Debitorenmanagement (Bild: Pixabay)

Was bedeutet eigentlich … Debitorenmanagement?

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, geraten insbesondere kleine Unternehmen schnell in eine finanzielle Schieflage. Nicht selten sind verspätete oder gar ausbleibende Zahlungen sogar der Grund für eine Insolvenz. Um dein Unternehmen vor dieser Gefahr zu schützen, gibt es das sog. Debitorenmanagement.

Was ist Debitorenmanagement?

Das Debitorenmanagement umfasst alle organisatorischen und personellen Maßnahmen, die darauf abzielen, dass Unternehmen die Zahlungen ihrer Kunden rechtzeitig erhalten. Beim Debitorenmanagement geht es also um Zahlungsprozesse jeglicher Art.

Gibt es alternative Bezeichnungen?

Ja, Debitorenmanagement wird auch als Forderungsmanagement, Risikomanagement und Konditionsmanagement bezeichnet.

Wie funktioniert das?

Der Kreditor (Gläubiger/Lieferant) stellt dem Debitor (Schuldner/Kunde) bestimmte Leistungen zur Verfügung, z. B. die Lieferung von Waren. Dafür erhält er zu einem vereinbarten Zeitpunkt eine Gegenleistung, in der Regel einen Geldbetrag. Sowohl Kreditor als auch Debitor profitieren von einer konsequenten Debitorenbuchhaltung. Diese ist Bestandteil des Debitorenmanagements.

Die beste Möglichkeit für ein erfolgreiches Debitorenmanagement bietet das Factoring, eine Finanzierungsform, bei der offene Forderungen eines Unternehmens verkauft werden – dadurch steigt die Liquidität des Unternehmens. Die Liquidität wiederum bezeichnet die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Zahlungsverpflichtungen fristgerecht zu erfüllen.

Was gehört zu einem professionellen Debitorenmanagement?

Neben der Anlage und Pflege von Debitorenkonten, dem ständigen Überwachen von Fälligkeiten und dem Einräumen und Überwachen von Kreditlimiten gehören vor allem die folgenden drei Bausteine zu einem professionellen Debitorenmanagement:

  • Bonitätsprüfung (z. B. Bonitätsprüfung des Kunden vor Auftragsannahme)

  • Debitorenbuchhaltung (Erstellung und Buchung von Rechnungen und Zahlungseingängen, Gutschriften, Reklamationen)

  • Mahn- und Inkassowesen (z. B. Erstellen von Zahlungserinnerungen)

Was ist das Ziel von Debitorenmanagement?

Das Ziel des Debitorenmanagements besteht darin, Forderungsausfälle so gering wie möglich zu halten und so für die Liquidität eines Unternehmens zu sorgen. Unternehmen mit einem Debitorenmanagement minimieren finanzielle Risiken und sind weniger anfällig für eine Insolvenz.

Selbst machen oder auslagern?

Insbesondere die Überwachung der Debitoren und das Mahnwesen sind sehr zeitintensiv und werden in kleineren Unternehmen oft vernachlässigt. Daher übertragen immer mehr Firmen ihr Forderungsmanagement auf Inkassounternehmen. Durch das Outsourcing können einerseits Personal- und Sachkosten eingespart werden, andererseits wird dadurch möglicherweise das Management der Kundenbeziehungen gestört.
Hier gilt es abzuwägen.

Händisch oder maschinell?

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Buchhaltungsprogrammen, die dich automatisiert durch deine Prozesse begleiten. Damit behältst du den Überblick über bezahlte und unbezahlte Rechnungen. Auch Zahlungserinnerungen und/oder Mahnungen können automatisch, einfacher und schneller verschickt werden und sorgen so für eine deutlich höhere Zahlungsrate.

Fazit

Du siehst, Debitorenmanagement ist gar nicht so schwierig und hölzern, wie es sich vielleicht anhört. Es bietet dir viele Vorteile und vor allem bleibt dir dadurch mehr Zeit und Geld, um Wachstum zu generieren und dein Unternehmen zum Erfolg zu führen.

Bild: Pixabay

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Ein Kommentar

  1. Heutzutage ist es gerade für mittelständische Unternehmen sehr wichtig ein gutes Debitorenmanagement zu haben. Manche Kunden zahlen erst nach einigen Abmahnungen, auf der anderen Seitr werden auch die Zahlungsfristen immer länger und viele Kunden möchten
    dies nutzen. Bietet man keine verlängerten Zahlungsfristen, steigen Kunden auf andere Anbieter um. Ohne Liquidität wird die Leistungserstellung schwierig und kleinere Unternehmen geraten in eine Abwärtsspirale. Für viele bleibt dann noch die Möglichkeit, Liquidätsengpässe durch Factoring und damit auch eine externe Debitorenbuchhaltung zu überbrücken .
    Ein Nachteil dabei ist zwar, dass ein Teil des Umsatzes an das externe Debitorenmanagement abgetreten werden muss – für manche kleinere Unternehmen ist dies aber, leider, der letzte Rettungs-Anker.

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