Outsourcing (Bild: Shutterstock)

Outsourcing: Wann und wie lohnt es sich?

Jedes Unternehmen muss sich früher oder später Gedanken darüber machen, welche Aufgaben es outsourcen möchte. Die Frage, welche sich hier stellt, lautet also: Wann lohnt sich die Auslagerung und wann nicht?

Als Unternehmer hast du viel zu tun

Wenn du ein Unternehmen gegründet hast ­– egal, ob es sich um ein Startup mit wachsender Mitarbeiterzahl oder eine schlichte Solo-Selbständigkeit handelt – musst du ab sofort viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig meistern. Denn nun reicht es nicht aus, wie im Angestelltendasein auf das Geld am Ende des Monats zu warten und eventuell manchmal eine Steuererklärung einzureichen.

Stattdessen bist du quasi für sämtliche Unternehmensbereiche gleichzeitig zuständig: Die Produktion beziehungsweise Dienstleistung selbst, die Buchhaltung, die Organisation, die Kundenakquise, die Mitarbeiterführung, das Marketing und, und, und…

Das Grundproblem wird dabei auf den ersten Blick ersichtlich: Erstens fehlt dir vermutlich in einigen dieser Bereiche das Wissen, um alles selbst übernehmen zu können. Zweitens ist es meist auch schlichtweg die Zeit, welche zu knapp ist.

Outsourcing ist auch für Solo-Selbständige sinnvoll

Am häufigsten wird von Solo-Selbständigen die Buchhaltung ausgelagert, und zwar an einen Steuerberater. Das ist in den meisten Fällen durchaus sinnvoll, denn das deutsche Steuersystem fällt komplex aus. Nur mit dem entsprechenden KnowHow lässt sich als Unternehmer das Meiste herausholen. Fehler können hingegen kostspielig werden oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen. Wer die Steuern selbst übernehmen möchte, muss daher oft viel Zeit in den Wissenserwerb sowie das Ausfüllen der Formulare & Co investieren.

In der Selbständigkeit gilt aber bekanntlich: Zeit ist Geld.

Angenommen, der Steuerberater verlangt für die monatliche Buchhaltung 100 Euro. Übernimmst du diese hingegen selbst, bist du vielleicht drei, vier oder mehr Stunden pro Monat beschäftigt. In der Regel sind die Einbußen in dieser Zeit, welche du dann nicht für das produktive Arbeiten aufwenden kannst, also größer.

Wann lohnt sich das Outsourcing?

Beim Thema Outsourcing ist die Kalkulation das A und O.

Diese Grundregel gilt ebenso für jedes größere Unternehmen, welches neben dem Gründer noch mindestens einen Mitarbeiter hat. Dann kommt allerdings noch eine dritte Möglichkeit hinzu: Du musst also nicht alles selbst machen oder an Externe auslagern, sondern kannst auch einen internen Experten dafür einstellen – was aber natürlich ebenfalls Kosten verursacht.

Auch dann besteht deine Aufgabe also darin, detaillierte Berechnungen anzustellen. Und weitere Vor- sowie Nachteile der jeweiligen Lösung in Erwägung zu ziehen, um zu prüfen, wann das Outsourcing sinnvoll ist. Möglich ist natürlich auch die Auslagerung von Teilaufgaben, also beispielsweise nicht der kompletten Buchhaltung, IT, o. ä. – sondern nur einzelner Projekte oder Tätigkeiten.

Es lässt sich daher nicht prinzipiell sagen, welche Aufgaben du auslagern solltest und welche nicht. Diese Entscheidung hängt stets vom Einzelfall ab. Pauschal ist das Outsourcing aber stets dort eine Überlegung wert, wo entweder große Investitionen notwendig wären oder das interne Fachwissen fehlt.

Nicht immer lohnt sich schließlich die Einstellung oder Weiterbildung eines Mitarbeiters, um beispielsweise das Marketing, die Buchhaltung oder andere Tätigkeiten auszuführen. Zudem ist es kaum sinnvoll, teure Maschinen für die Verpackung anzuschaffen, wie sie beispielsweise für die Herstellung von Laminattuben notwendig sind, wenn du diese stattdessen günstig einkaufen könntest.

Demgegenüber gibt es Aufgabenbereiche, die häufig von einem Mitarbeiter übernommen werden können – selbst, wenn dieser „fachfremd“ ist – und somit kaum zusätzliche Kosten bedeuten. Ein Beispiel hierfür ist der Datenschutzbeauftragte gemäß DSGVO.

Ein Kriterienkatalog als Entscheidungshilfe

Diese Beispiele machen bereits deutlich, dass es sich um eine komplexe Entscheidung handelt. Die Finanzen sind hierbei ein wichtiges Kriterium, allerdings nicht die einzige Entscheidungsgrundlage. Sinnvoll ist daher, einen Kriterienkatalog aufzusetzen, um alle relevanten Faktoren berücksichtigen und somit die bestmögliche Wahl treffen zu können. Dieser könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

    • Wird die Aufgabe oft wiederholt?

    • Fehlt es an Manpower?

    • Ist der Aufwand, einen Dienstleister zu finden, niedrig?
    • Sind Änderungen der Anforderungen selten?

    • Ist der Aufwand für den Informationsaustausch niedrig?

    • Wäre der Aufwand für eine interne Bearbeitung hoch?

    • Ist die Bewertung des Dienstleisters einfach?

    • Wäre der Aufwand für die Personalsuche hoch?

    • Ist das Knowhow für das Kerngeschäft unwichtig?

    • Sind die internen Opportunitätskosten hoch?

Wenn du all diese Fragen eher mit „Ja“ beantwortest, ist das Outsourcing in der Regel die beste Entscheidung. Lautet die Antwort auf die meisten Fragen eher „Nein“, ist es meist sinnvoller, die Aufgaben intern zu verteilen. Wie bereits erwähnt, kann sich dafür auch die Einstellung eines neuen (Teilzeit-)Mitarbeiters lohnen.

Erst einmal ist es aber sinnvoll, eventuelle interne Kapazitäten zu nutzen. Vielleicht hat ja einer deiner Mitarbeiter das entsprechende Wissen oder zumindest ausreichend Zeit, um sich dieses anzueignen. Dann müsstest du lediglich die Weiterbildungskosten sowie laufende Kosten für die Tätigkeit einkalkulieren.

Fazit

Wie du siehst, handelt es sich um ein komplexes Thema, das jedoch für ein wachsendes Unternehmen von größter Relevanz ist. Je früher und intensiver du dich mit der Durchführung einer „Make-or-Buy“-Analyse auseinandersetzt, desto besser!

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