Eine effiziente Abwicklung der Bestellungen sowie eine zuverlässige Übersicht über den Warenbestand im Lager ist unerlässlich für einen gut funktionierenden Onlineshop. Das ist nur möglich, wenn Warenwirtschaft (WaWi) und Onlineshop erfolgreich miteinander verknüpft werden.
Ein Gastbeitrag von Tobias Ambrosch
Warum ist eine Warenwirtschaft im E-Commerce wichtig?
Gerade in der Anfangszeit eines kleinen oder mittleren Unternehmens geht es darum, viele potentielle Käufer zu erreichen und einen großen Kundenstamm aufzubauen. Besonders gut gelingt dies, wenn der Onlineshop neben überzeugenden Produkten mit Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, hoher Reichweite und Kundenfreundlichkeit punkten kann.
Wird das Shopsystem getrennt von der Warenwirtschaft betrieben, können diese Aspekte oft nicht erfüllt werden, da sich immer wieder Fehler einschleichen, z.B. durch doppelte Dateneingabe. Grundsätzlich gibt die Warenwirtschaft die Informationen zu den Artikelattributen und der im E-Commerce-Lager vorhandenen Stückzahl wieder, während das Shopsystem Auskunft zur Bestellung gibt.
Da diese beiden Informationen bei getrennten Systemen nicht automatisch, sondern händisch synchronisiert werden, kann es zu besagten Fehlern kommen, die Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit haben können.
Welche Probleme können auftreten?
Werden beispielsweise Excel-Tabellen statt eines Warenwirtschaftssystems genutzt, müssen die Produkte darin einzeln aktualisiert und regelmäßig gepflegt werden. Das macht die Erfassung des Warenbestands so fehleranfällig und kostet unnötig Zeit sowie Ressourcen.
Außerdem kann es dazu kommen, dass im Falle eines ausverkauften Produkts dieses erst verspätet im Onlineshop entfernt oder aktualisiert wird. Bestellt ein Kunde trotzdem diese Ware, muss er sich also auf längere Lieferzeiten einstellen und verliert das Vertrauen in den Online-Händler.
Mithilfe einer Warenwirtschaft werden auch kundenbezogene Daten erfasst. Bei steigender Anzahl von Käufern und kooperierenden Dienstleistern wird eine manuelle Pflege schwer umsetzbar.
Die Nachteile einer separaten Warenwirtschaft auf einen Blick
- Viele Ressourcen und Zeit benötigt
- Fehleranfällige Erfassung
- Unzuverlässige, händische Synchronisation
- Doppeltes Pflegen in beiden Systemen
- Möglicher Vertrauensverlust der Kunden
Was bietet eine integrierte Warenwirtschaft?
Effizienter kannst du mit einer im Onlineshop integrierten Warenwirtschaft arbeiten. Dabei wird der gesamte Warenkreislauf mitsamt der Bestands- und Bewegungsdaten erfasst und dargestellt. Mit einem Warenwirtschaftssystem hast du einen Überblick über die bestellten und eingegangenen Waren, die Lagerbestände und kundenbezogenen Daten und kannst die Abläufe besser steuern.
Zudem können anhand dessen bspw. Statistiken über die am häufigsten gekauften Produkte erstellt werden. Auch die Informationen für die Rechnungslegung sowie Inventur entnimmst du dem Warenwirtschaftssystem. Dadurch werden die Daten zu Ein- und Verkauf, Logistik sowie Disposition auswertbar – ideal für die Optimierung der Prozesse. Ein StartUp kann mit den aufbereiteten Informationen seine Leistungsfähigkeit erhöhen, da daraus beispielsweise wertvolle Details über das Kaufverhalten und die Wünsche der Kunden ablesbar sind.
Von Schnittstellen profitieren: Ebay und Amazon nutzen
Zusätzlich kann man von den Schnittstellen eines Warenwirtschaftssystems profitieren. Dank dieser wird zwischen der Warenwirtschaft und dem Onlineshop eine automatische Synchronisation möglich. Die Daten sind damit jederzeit verfügbar und aktuell. Zusätzlich spart ein StartUp durch die Automatisierung im Warenwirtschaftssystem wertvolle Zeit und Kosten, die anders eingesetzt werden können und somit das Unternehmen wettbewerbsfähiger machen.
Die Schnittstellen von Warenwirtschaftssystemen machen nicht nur eine schnelle und automatische Synchronisation möglich, über sie kann die Softwarelösung auch mit Lieferanten, aber auch Banken und andere Marktplätze verbunden werden.
Gerade kleine und mittlere Unternehmen sowie StartUps profitieren von der Anbindung an größere Händler wie Amazon oder Ebay, die über eine große Bekanntheit und Reichweite verfügen. Werden die Produkte über diese marktführenden E-Commerce-Anbieter verkauft, erhöht sich die Bekanntheit des eigenen Onlineshops und die Verkaufszahlen erhöhen sich. Ein weiterer Vorteil ist, dass du mehr potenzielle Neukunden erreichst, da sich die Zielgruppe auf den Verkaufsplattformen zu den Besuchern auf dem eigenen Onlineshop unterscheiden kann.
Zusammenfassung: Die Vorteile einer WaWi
- Verlässlichkeit durch schnelle und automatische Synchronisation
- Größere Bekanntheit und Reichweite durch Schnittstellen
- Besserer Überblick und Transparenz
- Einfache Steuerung von Abläufen
- Reduzierung von Fehlern
- Weniger Pflegeaufwand
- Weniger Kosten da ressourcensparend
Wechsel zum Erfolg: Datenexport und Datenmigration
Der Wechsel von einem getrennten in ein integriertes Warenwirtschaftssystem ist unkompliziert möglich, zumindest was die Stammdaten betrifft. Dies sind die Informationen zu Mitarbeitern, Kunden, Dienstleistern etc., die für eine längere Zeit konstant bleiben. Sie können unproblematisch ins neue Warenwirtschaftssystem migriert werden. Falls die Strukturen hier jedoch anders angelegt sind, empfiehlt sich eine Testübertragung.
Fazit
Mit einem Warenwirtschaftssystem ergeben sich für StartUps und KMU neue Möglichkeiten, ihren Onlineshop erfolgreicher zu machen. Eine integrierte Warenwirtschaft ermöglicht eine transparente Übersicht und Steuerung von Warenein- und -ausgang, Lagerbeständen, Bestellvorgängen und kundenbezogenen Daten.
Durch die Automatisierung der Synchronisation können Zeit und Kosten gespart werden, zudem steigt die Kundenzufriedenheit durch zuverlässige Bestellabwicklungen. Außerdem kann durch die Schnittstellen eine breitere Zielgruppe erschlossen sowie von der Reichweite erfolgreicher Onlinehändler profitiert werden.
Über den Autor:
Seit 2007 ist Tobias Ambrosch im Marketing der SelectLine Software GmbH tätig, gehört meine Business-Leidenschaft den Themen rund um die Prozessoptimierung in kleinen und mittleren Unternehmen durch optimal angepasste ERP-Software und Warenwirtschaftssysteme. Dazu gehören immer mehr auch die Themen Digitalisierung und Industrie 4.0.
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