Was bringt ein ERP? Zahlt sich die Investition aus? Und wann sollten StartUps spätestens auf ein ERP setzen? Wir haben die Antworten.
Zuerst das Business in Schwung bringen
StartUps haben zu Beginn damit zu kämpfen, gewinnbringend zu wirtschaften. Sie stecken also alle Energie und Ressourcen ins Wachstum.
Die Nutzung eines ERP-Systems steht meist an zweiter oder dritter Stelle. Dabei kann die Software gerade für jungen Unternehmen eine echte Unterstützung sein.
Enterprise Resource Planning: Eine kurze Definition
Je größer ein Unternehmen und je komplexer die Unternehmensstruktur mit all seinen Prozessen und Ressourcen ausfallen, desto interessanter sind betriebswirtschaftliche Software-Lösungen wie ERP-Systeme. Computergestütztes Enterprise Resource Planning (ERP) bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse an zentraler Stelle zu verwalten, zu steuern und zu kontrollieren.
Mit einem ERP können unterschiedliche Bereiche eines Unternehmens mittels zahlreicher Anwendungen und Module gut organisiert und miteinander vernetzt werden. So wachsen beispielsweise Personalabteilung, Buchhaltung, Ressourcenplanung, Projektmanagement und Vertrieb zusammen.
Lokale versus cloudbasierte ERP-Software
ERP-Kunden haben zwei Möglichkeiten, wie ihr Systemläuft: On Premises oder SaaS (Software as a Service) in der Cloud.
On Premises bedeutet: Die ERP-Software ist auf firmeneigenen Servern installiert, die eigene IT-Abteilung kümmert sich um die Wartung. Bei einem Cloud-ERP-System wird das Komplettpaket inklusive Wartung von einem Anbieter, zum Beispiel von proalpha.com, zur Verfügung gestellt.
Cloud- bzw. SaaS-Lösungen haben den Vorteil, dass die Unternehmen keine eigenen Server ankaufen müssen. Zudem übernimmt der Anbieter den Betrieb, die Wartungsarbeiten sowie Updates und Upgrades. Das senkt die Ausgaben für ein StartUp deutlich.
ERP-Systeme lohnen sich für StartUps von Beginn an
Auch wenn die Anschaffungskosten bzw. die monatlichen Ausgaben (zum Beispiel für die ERP-Lizenz bei einem SaaS-Modell) teilweise recht hoch ausfallen, kann sich der Einsatz einer ERP-Software schnell rechnen. Vor allem, wenn ein StartUp erfolgreich wächst, werden proportional dazu die internen Arbeitsprozesse immer umfangreicher.
Je komplexer die Prozesse, desto schwieriger ist es, ein ERP zu einem späteren Zeitpunkt zu implementieren. Trotzdem sparen viele StartUps am digitalen Enterprise Resource Planning, da das Budget knapp ausfällt.
Wann ist eine ERP-Software dringend erforderlich?
Es gibt deutliche Alarmsignale, die darauf hinweisen, wann ein StartUp dringend ein ERP benötigt.
Zum Beispiel, wenn die wachsenden Datenmengen über kostenlose Tools oder Excel nur noch schwer zu verwalten sind. Weitere Anzeichen: Ein erhöhter Arbeits- und Zeitaufwand bei Prüfungen sowie Fehler und Dopplungen in den Datensätzen.
Wenn ein Unternehmen international wächst und global Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter koordinieren muss, sollte es ebenso schnellstmöglich auf ein digitales ERP setzen. Ebenso das Bespielen mehrerer Vertriebskanäle machen ein ERP-System erforderlich. Kundeninformationen, Bestandsänderungen, Bestellungen, Produktinformationen, Lagermengen und Lieferfristen sind dann in einem zentralen Datenbestand erfasst.
Fazit
Ein ERP-System ist keine Komplettlösung. Man sollte es sukzessive erweitern und an seine Ansprüche anpassen. Ein sinnvolles Modul stellt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dar. Mit diesem können Mitarbeiter Dokumente und Informationen zentral bearbeiten. Denkbar ist auch eine CRM-Software (Customer-Relationship-Management) für Marketing, Vertrieb und Kundensupport.
StartUps, die schnell wachsen, profitieren von einem ERP-System mehrfach. Es verbessern sich Prozessabläufe und die Kommunikation. Dadurch steigt auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Wichtig: Wenn ein Unternehmen auf digitales Enterprise Resource Planning setzt, sollte es unbedingt auf die Funktionen der ERP-Software achten! Denn das System muss zum aktuellen Status Quo wie auch zum Wachstum passen.
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