Was müssen elektronische Kassensysteme können?

Das richtige Kassensystem ist das A und O für die unterschiedlichsten Branchen, die mit Bargeld zu tun haben. Darauf muss man achten.

Ein Gastbeitrag von Christoph Schachner

Warum sich digitale Kassensysteme durchsetzen

Wenn Gastronomen oder Einzelhändler auf das richtige Kassensystem setzen, können sie sich täglich viele Stunden an Arbeitszeit durch weniger administrativen Aufwand sparen und gleichzeitig ihren Umsatz durch genaue Kundenanalysen steigern. Deswegen verschwinden klassische Registrierkassen und werden zunehmend durch neue digitale Kassensysteme ersetzt.

Insbesondere der Einzelhandel wird regelrecht von einer Digitalisierungswelle überrollt. Er muss neben dem Schritt in den E-Commerce und einem höheren Kunden-Fokus auch das Herzstück des Betriebs – das Kassensystem – umkrempeln. Smarte, digitale Softwarelösungen, die plattformunabhängig auf jedem Gerät nutzbar sind, erfreuen sich deshalb immer größerer Beliebtheit.

Klassische Registrierkassen, wie man sie noch aus dem Tante-Emma-Laden von nebenan kennt werden also immer mehr durch iPads, Tablets und Touchscreens ersetzt.

Rechtliche Anforderungen für elektronische Kassensysteme

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gilt seit Anfang 2017 in Deutschland. Sie stellt bestehende Unternehmen und Neugründungen gleichermaßen vor neue Herausforderungen.

Unternehmen wird nicht vorgeschrieben, wie sie eine Registrierkasse führen zu haben. Wer jedoch eine elektronische Registrierkasse besitzt, muss seit ein paar Jahren einige Änderungen in der Kassenführung beachten: Kassendaten müssen nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß, unveränderbar und auswertbar sein und für zehn Jahre digital aufbewahrt werden.

Wer jetzt denkt, eine Kassenführung mithilfe einer manuellen bzw. offenen Ladenkasse sei leichter, der irrt. Wer eine offene Ladenkasse führt, muss jeden Tag ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren. Zudem stehen Bargeldkassen unter einem höheren Manipulationsverdacht. Häufigere Kassenprüfungen sind die Folge.

Digitale Kassensysteme: die technischen Anforderungen

Wer sich für ein neues Kassensystem entscheidet, schaut oftmals zuerst auf die Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften. Die technischen Funktionen sind jedoch mindestens genauso wichtig. Neue digitale Kassensysteme kombinieren Funktionen, die zuvor von einzelnen Tools erfüllt wurden.

Dazu zählen:

• Korrekte Erstellung von Rechnungen
• Warenwirtschaft
• Kundenverwaltung
• Bestellmanagement
• Onlineshop-Integration
• Automatisierte Erstellung eines Kassenbuchs
• Kartenzahlungen

Die einfache Bedienung via Touchscreen ermöglicht eine schnelle Einarbeitung, auch wenn man keine Vorerfahrungen in der Kassenführung hat. Moderne Kassensysteme bieten zudem eine viel höhere Flexibilität. Eine gleichzeitige Bedienung auf Tablet und Smartphone ist somit überhaupt kein Problem und lässt kostbare Zeit sparen.

Tipp: Achte beim Kauf darauf, ob das System die Anforderungen deiner Branche erfüllt. So decken beispielsweise spezielle Gastronomielösungen oftmals nicht die Bedürfnisse von Einzelhändlern ab.

Cloud- vs. Offline-Kasse: Was sind die Unterschiede?

In der Vergangenheit waren Kassensysteme immer mit einer Vor-Ort-Installation verbunden. Neuere Modelle, genauer gesagt cloudbasierte Kassen, sind darauf nicht mehr angewiesen. Es gibt aber noch weitere Vorteile:

• Ortsunabhängiger Zugriff: Egal ob du im Büro bist oder von unterwegs aus Einblick auf deine Statistiken nehmen möchtest – die Cloud erlaubt Zugriff von überall aus.
• Plattformunabhängig: Betriebssysteme und Hardware-Komponenten stellen keine Barrieren mehr dar. Das bringt nicht nur eine Ersparnis in der Hardware-Anschaffung, sondern erlaubt auch eine einfache Erweiterung in der Zukunft.
• Updates: Software und Feature-Updates ohne kostenintensive Ausgaben und Ausfallzeiten können vom Kassenhersteller jederzeit ohne großen Aufwand bereitgestellt werden.
• Mit der Cloud ist auch immer der Punkt Datensicherheit verbunden. Mehrfach redundante Backups, SSL-Verschlüsselungen, strikte Zugriffsrechte auf Daten, hoher Serververfügbarkeit und Sicherheitsstandards werden von Kassensoftware-Herstellern bewusst garantiert.

Was kosten elektronische Kassensysteme?

Monatliche oder einmalige Zahlung oder doch lieber mieten? Es gibt unterschiedliche Bezahlmodelle für Kassensysteme. Entscheidend dabei ist, für wie lang man ein Kassensystem sucht und wie wichtig einem neue Updates sind.

Das sind die Vorteile und Nachteile der verschiedenen Bezahlmodelle:

• Monatliche Bezahlung: Software-Updates sind hier in der Regel integriert und müssen nicht noch einmal extra bezahlt werden. Zudem können Zusatzfunktionen einfach dazugebucht werden. Die laufenden Kosten sind dabei gering.
• Einmalige Zahlung: Wer sich für eine Einmalzahlung entscheidet, hat zwar keine laufenden Kosten, aber dafür sehr hohe Anschaffungskosten. Vor allem am Anfang einer Gründung kann ein hoher Preis abschreckend wirken und einen großen Teil des Budgets fressen. Wer langfristig mit dem gleichen System arbeitet, kann ungefähr ab dem dritten Jahr mit einer Geldersparnis rechnen.
• Mieten: Besonders bei Wochenmärkten oder Events gerne gesehen. Mietvarianten haben den großen Vorteil, dass bereits alles fertig eingestellt ist und das System sofort funktioniert. Diese Alternative zur einmaligen Zahlung wird jedoch immer mehr durch die monatliche Bezahlung abgelöst, da hier die Kosten wesentlich geringer sind und teure Hardwarekäufe durch iPads und Tablets obsolet werden.

Die Qual der Wahl

Anbieter für Kassensysteme gibt es immer mehr. Unternehmer, die sich eine Anschaffung überlegen, sollten neben den genannten Punkten auch auf eine kostenlose Testversion achten, um sich selbst von den Funktionen überzeugen zu können. Außerdem sollte es auch die Möglichkeit geben, bei Problemen den Hersteller kontaktieren zu können.

Egal für welche Branche ein passendes Kassensystem gesucht wird: Die Vielzahl an Anbietern von Kassen-Lösungen ermöglicht es jedem Unternehmer, die für ihn geeignete Kasse zu finden.

Über den Autor:

Christoph Schachner ist seit fünf Jahren im Bereich Marketing tätig. Er ist Experte im Bereich Growth Hacking und hat sich auf die Arbeit in StartUps spezialisiert. Seit 2016 arbeitet er beim Kassensystem Anbieter ready2order. Für ihn fängt Wachstum nicht mit dem Blick nach außen, sondern mit dem Blick in das Unternehmen an.

Bild: ready2order