Büromaterial (Bild: Pixabay)

So reduzierst du Kosten bei der Büroausstattung

Tische, Stühle, Drucker, Aktenordner … Büros und ihre Ausstattung sind teuer. Mit diesen Ratschlägen kannst du viel Geld sparen.

Motiviert und teilweise kopflos

Gründer eines StartUps stehen vor vielfältigen Aufgaben, die sie binnen kurzer Zeit angehen müssen. Die meisten hatten vor dem StartUp noch kein Unternehmen und demzufolge fehlen ihnen die notwendigen Erfahrungen. Zeitgleich gehen sie ihre Tätigkeiten voller Euphorie an und wollen am liebsten alles zur gleichen Zeit.

Kennst du das? Dann kennst du vielleicht auch folgende Schattenseite: Vor lauter Euphorie verlierst du den Blick auf die Kosten. Und du fällst in altbekannte Muster zurück. Anstatt das moderne, möglichst papierlose Büro anzustreben, legst du dir unnötig viel Büromaterial zu. Und das dann auch für viel zu hohe Kosten. 

Hier ein paar Tipps, was du gegen zu hohe Ausgaben für die Büroaustattung machen kannst.

Der Vergleich und das Angebot

Es gibt unglaublich viele Fachanbieter für Büroausstattungen. Diese findest du nicht nur in deiner Stadt, sondern vor allem im Internet. Die Onlineshops sind meist günstiger als der Anbieter vor Ort.

Trotzdem bietet es sich auch beim Kauf im Internet an, die Preise miteinander zu vergleichen und bei den günstigsten Konditionen zuzuschlagen.

Apropos Konditionen: Möchtest du mehrere Büroräume ausstatten und benötigst dafür viele Utensilien, lohnt sich eine spezielle Großbestellung. Nimm hierzu Kontakt zu den präferierten Onlineshops auf und handle Rabatte aus.

Eine weitere Möglichkeit: Schau dich in einem Geschäft für Restposten um. Nimm aber hierbei die Qualität der Produkte genau unter die Lupe.

Einfach mal umdenken

Viele Dinge im Büro sind unnötig. Das beginnt bereits beim Papier. Versuche auf möglichst viel Ausdrucke und Briefe zu vermeiden. Zudem ist Recycling-Papier oft günstiger als nicht-recyceltes. Das schont deinen Geldbeutel und die Umwelt.

Passend dazu sind auch Recycling-Patronen zu empfehlen, gerade bei älteren Drucker-Modellen . Sie kosten weitaus weniger und sind ebenso hochwertig – allerdings gilt es, einiges zu beachten. Schon gewusst? Brother und andere Hersteller offerieren den kostenfreien Rückversand entleerter Toner, sodass die Entsorgung entfällt.

Mitarbeiterschulung zur Kostensenkung

Was bringen alle einsparenden Maßnahmen, wenn die Mitarbeiter nicht nachhaltig handeln und kein Bewusstsein für umweltrelevante Themen haben? In diesem Fall ist eine Schulung der Mitarbeiter unerlässlich. Erkläre deinen Angestellten, worauf es ankommt und wie sie nachhaltig denken und handeln.

Ersetze zudem Dinge, die zur Einmal-Nutzung dienen. Zettelboxen sind ein gutes Beispiel. Mittlerweile gibt es digitale Tafeln oder günstige Tablets, die die gleiche Aufgabe erfüllen.

Wenn du deine Mitarbeiter so schulst, dass sie ihre Arbeit fast ausschließlich digital erledigen und der Schriftverkehr nur noch virtuell abläuft, haben sie mehr Platz auf dem Schreibtisch. Oder sie benötigen gar einen kleineren Arbeitsplatz, was Kosten spart: kleinere Schreibtische, mehr Mitarbeiter pro Büroraum oder geringere Mietkosten für kleinere Büroflächen.

Erstelle einen Plan zur Finanzierung

Der Finanzierungsplan zeigt, welche Büroausstattung überhaupt notwendig ist und worauf du verzichten kannst. Teile jedem Mitarbeiter seinen Arbeitsbereich zu. Überlege dann genau, worauf es ankommt und wie du dieses oder jenes Möbelstück und Nutzobjekt ersetzen kannst.

Doch sei nicht zu sparsam! Wenn du beispielsweise billige und nicht ergonomische Bürostühle beschaffst, bekommen du und deine Mitarbeiter Rückenschmerzen. Oder ihr fallt gar wegen Rückenproblemen aus – das kostet dich dann Arbeitsleistung und Geld.

Achte also darauf, dass Preis und Leistung übereinstimmen und die Anschaffung nicht nur zeitweise Sinn macht. Beziehe beim Finanzplan alle Faktoren mit ein. Berechne, was dich die Alternative zu diesem oder jenem Ausstattungsgegenstand kostet, welches Ersparnis du nach x Monaten oder Jahren erhältst. Stimme die Ausgaben mit deinem Budget ab und lege von Anfang an einen Betrag fest, den du bereit bist auszugeben.

Fazit

Nicht nur die Idee hinter deinem StartUp muss ordentlich geplant werden, sondern auch vermeintliche Nebensächlichkeiten wie die Büroaustattung. Kleinvieh macht eben unterm Strich auch viel Mist.

Der Finanzierungsplan nimmt häufig mehr Zeit in Anspruch als gedacht. Nimm sie dir! Vor allem nicht-elektronische Gegenstände wie der Schreibtisch dürfen gebraucht sein, bei technischen Geräten greifst du hingegen besser auf die neueste Entwicklung zurück.

Agiere digital! Ersetze Aktenordner durch Dateien und Software. Hierdurch vermeidest du unnötige Büro-Anschaffungen, agierst oft ökologischer und kannst zudem die Produktivität erhöhen.

Und du solltest dir von Anfang überlegen, ob dein StartUp überhaupt ein Büro benötigt. Gerade in der frühen Gründungsphase kannst du dir dank Coworking-Spaces & Co. viele Kostenpunkte sparen.

Bild: Pixabay

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