarten Zeit- und Budgetrahmen und in der besprochenen Qualität zu erledigen. Gerade wenn du und dein Team viele Projekte parallel umsetzt, kann es schnell passieren, dass ihr bald den Überblick verliert. Besonders, wenn ihr alle wichtigen Kennzahlen in verschiedenen Tools erfasst. Das muss nicht sein!

Auf dem Markt gibt es verschiedene Programme, mit denen du deine Projekte von A wie Akquise bis Z wie Zeiterfassung managen kannst. Diese ERP-Software (Enterprise Resource Planning) fällt in der Regel ziemlich umfangreich und komplex aus, dementsprechend ist die Bedienung alles andere als ein Zuckerschlecken.

„Umfassende Funktionen und komplexe Zusammenhänge müssen sich nicht kompliziert anfühlen“, meint die hundertzehn GmbH aus Zürich. Das junge Unternehmen entwickelte deswegen MOCO, ein Cloud-basiertes ERP-Programm, das sich auf wesentlichen Funktionen beschränkt. Es lässt sich deswegen leichter als so manches Konkurrenzprodukt bedienen.

Was bietet MOCO?

MOCO ist eine Abkürzung und steht für „Mobile Company“. Es ist dem Namen entsprechend zu jeder Zeit und überall über einen Internet Browser verfügbar. Zusätzlich gibt es eine Smartphone App für die einfache Zeiterfassung.

Das Tool wurde für Agenturen, Dienstleister und Beratungsunternehmen entwickelt, die folgende Ansprüche haben:

  • Kontaktverwaltung = Kontakte erfassen
  • Akquise = Leads erfassen und zum Abschluss bringen, Angebote erstellen
  • Projektverwaltung = Drittkosten erfassen und Projektcontrolling
  • Einsatzplanung = Auslastung und Kapazitäten sichtbar machen
  • Zeiterfassung = Projektstunden und Arbeitszeiten erfassen und auswerten
  • Abrechnung = Rechnungen erstellen nach Aufwand, Angebote abrechnen, freie Rechnungen

So hast du mit MOCO unter anderem das Projektbudget im Griff und kannst jederzeit deine Umsätze kontrollieren. Was das Tool noch bietet, erklärt auch das kurze Produktvideo:

MOCO im Test: Wie bedient es sich?

Typisch Cloud-Software: Nachdem du dich angemeldet hast, ist MOCO sofort einsatzbereit. Zum Einstieg gibt es ein paar hilfreiche Informationen, dank der einfachen Menüstruktur erschließen sich einem die verschiedenen Bausteine sofort.

Die fünf Bereiche „Akquise“, „Projekte“, „Planung“, „Zeiterfassung“ und „Abrechnung“ sind in weitere Unterbereiche aufgeteilt. Zum Beispiel findest du unter „Projekte“ die Punkte „Angebote“, „Stundenauszug“, „Zusatzleistungen“, „Abrechnung“ und „Bericht“, bei der „Zeiterfassung“ gibt es den „Stundenauszug“ und die „Soll-Ist“-Berechnung. Alle Menüpunkte wirken logisch und nachvollziehbar.

MOCO Zeiterfassung (Bild: hundertzehn GmbH)
Genaues Tracking: In der Zeiterfassung von MOCO siehst du ganz genau, wie viele Stunden und Minuten für die verschiedenen Projekte aufgewendet wurden.

Trotz der einfachen Menüführung haben die Entwickler an wichtige Abhängigkeiten gedacht: So ist es in MOCO unter anderem möglich, jeder Person, die mit der Software arbeitet, unterschiedliche Rechte zuzuweisen. Verschiedene Stundensätze können ebenfalls einfach hinterlegt werden.

Rechte in MOCO (Bild: hundertzehn GmbH)
Detaillierte Zugriffsrechte: In diesem Beispiel darf die Mitarbeiterin Susanne Maier zwar den Unternehmensbericht oder den Akquise-Status einsehen, aber nicht auf die Personal- und Kontaktdaten zugreifen und auch keine Abrechnung durchführen.

Was kostet MOCO?

So einfach und strukturiert wie die Bedienung fällt auch die Preispolitik aus: Du kannst MOCO 30 Tage lang gratis testen, danach kostet es pro Benutzer und pro Monat neun Euro. Es werden außerdem nur aktive Benutzer tagesgenau berechnet.

Es gibt also keine Basis- und Premium-Variante wie bei anderen Cloud-Angeboten. Als Unternehmen entscheidet man selbst, ob man Zusatzoptionen wie beispielsweise die Arbeitszeiterfassung oder die Reststundenanzeige in der Zeiterfassung nutzen möchte.

Die Vorteile von MOCO: Das gefällt uns

Ein Preis für alles und jeden – das gefällt uns. So stehst du nicht wie so oft vor der Qual der Wahl, das für dich passende Paket finden zu müssen. Stattdessen erhältst du den kompletten Umfang für einen fairen Preis.

Was uns ebenso positiv aufgefallen ist: Die Cloud-Software bietet zwar einige Funktionen, diese musst du aber nicht alle zwangsläufig nutzen. Die Bereiche funktionieren teilweise unabhängig voneinander. So hast du nicht den Zwang dich von Anfang an mit der Vielschichtigkeit des Tools auseinandersetzen zu müssen, stattdessen erkundest und erlernst du es Schritt für Schritt.

Das bedeutet: Zum Beispiel kannst du MOCO anfangs nur zum Erfassen von Projekten und den aufgewendeten Zeiten nutzen. Parallel zum Wachstum deines Unternehmens wird das Online-Tool dann von dir und deinen Kollegen wahrscheinlich intensiver genutzt.

Die Nachteile: Das gefällt uns nicht an MOCO

Obwohl die hundertzehn GmbH auf eine klare, übersichtliche Struktur geachtet hat, könnte dich der Funktionsumfang von MOCO anfangs überfordern. Denn einige Menüpunkte bieten zahlreiche Untermenüs und diverse Einstellungsmöglichkeiten.

Um die Einstiegshürden zu verringern, wäre ein Wizard neben den statischen Hinweisen beim ersten Einloggen eine feine Sache. Vielleicht wird es die noch in naher Zukunft geben?

Unsere Tipps für den Einstieg

Damit du nicht von der Fülle an Möglichkeiten erschlagen wirst, empfehlen wir dir folgenden strukturierten Start mit MOCO:

  • Nimm dir genügend Zeit, um dir einen Eindruck von dem Programm zu verschaffen.
  • Lese die Hinweise beim ersten Einloggen genau durch und folge den Anweisungen.
  • Am besten legst du zum Ausprobieren zwei (fiktive) Kunden und zwei bis drei Mitarbeiter an.
  • Überspringe den Punkt „Akquise“ und widme dich der Projektplanung.
  • Danach solltest du dir den Punkt „Zeiterfassung“ anschauen.
  • Hast du diese Bereiche grundsätzlich verstanden, kannst du dich sukzessive den anderen Möglichkeiten zuwenden.
  • Um mehr über MOCO und seine Features zu erfahren, solltest du unter mocoapp.com die Einträge unter „Funktionen“ und „Blog“ genau lesen. Sie sind quasi ein Handbuch-Ersatz.
  • Kommst du gar nicht voran, empfiehlt es sich, deine Frage direkt über den Chat zu stellen. In diesem Fall bekommst du eine direkte Betreuung vom Produktteam.

Fazit

Wenn du deine Projekte nicht in der vereinbarten Zeit oder nicht im abgesprochenen Budgetrahmen ablieferst, bringt dich das in Schwierigkeiten. Deswegen musst du als Selbstständiger und erst recht als StartUp-Inhaber immer darauf achten, dass du einen transparenten und nachvollziehbaren Überblick über deine Aufträge hast. MOCO erweist sich hier als extrem nützlich.

Allerdings darfst du das schlanke Design des Online-Tools nicht unterschätzen. MOCO ist aufgeräumt und schick – aber unterschätze dennoch als kleines Unternehmen nicht die Funktionalität und gehe Schritt für Schritt vor. Plane für einen größtmöglichen Mehrwert auf jeden Fall genügend Zeit ein.


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Bilder: MOCO / hundertzehn GmbH

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