IT bei StartUps (Bild: Haufe Gruppe)

Spare nicht an einer guten, sicheren Technik-Ausstattung

Zur Basis einer Selbstständigkeit gehört unter anderem eine IT-Infrastruktur, die leistungsfähig und auf jeden Fall sicher sein muss.

Ein Gastbeitrag von Nicole Packhäuser

Wichtige Maßnahmen rund ums digitale Arbeiten

Wer sich selbstständig macht oder ein StartUp gründet, muss sich plötzlich um Bereiche kümmern, die nicht unbedingt zur eigenen Kernkompetenz oder zum eigentlichen operativen Business gehören. Spätestens seit der großen Cyber-Attacke durch die Schadsoftware „WannaCry“, die weltweit Einzel-Computer und ganze Systeme lahmgelegt hat, sollte jeder wissen: IT-Ausstattung und Sicherheit sind ein wichtiger Aspekt, der gleich zu Beginn besondere Beachtung verdient.

Was ist bei Hard- und Software zu beachten, wie gewährleistet jeder Selbstständige Datenschutzpflichten oder kontinuierliche Backups, und wie schützt er seine Systeme und Daten vor fiesen Schädlingen oder digitalen Räubern?

Smartphone, Tablet, Notebook, PC: Was benötigt ein Gründer?

Die Frage nach dem „Was?“ und „Wieviel davon?“ lässt sich nur im Einzelfall beantworten. Eine minimale Geräte-Landschaft besteht aus Smartphone, einem Tablet und entsprechender Peripherie. Da die meisten Tablets nur wenig Arbeitsspeicher haben, sind keine sehr aufwändigen Anwendungen möglich. Darum kommt jeder Selbstständige nicht um den Desktop oder Notebook als drittes Gerät herum. Aber die „großen Geräte“ können privat und beruflich genutzt werden.

Die größte organisatorische Umstellung dürfte darin liegen, separate geschäftliche Nutzerkonten auf der Benutzeroberfläche anzulegen, um private und geschäftliche Daten so gut wie möglich zu trennen. Wichtige Anschaffung sind zudem ein oder zwei Backup-Festplatten.

Welche Bereiche sind bei der Software zu beachten?

Für jeden Starter ist es für die Administration obligatorisch, eine Grundausstattung mit den üblichen Office-Anwendungen – Text-, Tabellenkalkulation-, Präsentations-Software – und dies natürlich mit einer gültigen Lizenz zu haben. Darüber hinaus führt für den startenden Selbstständigen kein Weg an einer Software für Buchhaltung und Rechnungsstellung vorbei – entweder PC-basierte Programme wie Lexware Financial Office oder Cloud-basierte Anwendungen wie Billomat oder Debitoor.

Seit einiger Zeit rückt die Steuervorschrift GoDB (Amtsdeutsch für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) verstärkt in den Fokus. Im Kern geht es darum, dass Buchungen und geschäftliche Aufzeichnungen unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen – auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Aber es gilt nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sondern sich von Anfang an einen Überblick zu verschaffen, wie sich die finanzielle Situation der Selbstständigkeit entwickelt.

Digitale Buchführung: Was hat sich 2017 bei den GoDB geändert?

> Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Das musst du darüber wissen

Später kann ein CRM-System (Customer Relationship Management) praktisch sein, das es als Teil vieler Warenwirtschaften oder als separate Cloud-Lösung gibt. Mit dem CRM lassen sich wichtige Kundendaten sammeln – von der Anbahnung eines Geschäftes bis hin zu den After Sales, also Produktpflege, Kundenanfragen, Erweiterungen.

Nie vergessen: Regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust

Zwei Thematiken, die zu Beginn meistens nicht in ihrer Brisanz auf dem Radar sind, können teuer und äußerst schmerzhaft werden: fehlende, in kurzen Abständen durchgeführte Backups und ein laxer Umgang mit dem Datenschutz. Da heute auch die gesamten Finanzen der selbstständigen Tätigkeit digital be- und verarbeitet werden, raten auch Finanzanwendungsexperten zur besonderen Aufmerksamkeit.

Reicht in der privaten PC-Nutzung ein monatliches Backup, kann der Absturz eines PCs mit dem einhergehenden Verlust der geschäftlichen Daten schon mit der Frist von einer Woche zu einer existenziellen Bedrohung führen. Es gilt: je digitaler das Geschäft, desto öfter ein Backup. Wer ein Notebook mit Apples Mac OS X oder macOS nutzt, ist fein heraus: Die integrierte Backup-Lösung Time Machine erstellt eine komfortable Sicherung, die auch die Versionierung von Dateien umfasst. Mit dem Kauf einer möglichst großen externen Festplatte und dem Anstöpseln in jeder Mittagspause läuft die Sicherung automatisch nebenbei. Leider bietet Windows keine vergleichbare komfortable Funktion, allerdings gibt es mittlerweile viele kostenlose Programme, die bei der Sicherung helfen.

Ganz wichtig ist es, dass Backup und gesichertes Gerät nicht zusammen aufbewahrt werden. Denn das Risiko, dass beide zusammen gestohlen, beim Brand vernichtet oder durch Löschwasser beschädigt werden, ist erheblich. Also: Ein Datenträger bleibt im angemieteten Büro, im Co-Working-Space oder notfalls im Handschuhfach des Autos, der andere kommt mit nach Hause. Als Alternative sind Cloud-Lösungen immer beliebter: Der Anbieter kümmert sich um Updates und Backups, passt seine Software regelmäßig den sich ändernden gesetzlichen Anforderungen an.

Doch die Probleme sollen nicht verschwiegen werden: Gefährlich ist ein Vendor-Lock-In, das heißt, wenn die erzeugten Daten nicht zu anderen Programmen migriert werden können. Ein großes Problem von Cloud-Lösungen ist der Zwang zur Internetverbindung. In Gegenden mit schlechter Netzabdeckung oder schon bei einer Zugfahrt im ICE kann die Arbeit übers Internet zur Geduldsprobe werden. Und es ist darauf zu achten, wo die Daten gehostet werden: Geschäftsrelevante oder persönliche Daten sind besonders abgesichert zu speichern, sonst drohen Strafen oder – wenn vertrauliche Daten eines Geschäftspartners nach außen dringen – Schadenersatzansprüche.

Gelebter Datenschutz bewahrt vor teuren Strafen

Jeder selbstständige Unternehmer kommt unwillkürlich mit den personenbezogenen Daten von Privatkunden oder vertraulichen Daten von Geschäftspartnern in Berührung. Kommen Mitarbeiter hinzu, genießen auch deren Daten Schutz. Dieser Schutz ist gesetzlich streng geregelt mit dem Bundesdatenschutzgesetz, das den Einzelnen davor schützt, dass er durch den Umgang mit seinen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird. Die Persönlichkeitsrechte im Umgang mit den Daten zu wahren, erfolgt durch zwei wichtige Sicherheitsmaßnahmen –  die Zugriffs- und Zugangskontrolle.

Alle mit Firmendaten genutzten Geräte sollten eine Zugangssperre haben, die mit sicheren Passwörtern oder Fingerabdruck geschützt sind. Bei Notebooks im mobilen Einsatz ist sogar auf eine professionelle Festplatten-Verschlüsselung zu setzen. Zudem dürfen nur Befugte die verwendeten Computer nutzen. Viele Gefahren der Datenschutzverletzungen kommen heute jedoch aus dem Internet, deswegen müssen Windows oder andere Betriebssysteme sowie alle relevanten Anwendungen, die Daten aus dem Netz ziehen, immer auf dem aktuellen Stand der Updates sein.

Obligatorisch sollte zudem ein gutes Antiviren-Programm sein, das sowohl die Netzverbindungen wie Mail-Programme kontrolliert als auch das Surfen im Web. Wichtig ist dabei auch, dass nach dem Einlegen fremder Datenträger nicht sofort Programme ausgeführt werden, sondern die AutoRun-Funktion deaktiviert ist.

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Da auch die Weitergabe an Dritte streng geregelt ist, sollten Selbstständige schützenswerte Informationen, die per E-Mail übertragen werden, mittels einer Verschlüsselungs- bzw. Signaturlösung schützen. Welche Daten überhaupt weitergegeben werden dürfen, darüber gibt das Datenschutzgesetz genaue Auskunft.

> BDSG: Bundesdatenschutzgesetz

Fazit

Mit der Beachtung der oben genannten Grundsatzregeln ist jeder Gründer und Selbstständige auf der sicheren Seite und schützt sich und sein Geschäft vor IT-, Daten- und Sicherheitskatastrophen, die nicht selten viel Geld und vor allem Nerven kosten.


Über den Autor:

Nicole Packhäuser ist im Bereich Corporate Communications bei der Haufe Gruppe tätig. Die Haufe Gruppe vertreibt unter anderem die Lexware-Produkte, womit Anwender ihre geschäftlichen und privaten Finanzen in Ordnung bringen – von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft bis zu den Steuern. 

Bild: Haufe Gruppe

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