Wenn Projekte geplant werden, darf dabei die Ressourcenplanung auf keinen Fall vernachlässigt werden – ansonsten droht ein Debakel.
Ein Gastbeitrag von Philipp Luis
Darum ist Ressourcenplanung so wichtig
Unternehmerische Entscheidungen sind häufig schneller gefällt als umgesetzt. Möchte die Geschäftsführung oder ein bestimmter Geschäftsbereich ein Projekt aufsetzen, wird dabei allerdings oftmals das wichtigste Thema, die Ressourcenplanung unter den Tisch gekehrt.
Dennoch müssen sich Unternehmen auch dieser Herausforderung stellen, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen. Das sind die Herausforderungen:
Personal, Anlagen und Finanzen genau planen
Gerade unerfahrene Mitarbeiter in einem Projekt-Team unterschätzen, welch eine wichtige Rolle eine strukturierte, effiziente Ressourcenplanung einnimmt. So müssen beispielsweise die Personalkapazitäten, die Anlagen und die Finanzen im Vorfeld detailliert geregelt werden, um Verzögerungen im Projektablauf und dadurch anfallende Mehrkosten zu vermeiden.
Hinsichtlich des Personals gilt es, Ausfälle von einzelnen Arbeitern im Team zu vermeiden oder zumindest für jeden Ausfall eine passende Notlösung in der Hinterhand zu haben. Ausfälle resultieren beispielsweise aus unangekündigten Schwangerschaften einzelner Mitarbeiterinnen, Jobwechseln, Verletzungen oder Krankheiten. All diese Faktoren können zu längeren Ausfällen führen und werden von manchem Projektplaner im Vorfeld vergessen. Da in Projekten viele einzelne Arbeitsschritte aufeinander folgen, ist die Einhaltung des Zeitplans von hoher Bedeutung. Fällt ein Mitarbeiter unerwartet aus, kann dies mitunter schwerwiegende Folgen für den weiteren Projektablauf haben.
Besprechungsräume und Maschinen – alles ist wichtig
Genauso müssen die für die Durchführung des Projekts benötigten Anlagen zur Verfügung stehen. Bei Ingenieursprojekten sollten zum Beispiel die Maschinen im Bedarfsfall nutzbar und erreichbar sein. Mit dem Begriff Anlagen sind aber auch Besprechungsräume gemeint. Allzu häufig kommt es zu Besprechungen, obwohl überhaupt kein Besprechungsraum gebucht wurde. Um in Diskussionsrunden Erfolge zu erzielen, sollten allen Parteien eben jene Mittel zur Verfügung stehen, die sie benötigen, um optimale Ergebnisse zu erreichen.
Ebenfalls spielen die Finanzen eine bedeutsame Rolle. Um finanzielle Mittel zu beantragen, neudeutsch also für „Funding zu pitchen„, bedarf es häufig der Präsentation der Projektvorstellungen vor höher gestellten Mitarbeitern. Für jede weitere Erhöhung des Projektbudgets muss sorgsam und gut begründet gekämpft werden, weshalb eine möglichst genaue Berechnung der erwarteten Kosten sehr bedeutsam ist.
Juristische Streitereien können Projekte in die Länge ziehen
Projektteams, die all diese Aspekte beachten, sind allerdings noch längst nicht am Ziel ihrer Träume angelangt. Um die reibungslose Durchführung zu gewährleisten, müssen auch juristische und regulatorische Aspekte geklärt sein. Beispiele hierzu sind die Großprojekte Stuttgart 21 rund um den neuen Bahnhof in der baden-württembergischen Landeshauptstadt sowie der Flughafen BER in Berlin.
Während der Flughafen regulatorischen Aspekten – beispielsweise hinsichtlich des Brandschutzes – nicht gerecht wird, wird Stuttgart 21 aufgrund von juristischen Nachspielen zu einem Milliardengrab. Unter anderem waren Umwelt-Aspekte bei der Planung nicht ausreichend berücksichtigt worden, was nicht nur kostspielige Projektverzögerungen, sondern auch umfangreiche juristische Nachspiele zur Folge hatte. Zudem steigen die Refinanzierungskosten mit jeder weiteren Verzögerung aufgrund der zu knapp bemessenen Budgets bei der Planung dieser Großprojekte.
Was bedeutet das für StartUps?
Die genannten Beispiele lassen sich problemlos auf kleinere Projekte und junge Unternehmen runterbrechen, denn die zugrunde liegenden Probleme bleiben dieselben. So kann es vorkommen, dass einzelne Projektpartner ihre Rechnungen nicht begleichen, was ebenfalls mitunter zu juristischen Nachspielen führt.
Ressourcenplanung nimmt somit im Projektmanagement eine zentrale Rolle ein und stellt Unternehmer vor Herausforderungen, mit denen die allermeisten von ihnen im Vorfeld nicht rechnen.
Über den Autor:
Philipp Luis ist internationaler Projektmanager mit langjähriger Erfahrung im Online-Marketing und im IT-Bereich. Er ist Gründer von projectVal und ein Networker, der gerne seine Erfahrungen sowie Tipps und Tricks beim erfolgreichen Umsetzen von Projekten teilen und austauschen möchte.
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