To-Do-Liste (Bild: Pexels)

Wichtige Ratschläge fürs strukturierte Arbeiten

To-do oder Not-to-do? So kriegst du mit strukturiertem Arbeiten deinen täglichen Stapel an Aufgaben erledigt.

Ein Gastbeitrag von Lexware

Wie geht strukturiertes Arbeiten?

Wer kennt das nicht: Manchmal will ein Tag einfach nicht reichen, um all das zu erledigen, was eigentlich getan werden müsste. Arbeitest du zum Beispiel ohnehin schon unter Volldampf und verabschiedest dich im Geist von der Mittagspause, rattern ausgerechnet dann die drängenden E-Mails nur so rein, das Telefon will einfach nicht stillstehen, und als Krönung kommt auch noch ein spontanes Meeting rein. Das wirft deine Prioritäten gern mal komplett durcheinander.

Wer du in solch alltäglichen Job-Situationen nicht direkt in der Stressfalle landen und deine Aufgaben trotz allem zufriedenstellend erledigen willst, solltest du dein Zeitmanagement optimieren. Verschiedene Methoden und Tricks helfen dir dabei, die Zeitknappheit im Job deutlich zu verbessern.

Die Not-to-do-Liste: Ressourcen freimachen und sich nicht verzetteln

Die To-do-Liste ist mittlerweile fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Die Not-to do-Liste ist ihr nicht ganz so verbreitetes Pendant. Ihr Ziel ist es, deinen Arbeitsalltag zu verschlanken.

Die Not-to-do-Liste folgt dem Grundgedanken: Alles, was du heute NICHT erledigen willst, weil es unwichtig (oder nicht wichtig genug) ist, gehört auf die Not-to-do-Liste. Das spart Zeit und Energie und bringt dir folgende Vorteile:

  • Du schaltest Zeitfresser aus und verbesserst dein Zeitmanagement
  • Du kannst produktiver werden
  • Du lernst Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden
  • Du deligierst Arbeit an deine Kollegen
  • Du lernst deine Interessen und Bedürfnisse kennen

So wendest du die Not-to-do-Liste an

Es gibt verschiedene Wege, sich der Not-to-do-Liste zu nähern. So lässt sich zum Beispiel eine Liste mit kleineren Tagesaufgaben, die sich gut verschieben, abgeben oder einfach ignorieren lassen, festhalten.

Beispiel: Du besorgst nicht heute die Weihnachtskarte für deine Kunden, weil erstens die Dringlichkeit nicht hoch ist und zweitens andere Aufgaben Priorität haben. Darüber hinaus lassen sich unschöne Gewohnheiten, die es zu vermeiden gilt, in einer Liste festhalten. Dazu gehört beispielsweise, dass du deinen Facebook-Account alle fünf Minuten checkst.

Eine weitere Möglichkeit ist es, Aufgaben, die es selbst zu erledigen gilt (To-do-Liste), und Dinge, die sich delegieren lassen (Not-to-do-Liste), gegenüber zu stellen. Logisch: Die eigene Not-to-do-Liste muss dann auf einem anderen Schreibtisch im Unternehmen wieder zur To-do-Liste mutieren.

Das Eisenhower-Prinzip: Was ist wie dringend und wie wichtig?

Im Alltag geraten viele Menschen in die sogenannte Dringlichkeitsfalle. Kurz: sie verzetteln sich und lassen sich von unwichtigen und kaum dringlichen Aufgaben vereinnahmen. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip soll genau das verhindern.

Erfunden hat diese Management-Methode der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Als Vorlage diente ihm eine simple Matrix mit vier Quadranten. An deren Rändern wird lediglich unterschieden in eilig und nicht eilig beziehungsweise dringend und nicht dringend.

Legst du ein typisches Koordinatensystem für diese Kategorien an – oben eilig, unten nicht eilig, links wichtig rechts unwichtig – und positionierst darin deine Aufgaben, ergibt sich folgendes Ergebnis:

  • Der Quadrant rechts sind die unwichtigen, nicht eiligen Aufgaben. Diese können ignoriert oder auf Wiedervorlage gelegt werden. Sie spielen aktuell keine Rolle.
  • Die Aufgaben im Quadranten darüber (unwichtig, aber eilig) lassen sich gut delegieren.
  • Die Aufgaben, die nicht eilig aber wichtig sind (unten links), gehören in den Kalender eingetragen und täglich abgearbeitet.
  • Die Aufgaben oben links sind die, die sofort erledigt werden müssen. Sie sind wichtig und eilig.

„Getting things done“ mit der Methode von David Allen

Die Getting Things Done (GTD)-Methode des Management-Beraters David Allen ist ein anwendungsorientiertes Modell, das sich über die Nutzung in der Praxis herausgebildet und weiterentwickelt hat. Es verzichtet darauf, einen detaillierten Tagesablauf vorzuschlagen. Und es gibt dir auch kein Muster vor, in welcher Reihenfolge Prioritäten zu setzen sind.

GTD gibt stattdessen praxisbezogene Empfehlungen, Tipps und Tricks, die zu mehr Produktivität führen und Stress reduzieren. Um dem Ziel der Kontrolle über die eigenen Tätigkeiten, Termine und Aufgaben näher zu kommen, definiert Allen fünf Phasen der Aufgaben-Strukturierung:

Phase 1: Sammeln

Diese Phase dient dazu, alle irgendwo angefallenen Punkte zu erfassen. Input aus E-Mails, Notizen, Mailboxnachrichten genauso wie Gedanken, die in deinem Kopf herumgeistern. Am Ende der Phase gibt es einen großen Stapel mit Notizen und das erleichterte Gefühl, alle Gedanken aus seinem Kopf befreit zu haben.

Phase 2: Verarbeiten

Im nächsten Schritt geht es darum, sich jeden einzelnen gesammelten Punkt vorzunehmen und ihn mit folgendem Prozess zu verarbeiten: Um was genau handelt es sich (z.B. Aufgabe, Wunsch, Termin)? Ist eine Aktion erforderlich? Wenn nicht: Wegwerfen oder Wiedervorlage? Und: Was ist der nächste Schritt?

Phase 3: Organisieren

Jetzt geht es darum, deine konkreten nächsten Schritte kontextbezogenen Listen zuzuordnen. Ist ein nächster Schritt beispielsweise „Bürostühle kaufen“, dann gehört er in die Liste „Besorgungen“, „Susanne wegen des Meetings am 12. Dezember anrufen“ gehört in die Liste „Anrufe“.

Phase 4: Durchsehen

Alle Listen, Kalendereinträge und Eingangskörbe müssen regelmäßig gecheckt und aussortiert werden. Es gilt dabei, nachzuarbeiten und zu planen, was bald ansteht.

Phase 5: Erledigen

Die letzte der fünf Phasen befasst sich mit dem noch ausstehenden Element: dem Erledigen. Wenn du dich jetzt fragst, was du aus der langen Liste zuerst anpacken sollst, findest du Hilfe in Phase 2. Es geht darum, Kategorien auszuwählen, die aktuell Sinn machen. Zum Beispiel macht es im Flugzeug keinen Sinn, die Liste „Anrufe“ durchzugehen, denn telefonieren ist gerade nicht möglich.

Zeitmanagement versus Selbstmanagement

Beim Zeitmanagement geht es zu einem großen Teil auch generell um Selbstmanagement. Das heißt, auch um die eigene Motivation und das Treffen von Entscheidungen. Besonders wenn dir im Job die Deadlines über den Kopf wachsen, handelst du sicherlich oft aus dem Bauch heraus und klickst doch auf die gerade hereinkommende E-Mail, statt dich auf die aktuellen Aufgabe zu konzentrieren. Das zieht wiederum einen Rattenschwanz aus Nachfragen, Telefonaten und Recherche nach sich. Am Ende wird dir klar: Deine eigentliche Tätigkeit ist leider immer noch nicht erledigt.

An diesen individuellen Entscheidungsmustern zu arbeiten, ist harte Arbeit. Am besten gelingt dir der Einstieg mit einer großen Portion Willenskraft.


Über den Autor:

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Bild: Pexels, Karrierebibel.de

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