„Ordnung ist das halbe Leben“: Eine alte Weisheit, die auch du dir zu Herzen nehmen solltest. Ansonsten riskierst du den Erfolg deiner Unternehmung.
Unordnung und Chaos im Büro
Gerade am Anfang hast du es als Gründer oft schwer: Viele Formalitäten müssen erledigt und die Außendarstellung durchdacht werden. Zudem sind Briefpapier und Rechnungsformulare notwendig. Nebenbei möchtest du auch noch die ersten Geschäfte anbahnen.
Da passiert es leicht, dass du im Chaos versinkst und den Überblick verlierst. Auf dem Schreibtisch stapeln sich Dokumente und unbezahlte Rechnungen, Notizzettel kleben am PC-Bildschirm und die Anrufliste wird auch immer länger. Damit es erst gar nicht dazu kommt, helfen dir ein paar einfache, aber effektive Tipps.
Von A wie Ablage bis Ablage P
Ablagekörbchen sind ein guter Anfang, um Chaos auf dem Schreibtisch erst gar nicht entstehen zu lassen. Indem du sie einfach übereinander stellst, lassen sich Briefe und Dokumente übersichtlich voneinander trennen. Eine Aufteilung für den anfallenden Papierkram ist bereits mit drei Ablagefächern möglich:
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- Rechnungen und andere Dokumente, die aktuell erledigt werden müssen, liegen im oberen Körbchen.
- Darunter legst du die Schriftstücke ab, die bereits erledigt wurden. Und die, die du danach in Ordnern abheftest.
- In das unterste Körbchen kommen Dokumente, auf die du immer wieder zugreifen musst. Zum Beispiel Telefonlisten, laufende Verträge (am besten in Kopie, das Original heftest du sicher ab), To-Do-Listen, usw.
Je nach Unternehmenszweig benötigst du mehr oder weniger Ablagekörbchen. Betreibst du beispielsweise einen Handel mit Waren, ist noch eine Ablage von Rechnungen und Lieferscheinen sinnvoll.
Einen Ablagekorb solltest du darüber hinaus auch unterm Schreibtisch haben: Die berühmte Ablage P, also den Papierkorb. Denn was du nicht mehr brauchst, entsorgst du am besten gleich. Wichtig: Nicht mehr benötigte vertrauliche Dokumente stets schreddern!
An das virtuelle Ablagesystem denken
Ein Ablagesystem ist aber nicht nur für den täglichen Papierkrieg sinnvoll. Auch das „papierlose Büro“, sprich dein PC, benötigt Ordnung!
Lege eine klare Ordnerstruktur auf deiner Festplatte und dem Firmenserver an. So findest du beispielsweise Word-Dokumente und PDF-Dateien jederzeit schnell wieder. Wegen der sog. GoBD ist es bei der Buchhaltung ratsam, alle Papierbelege einzuscannen.
Hier gilt ebenfalls: Die Ablage P nicht vergessen! Dokumente, die du auf dem Computer nicht mehr benötigst, schmeißt du in den Desktop-Mülleimer. Oder du archivierst sie auf einer externen Festplatte und machst ein Cloud-Backup.
Hängeregistratur und Aktenordner
Leider geht es nicht ganz ohne Papier und entsprechende Ordnungssysteme. Die traditionelle Hängeregistratur erfüllt weiterhin ihren Zweck: Wichtige Dokumente hast du damit am Arbeitsplatz direkt in der Schreibtischschublade griffbereit.
Das System wird oft in Personalabteilungen genutzt. Es eignet sich aber auch für mehrere gleichzeitig laufende Projekte, bevor die Unterlagen nach deren Abschluss im Archivordner verschwinden. Hierfür verwendest du in der Regel herkömmliche Aktenordner. Deren Rücken kannst du passend beschriften oder sie mit Aufklebern versehen.
Der äußere Eindruck: Wichtiges Merkmal für den Kunden
Auch für deine Außendarstellung sind Ordnung und klare Strukturen sehr wichtig. Nichts erweckt einen schlechteren Eindruck, als ein Büro, das im Chaos versinkt. Zwar darf dein Schreibtisch durchaus nach Arbeit aussehen, aber vertrauliche Dokumente haben bei Kundenbesuchen auf dem Schreibtisch nichts zu suchen!
Ideal ist natürlich ein Besprechungszimmer, in das du dich bei Kundenbesuchen zurückziehst. Der Raum sollte jedoch stets aufgeräumt sein. Die Flipchart von der letzten Mitarbeiterkonferenz oder benutztes Kaffeegeschirr muss nach der Raumbenutzung sofort entfernt werden.
Ein Gesamtbild baut sich durch viele Details auf. Dazu gehört auch der Schriftverkehr. Verwende am besten Briefpapier und Broschüren, die deine Corporate Identity wiedergeben. Kundenmappen mit deinem Firmenlogo haben ebenfalls einen positiven Effekt: Der Kunde fühlt sich angesprochen, wenn du ihm ansprechend gestaltete Infos zu Produkten oder Dienstleistungen an ihn aushändigst oder schickst.
Gleiches gilt für die Materialien, die du auf Messen und Konferenzen einsetzt. Alles sollte wie aus einem Guss wirken. Dazu zählt auch die Firmenwebseite, deiner Visitenkarte im Web.
Lass dir helfen
Gerade Gründer, die allein starten, fehlt oft das nötige Feedback und jemand, der einem durch den Gründungsdschungel hilft. Ein Gründercoaching kann dabei helfen, Probleme bei der Strukturierung des Unternehmens zu lösen. Hierfür werden von Bund und Ländern verschiedene Förderprogramme angeboten.
Ansonsten gilt: Auch wenn du viel um die Ohren hast, Zeit und Geld knapp sind – vermeide das Chaos! Damit ist das innere Chaos in dir gemeint, das sich schnell als Unordnung im Büro niederschlägt. Und das wirkt sich auf deine Außendarstellung und deine Kundenbeziehungen aus. Im Business ist Vertrauen ein wichtiges Element für Geschäfte. Dieses Vertrauen verspielst du, wenn du und ein StartUp ungeordnet wirken.
Hörtipp zum Thema
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