Zeit, Geld, Ressourcen – irgendein Faktor ist immer knapp. Mit einem Business Case lernst du zu entscheiden, was du für welchen Zweck nutzt.
Business Case: Was bedeutet das?
Der Sinn eines Business Cases steckt schon in der Formulierung des Begriffs: Ein “Case” ist ein “Fall” und somit eine mögliche Option.
Business Cases helfen dir dabei, unternehmerische Entscheidungen nicht allein aus dem Bauch zu treffen. Mit den Dokumenten versetzt du dich in die Lage, strategisch zu handeln, vereinbarte Ergebnisse zu liefern, Budgetrahmen einzuhalten und mit bestehenden Ressourcen angemessen hauszuhalten.
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Wo kommen Business Cases zum Einsatz?
Business Cases kannst du in unterschiedlichen Bereichen und Disziplinen einsetzen, zum Beispiel:
- Business Cases für das Marketing
Welches Budget steht für die Vermarktung welcher Produkte zur Verfügung? - Business Cases für die Personalabteilung
In welchem Bereich werden neue Kolleginnen und Kollegen eingestellt? - Business Cases für den Vertrieb
Wie organisierst du deine Key Accounts? Wie steuerst du deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vertrieb? - Business Case für die Aus- und Fortbildung
Welche Schulungen führst du selbst durch, welche Schulungen lässt du extern durchführen?
In allen Fachbereichen geht es darum, Fragestellungen für dein Unternehmen zu beantworten. Diese haben mal eine langfristige strategische Relevanz und mal eine tendenziell kurzfristige Bedeutung im Projektgeschäft.
Was gehört in einen Business Case?
Diese Themen solltest du berücksichtigen:
Hintergrund des Projektes
Definiere eindeutig, welche Fragestellung durch den Business Case beantwortet werden soll. Sowohl das Problem als auch das erhoffte Ergebnis musst du hierbei klar umreißen.
Eine SWOT-Analyse, in der du die Stärken (Strength), Schwächen (Weakness), Chancen (Opportunities) und Risiken (Threat) im Kontext des Projektes bewertest, hilft dabei.
Lösungsmöglichkeiten
Vor der Lösung kommt das Ziel: Was willst du qualitativ und quantitativ erreichen? Welchen Zweck verfolgst du mit dem Projekt? Wenn du darüber Klarheit erzeugt hast, sammle so viele optionale Lösungen wie möglich.
Prüfe dabei, welche mögliche Optionen du alleine verantworten und erreichen kannst. Damit beantwortest du auch die Frage nach den möglichen Stakeholdern oder Unterstützern.
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Zu erwartende Kosten
Deine unternehmerische Entscheidung wird Kosten nach sich ziehen. Um einen Case bewerten zu können, musst du alle Kosten – auch die Begleitkosten und den nicht monetären Ressourceneinsatz – berücksichtigen.
Kosten kannst du im Vorfeld nur prognostizieren. Da du unterschiedliche Fälle bewerten möchtest, vergleiche hierzu auch Worst- und Best-Case-Szenarien.
Nutzen, Erträge und Werte
Nutzen, Erträge und Werte sind in deinem Business Case die “Gegenspieler” zu deinen Kosten. Definiere hierbei ebenfalls Worst- und Best-Case-Szenarien.
Risikoanalyse
Die quantitativen Chancen und Risiken hast du in den vorangegangenen Schritten erfasst. Ergänzend dazu solltest du noch externe Aspekte berücksichtigen:
- Wie entwickelt sich der Markt?
- Welche Technologien sind auf dem Vormarsch?
- Von welchen externen Faktoren wird dein Erfolg abhängen?
Verschaffe dir auch hierzu ein solides Bild. Dann hast du alles, um eine Risikoanalyse in deinem Business Case vornehmen zu können.
Handlungsempfehlung
In der Handlungsempfehlung bewertest du alle möglichen Optionen. In Betracht kommen aber nur die, mit denen du deine Ziele erreichen kannst.
Danach geht es darum, die Option zu wählen, die am besten zu deiner Situation, zur Kultur in deinem Unternehmen und zu den vorhandenen Möglichkeiten passt.
Return-on-Investment (ROI)
Du hast anhand deines Business Cases entschieden, welche Ressourcen du investierst. Diese Entscheidung führt im besten Fall zu einem positiven ROI.
Downloads: Kostenlose Vorlagen für deinen Business-Cases
Ein Business Case kann ein sehr umfangreiches Dokument sein. Bei t2informatik erhältst du ein sehr gutes Gratis-Muster im Word-Format:
Solution Matrix hat zwei kostenlose Vorlagen in petto. Zum einen bietet das Unternehmen einen kostenlosen ROI-Rechner (XLS-Datei), zum anderen eine kostenlose Powerpoint-Vorlage (PPT-Format).
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Bild: Freepik