Was ist Projektmanagement? Und wie setzt du es ein?

Das Thema Projektmanagement ist kompliziert und komplex. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Schritte und Bausteine.

Was ist ein Projekt?

Um die Frage zu klären, was Projektmanagement ist und wie du es einsetzen kannst, muss zunächst einmal der Begriff des Projekts geklärt werden.

Projekte können definiert werden als einmalige Geschäftsprozesse. Die Genehmigung eines Projekts obliegt der Geschäftsführung. Sie wird sich die Anforderungen anhand eines Business Cases anschauen. Um das Projekt zu bearbeiten, wird eine Organisationseinheit abgestellt, welche temporär zum Einsatz kommt.

Es geht weiter darum, ein definiertes Ziel zu erreichen oder ein Produkt zu kreieren, welches zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt sein muss und einen gewissen Kostenrahmen umfasst. Projekte können sowohl interner Natur sein oder auch für einen Kunden durchgeführt werden. Sie unterliegen in der Regel dem Charakter der Einmaligkeit. 

Was ist Projektmanagement?

Der Begriff „Projektmanagement“ kann definiert werden als eine Planung, Überwachung und Steuerung sowie der Abschluss eines Projekts. Die konkrete Ausgestaltung wird durch Projektmanagementsysteme beschrieben. Diese beinhalten bestimmte Elemente wie die Prozessbeschreibung, die Wissensgebiete, die Rollenbeschreibungen, die Methoden, die Vorlage und die weiteren Managementsysteme.

Immer häufiger wird auch der Begriff des agilen Projektmanagements benutzt. Dieser beschreibt in der Regel die Vorgehensmodelle im Rahmen einer Software-Entwicklung. Das agile Projektmanagement kann auch als Kontrast zum klassischen Projektmanagement gesehen werden und eine neue Denkweise definieren, welche weniger planungsorientiert und traditionell verwendet wird. Die Prozesse erfolgen dynamischer und flexibler, wodurch ein Team schneller auf Änderungen reagiert.

Wichtige Projektmanagement-Begriffe

Im Rahmen des Projektmanagements tauchen immer wieder bestimmte Begriffe auf, deren Bedeutung jedem Projektmanager bekannt sein sollten. Ein zentraler Begriff ist der des Stakeholders. Hierunter werden Personen, Personengruppen oder auch Unternehmen verstanden, die Einfluss auf Entscheidungen innerhalb des Projekts haben oder selbst davon beeinflusst werden können. Sie haben ein berechtigtes Interesse an den Ergebnissen eines Projekts.

Ebenso häufig fällt der Begriff der Ressourcen. Dabei handelt es sich um die für das Projekt zur Verfügung stehenden Mittel. Ressourcen können sowohl materieller als auch immaterieller Natur sein.

Mit dem Begriff Abhängigkeiten werden die Beziehungen der einzelnen Aufgabenbereiche definiert. Hierdurch definiert sich die Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung. Weiter müssen Zeitpläne im Rahmen von Zeiterfassungen festgehalten werden. Sie dienen der Gehaltsabrechnung, der Fakturierung sowie der Prozessoptimierung.

Zuletzt gibt es noch das eiserne Dreieck, auch Projektdreieck oder Magisches Dreieck genannt. Hierin wird die Wechselwirkung der drei Faktoren Umfang, Zeit und Kosten beschrieben und deren Abhängigkeit voneinander.

Vorteile: Was bringt Projektmanagement?

Die Durchführung eines professionellen Projektmanagements besitzt eine Reihe von Vorteilen. Diese sind beispielsweise:

1. Die Erwartungen aller Stakeholder lassen sich erfüllen
   Ein effektives Projektmanagement berücksichtigt die Wünsche und Erwartungen aller Beteiligten. Durch regelmäßige Kommunikation und Abstimmung wird sichergestellt, dass das Projekt den Vorstellungen aller Stakeholder entspricht und Konflikte frühzeitig erkannt und gelöst werden.
2. Das Management schafft Ordnung und Klarheit
   Ein strukturiertes Projektmanagement gibt den Beteiligten eine klare Vorstellung davon, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt durchgeführt werden müssen. Dies verhindert Missverständnisse und gewährleistet, dass alle am gleichen Strang ziehen.
3. Projektmanagement erlaubt, einen klaren Fokus zu setzen
   Durch klar definierte Ziele und Meilensteine wird sichergestellt, dass alle Ressourcen gezielt eingesetzt werden und das Projekt zielgerichtet vorangetrieben wird.
4. Ressourcen können maximal genutzt werden
   Ein effizientes Ressourcenmanagement sorgt dafür, dass Zeit, Budget und Personal optimal eingesetzt werden. Das verhindert Verschwendung und trägt dazu bei, das Projekt im geplanten Rahmen zu halten.
5. Es entsteht eine realistische Planung
   Durch die Berücksichtigung aller relevanten Faktoren und möglichen Risiken kann eine realistische und umsetzbare Projektplanung erstellt werden, die den tatsächlichen Gegebenheiten entspricht.
6. Die Qualitätssicherung wird im Rahmen der Qualitätskontrollen eingehalten
   Regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen gewährleisten, dass das Endprodukt den festgelegten Qualitätsstandards entspricht und Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden können.
7. Risiken sind sichtbar und berechenbar
   Ein gutes Projektmanagement beinhaltet auch ein effektives Risikomanagement. Dieses ermöglicht es, potenzielle Gefahren frühzeitig zu identifizieren, ihre Auswirkungen abzuschätzen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu planen.
8. Das Projektmanagement gewährleistet einen Überblick
   Mit einem durchdachten Projektmanagement behalten die Beteiligten stets den Überblick über den aktuellen Stand, den Fortschritt und mögliche Abweichungen vom Plan.
9. Fehlschläge können minimiert werden
   Durch die systematische Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts können Fehler und Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden. Dies reduziert das Risiko von Fehlschlägen und trägt zum erfolgreichen Abschluss des Projekts bei.

Insgesamt ermöglicht ein professionelles Projektmanagement, komplexe Vorhaben strukturiert, effizient und erfolgreich umzusetzen. Es bietet den Rahmen für eine zielgerichtete Zusammenarbeit aller Beteiligten und trägt maßgeblich zum Erfolg des Projekts bei.

Der Einstieg ins Projektmanagement

Wenn das erste Projektmanagement ansteht, ist die Umsetzung und Organisation zunächst einmal eine Herausforderung. Es gilt, eine möglichst pragmatische Vorgehensweise zu entwickeln, damit du die Zielsetzung schnell erreichst.

Das A und O ist hier die sorgfältige Planung der Projekte. Es müssen feste Regeln gelten und definiert werden. Für den Projektabschluss sollte es eine Deadline geben, um den Zeitrahmen des Projektes zu verdeutlichen. Um den Überblick zu behalten und eine sinnvolle Struktur und Aufteilung zu schaffen, kannst du verschiedene Methoden und Modelle nutzen. Ebenso empfiehlt es sich, spezielle Projektmanagement-Tools einzusetzen.

Bevor das Projektmanagement beginnt, muss zunächst ein Projektauftrag vorliegen. Danach erstellt du:

• Zieldefinition
• Projektstrukturplan
• Projektablaufplan
• Risikonanalyse
• Stakeholderanalyse
• Ressourcenplanung

Projektmanagement-Werkzeuge und Methoden

Das Management eines Projektes ist ein komplizierter und komplexer Prozess. Um ihn zu vereinfachen, solltest du verschiedene Methoden, Analysen, Frameworks und Werkzeuge anwenden. Zum Beispiel:

• Bei der Umfeldanalyse ermittelst du die Einflussfaktoren. Diese stufst du als unterstützend oder bedrohend ein.
• Bei dem Project Canvas müssen die wichtigsten Rahmendaten festgehalten werden. Danach übermittelst du die Daten an die Stakeholder.
• Bei der Projektstrukturplanung steht der Projektgegenstand im Fokus. Du erstellst eine vollständige Übersicht mit allen wesentlichen Inhalten.
• Hinter der User Story verbirgt sich der Leistungsumfang agiler Projekte aus Kundensicht. Das ist die Grundlage für die Kommunikation zwischen dem Team, dem Teamcoach, dem Scrum Master und dem Product Owner.
• Beim Earned Value Management wird ein sogenanntes Frühwarnsystem installiert. Es sollte objektiv und nachvollziehbar gestaltet sein. Die sich hieraus ergebenden Kennzahlen dokumentieren zum einen den Projektfortschritt im Rahmen der Kosten- und Terminbetrachtung. Zum anderen lassen sich Prognosen hinsichtlich der noch anfallenden Kosten sowie des Endtermins erstellen.
• Beim Daily Scrum setzt du eine tägliche, 15-minütige Feedback-Runde an, um den Stand des Projekts aufzuzeigen. Damit kannst du eventuellen Handlungsbedarf direkt identifizieren.
• Im Rahmen des Kaban Lights werden Regeltermine für den Austausch festgelegt. Zudem soll die Arbeitsplanung möglichst transparent gestaltet sein, um die Durchführung, Überwachung und Steuerung zu vereinfachen.
• Bei der Vereinbarung von Arbeitspaketen geht es um die Koordination der einzelnen Aufgabenbereiche und die aktive Steuerung. In diesem Rahmen kannst du auch Teilprojekte, Epics, Sprints oder User Storys definieren, wenn diese den Ablauf des Projekts unterstützen.

Um die passende Methode zu finden, musst du zunächst das Projekt hinsichtlich seines Umfangs einschätzen. Hier gilt es, seine Komplexität zu ermitteln. Es gibt viele Faktoren, die hier mit reinspielen: die Ressourcen sowie etwaige Projektbeschränkungen, der Zeitplan, deine Mitarbeitern, der Kunde und die zur Verfügung stehenden Tools (Tipp: Hier eine Liste potenzieller Projektmanagement-Tools).

Rollen im Projekt

In einem Projekt gibt es verschiedene Rollen. Ganz oben in dieser Hierarchie steht der Projektleiter.

Der Projektleiter priorisiert die Tasks, managt die Arbeitszeit und delegiert Aufgaben. Er muss moderieren, Interessen abwägen, Handlungsoptionen aufzeigen und Verhandlungen führen. Darüber hinaus muss er auch in der Lage sein, Konflikte zu lösen und über ein gutes Selbst- und Zeitmanagement verfügen.

Auch die Mitglieder eines Projektteams sollten neben der fachlichen Kompetenz noch einige Soft Skills besitzen. Sie müssen unter anderem offen sein für einen Perspektivenwechsel, motiviert, belastbar und konfliktfähig.

Darüber hinaus gibt es im Rahmen des Projektmanagements noch die Rollen des Auftraggebers, des Lenkungsausschusses und der Projektassistenz. Gegebenenfalls kommen auch noch Sponsoren mit ins Spiel. Die Verteilung der Aufgaben erfolgt in der Regel immer von unten nach oben.

Controlling, Projektabschluss und Risikomanagement

Der definierte Projektleiter hat die Aufgabe, die Überwachung des Projekts durchzuführen. Dazu muss er ständig die Soll- und Ist-Daten im Blick haben. Hierbei geht es um die Einhaltung der Termine, des Budgets und der vereinbarten Qualität. Sollten Plan-Abweichungen erkennbar sein, müssen Korrekturvorschläge erfolgen.

Als Projektleiter ist es deine Aufgabe, Berichte zu erstellen, aus denen alle Beteiligten den Handlungsbedarf ablesen können. Zudem musst du weitere Prognosen erstellen, Leistungen bewerten und eventuelle Steuerungsmaßnahmen implementieren. In diesem Rahmen kann beispielsweise die Earned Value Analyse genutzt werden.

Jedes Projektmanagement birgt diverse Risiken. So können Mitarbeiter erkranken oder es kann zu Verzögerungen in den Lieferketten kommen. Hier wird unterschieden zwischen technischen, betriebswirtschaftlichen, personellen und politischen Risiken. Zudem gibt es Wettbewerbs- und Marktrisiken sowie Risiken aus dem näheren Umfeld.

Wichtig ist es, das Risiko frühzeitig zu erkennen und darauf schnell lösungsorientiert zu reagieren. Das sogenannte Risikomanagement umfasst in der Regel eine Abfolge bestimmter Schritte. Es beginnt mit der Identifikation, der Analyse, der Bewertung, der Vorsorge, der Überwachung und der anschließenden Steuerung. Weiter kannst du Risiken qualifizieren nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit, den Auswirkungen sowie der Schadenshöhe.

Damit das Projekt zum Abschluss gebracht werden kann, muss eine Projektabnahme durch den Auftraggeber erfolgen. War diese erfolgreich, so kannst du das Projektteamauflösen. Daraufhin erstellst du eine Nachkalkulation und einen Projektabschlussbericht. Danach gilt es, alle Dokumente, die Teil des Projekts waren, revisionssicher aufzubewahren.

Bilder: Pexels, Valion