(Bild: Pixabay)

Effizienter arbeiten im Büro oder Home Office: So schaffst du einen ordentlichen Arbeitsplatz

Clean Desk: Mit diesem Mindset erhältst du einen Arbeitsplatz, an dem du Platz hast und optimal arbeiten kannst.

Analoge Organisation ist auch heute noch ein Muss

Im Kontext von modernen Bürokonzepten ist oft vom papierlosen Büro die Rede. Es zeichnet sich, wie es der Name schon sagt, durch papierlose oder papierarme Prozesse aus. Abläufe werden digital organisiert und Abteilungen durch entsprechende Softwarelösungen miteinander verknüpft.

Doch das papierlose Büro bzw. papierlose Home Office ist in vielen Belangen mehr ein Wunschtraum, als wirkliche Realität.

Das bedeutet: Du musst auch heute noch dein Büro analog organisieren, um besser arbeiten zu können. Mit folgenden Ratschlägen kriegst du das hin.

Der Arbeitsplatz: Die Basis der Büroorganisation

Die meisten Angestellten wie auch Selbstständigen verbringen – besonders jetzt in der Corona-Zeit – täglich viele Stunden an ihrem Arbeitsplatz. Sei es im Büro oder in den heimischen vier Wänden, die als Büro-Ersatz dienen.

„Am persönlichen Arbeitsplatz gilt: Je weniger auf dem Tisch, desto effizienter und ablenkungsfreier kannst du den täglichen Aufgaben nachgehen“, erklären die Experten von Swedex. Deshalb erfreut sich das Prinzip ‚Clean Desk‘ großer Beliebtheit. „Viele Unternehmen verpflichten ihre Mitarbeiter dazu“, schreibt die Süddeutsche Zeitung.

Das zentrale Element des Clean Desk ist der Desktop-PC oder der Laptop, um den herum alles so aufgeräumt und leer wie möglich sein sollte. Warum? „Durch die Suche nach Unterlagen geht wertvolle Zeit verloren“, so die Süddeutsche.

Die Ablage: Das Zentrum der Büroorganisation

Die Ablage ist in vielen Büroprozessen das zentrale Element. Ohne Akten und Ordner kommen viele Unternehmen (noch) nicht aus. Deswegen ist eine übersichtliche und eindeutige Struktur sehr wichtig.

Eine Ordnerstruktur garantiert, dass jeder Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Stand eines Projektes nachvollziehen kann. Eine einheitliche Beschriftung sowie eine durchdachte Farbauswahl der Ordner tragen – so banal es zunächst klingen mag – zum Erfolg des Ablageprozesses erheblich bei.

Auch in Bezug auf die Ablage gilt es, dem Prinzip des Minimalismus zu folgen. Oft sind in den Schränken von Unternehmen oder Selbstständigen reihenweise Ordner und Dokumente vergangener Projekte und Korrespondenzen zu finden. Das Aussortieren alter Dokumente ist ein wichtiger Faktor für die Steigerung der Effektivität und Produktivität im Büroalltag.

Trotz Aufräumaktion gilt: Selbstständige und Unternehmen müssen wichtige Unterlagen über mehrere Jahre aufheben. Das gilt besonders für Steuerangelegenheiten!

Die Herausforderung: Organisation dauerhaft beibehalten

Einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu schaffen ist schwer. Doch die größte Herausforderung dürfte für dich sein, die Ordnung dauerhaft aufrecht zu erhalten.

Denn das kennt jeder: Prozessabläufe werden mit der Zeit vernachlässigt, neue Mitarbeiter nicht richtig eingeführt, Kollegen sind krank, und stressige Projekte sorgen für Chaos. Schon bald herrscht wieder Unordnung und deine Abläufe verlieren an Effizienz.

Um dies zu vermeiden, musst du – wenn dein StartUp aus mehreren Personen besteht – eine klar definierte Person für die Überwachung der Strukturen bestimmen. Sie sorgt unter anderem dafür, dass Abläufe klar kommuniziert und neue Mitarbeit entsprechend eingearbeitet werden.

Der Plan: Jeder macht mit

Trotz Überwachung und Ermahnung gilt: Jeder einzelne Mitarbeiter ist gefragt, wenn es um die Organisation und Optimierung der Büroarbeit geht.

Dabei können klare Vorgaben helfen. Zum Beispiel: Am Ende jedes Arbeitstages sollte die Ablage gepflegt und der eigene Tisch leer sein. Du vermeidest so Chaos und Mehraufwände, die ausbremsen oder sogar die Produktivität lähmen.

Kurz: Ordnung ist das halbe Leben. Ein alter, aber weiser Spruch!

Bild: Pixabay

Kommentar hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.