Rechnungsvorlage (Bild: Pixabay)

Rechnungsvorlagen: Vorteile und Nachteile

Wie sehen deine Rechnungen aus? Sind diese ganz individuell gestaltet oder stammen sie aus einem Programm mit Vorlagen? Was ist besser?

Rechnungsvorlage oder nicht? Das ist hier die Frage…

Die Zeiten, in denen Excel oder Word zur Erstellung einer Rechnung verwendet wurden, sind eigentlich vorbei. Heutzutage gibt es hunderte Programme und Online-Tools, mit denen du deine Rechnungen schnell und professionell erstellen kannst. Zudem sind diese oft GoBD-konform.

Je nachdem, welches Programm du verwendest, hast du mehr oder weniger Möglichkeiten, das Aussehen der Rechnungen zu beeinflussen. Ein Detail, das seine Vor- und Nachteile bietet.

Die Vorteile von individuellen Vorlagen

Mit individuellen Vorlagen kannst du logischerweise eine ganz individuelle Rechnung erstellen. Indem du ein Logo einfügst, den Stil, die Farbe und das Aussehen der Kopfzeile, der Rechnungspositionen und der Fußzeile änderst, erhältst du eine Rechnung, die zu deiner Marke und Branche passt. Das sorgt dafür, dass sie sich von all den anderen abhebt. Das steigert die Chance, dass deine Rechnung nicht untergeht und somit deine Posten bezahlt werden.

Ein weiterer Vorteil von individuellen Rechnungen ist, dass sie als Marketing-Instrument verwendet werden können. Du kannst zum Beispiel eine benutzerdefinierte Fußzeile verwenden und eine personalisierte Nachricht einfügen. Hier dankst du deinem Kunden für die tolle Zusammenarbeit. Oder du platzierst ein Promotion-Angebot, das ganz genau zu den Rechnungsposten passt.

Die Vorteile von Rechnungsvorlagen

Der größte Vorteil von Vorlagen und Templates ist, dass sie eine Erleichterung bieten. Alles, was du tun musst, ist, die einzelnen Posten einzufügen und die Rechnung abzuschicken. Das spart Zeit und Nerven. Und du vergisst keinen Punkt, da bei den meisten Rechnungsvorlagen wichtige Punkte wie Kontaktdaten, Mehrwertsteuersatz, Anzahl der gelieferten Produkte etc. hervorgehoben sind.

Gut ist auch: In den meisten Tools können Rechnungsvorlagen einfach angepasst werden. Mit ihnen ist möglich, dein Firmenlogo hinzuzufügen und die Schriftart zu ändern.

Beispiel einer Rechnungsvorlage:

Quelle: vorlage-kostenlos.de

Fazit

Rechnungsvorlagen sollten für die meisten Freelancer und Kleinunternehmer gut funktionieren. Sie enthalten alle notwendigen Felder und ermöglichen es dir, deine eigene Note zu setzen. Das Beste von allem? Die Verwendung einer Vorlage spart eine Menge Zeit. Zeit, die du zum Geldverdienen, Brainstormen oder deine Freizeit verwenden könntest.

Trotzdem haben individuelle Rechnungen ihre Daseinsberechtigung. Zum Beispiel sollte ein Grafikdesigner oder ein innovatives StartUp seine Kreativität mit einer ganz besonderen Rechnung unterstreichen.

Bilder: Pixabay, vorlage-kostenlos.de

Ein Kommentar

  1. Hallo,

    vielen Dank für diesen Beitrag! Wir von Debitoor (ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, Freelancer etc) merken leider immer wieder, dass gerade Solo- Selbstständige und Kleinunternehmer noch mit Word und Excel und somit nicht rechtssicher arbeiten.
    Wie man das richtige Rechnungsprogramm findet und was es können muss, haben wir in zwei Blogartikeln zusammengefasst: https://debitoor.de/blog/welches-rechnungsprogramm-ist-gut und https://debitoor.de/blog/rechnungsprogramm-kaufen-6-dinge-auf-die-du-achten-solltest. Das passt vielleicht ganz gut als Ergänzung.
    Aber egal welches, es ist wichtig und hilfreich ein Rechnungsprogramm zu nutzen!

    Viele Grüße,
    Anne

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