Die 5 besten EOR-Plattformen für StartUps, um Remote-Mitarbeiter in Deutschland einzustellen

Die deutschen Arbeitsgesetze sind dir zu komplex? Mit diesen EOR-Plattformen stellst du Remote-Mitarbeiter ein – schnell, legal und ohne Bürokratie. 

Das altbekannte Problem: Chancen versus Bürokratie

Deutschland ist einer der attraktivsten Märkte für StartUps, die in Europa expandieren möchten. Das Land verfügt über hochqualifizierte Fachkräfte, eine starke Ingenieurkultur und ein florierendes Tech-Ökosystem, das sich rund um Berlin, München und Hamburg konzentriert. Für wachsende StartUps kann der Zugang zu deutschem Talent ein echter Wettbewerbsvorteil sein.

🔻 Aber die Einstellung von Mitarbeitern in Deutschland ist nicht unkompliziert!

Das deutsche Arbeitsrecht gehört zu den strukturiertesten und arbeitnehmerfreundlichsten der Welt. Von obligatorischen Sozialversicherungsbeiträgen bis hin zu strengen Kündigungsfristen, von Betriebsratsrechten bis hin zu komplexen Lohnsteueranforderungen kann die rechtliche Landschaft selbst erfahrene HR-Teams überfordern.

Was wäre mit der Gründung einer rechtlichen Einheit in Deutschland? Dieser Prozess allein kann Monate dauern und Tausende von Euro kosten, bevor du auch nur eine einzige Person einstellst. Genau hier kommt ein Employer of Record ins Spiel.

Was ist ein Employer of Record (EOR)?

Wenn ein StartUp jemanden in Deutschland einstellen möchte, aber keine registrierte Rechtsperson dort hat, steht es vor einem grundlegenden Problem. Du kannst nicht einfach jemanden in einem anderen Land als Vollzeitmitarbeiter bezahlen, ohne eine lokale Geschäftspräsenz zu haben. Dies schafft ernsthafte rechtliche und steuerliche Risiken sowohl für dein Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer.

Ein Employer of Record löst dieses Problem auf eine saubere und konforme Weise. Denn:

➡ Ein EOR ist eine rechtlich gültige Drittorganisation, die Arbeitnehmer im Auftrag eines anderen Unternehmens rechtlich beschäftigt.

➡ Wenn du einen EOR nutzt, um in Deutschland einzustellen, wird der EOR zum offiziellen Arbeitgeber im Sinne des deutschen Rechts.

➡ Er unterzeichnet den Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer, führt die lokale Gehaltsabrechnung durch, behält die korrekten Steuern ein, verwaltet gesetzliche Leistungen und stellt die vollständige Einhaltung der deutschen Arbeitsvorschriften sicher.

➡ Dein StartUp zahlt dann eine monatliche Gebühr an den EOR und leitet die tatsächliche Arbeit des Mitarbeiters.

Was ist eine EOR-Plattform?

Eine EOR-Plattform ermöglicht es StartUps, Vollzeitmitarbeiter in Deutschland einzustellen, ohne eine lokale Einheit gründen zu müssen. Der EOR wird auf dem Papier zum rechtlichen Arbeitgeber und übernimmt Verträge, Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance, während dein StartUp die volle Kontrolle über die tägliche Arbeit und die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters behält. Du bekommst also das Talent, ohne den rechtlichen Aufwand.

In diesem Ratgeber stellen wir die bekanntesten EOR-Plattformen für StartUps vor. Ob du deinen ersten deutschen Ingenieur einstellst oder ein ganzes lokales Team aufbauen möchtest – dieser Leitfaden hilft dir, die richtige EOR-Plattform für deine Bedürfnisse, dein Budget und deine Wachstumsphase zu finden.

Aber zuerst klären wir noch ein paar weitere Basics.

So funktioniert der typische EOR-Prozess

Schritt 1
Du identifizierst den passenden Kandidaten. Dein StartUp findet und wählt die Person aus, die du in Deutschland einstellen möchtest.

Schritt 2
Der EOR nimmt den Mitarbeiter auf. Er erstellt hierzu einen lokal konformen Arbeitsvertrag, sammelt die erforderlichen Unterlagen und meldet den Mitarbeiter bei den deutschen Behörden an.

Schritt 3
Gehaltsabrechnung, Personalkostenverwaltung und Compliance laufen automatisch. Jeden Monat verarbeitet der EOR die Daten, zieht Einkommensteuer und Sozialbeiträge ab und erledigt alle erforderlichen Meldungen bei den deutschen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden.

Schritt 4
Du verwaltest die Arbeit. Der Mitarbeiter berichtet an dein Team, arbeitet an deinen Projekten und agiert innerhalb deiner Unternehmenskultur. Der EOR bleibt im Hintergrund und kümmert sich um die rechtliche und administrative Seite.

💡 Für StartUps ist dieses Modell besonders wertvoll. Es beseitigt die Notwendigkeit, Monate und erhebliches Kapital in die Gründung einer Geschäftseinheit, Rechtsberatung und lokale HR-Infrastruktur zu investieren. Du kannst deinen ersten deutschen Mitarbeiter innerhalb von Tagen einstellen, den Markt testen und von dort aus mit vollem rechtlichen Schutz skalieren.

Warum ist die Einstellung in Deutschland ohne einen EOR riskant?

Deutschland ist ein fantastischer Ort, um Fachkräfte einzustellen. Aber es ist auch einer der am stärksten regulierten Arbeitsmärkte der Welt. StartUps, die versuchen, Abkürzungen zu nehmen oder informell in Deutschland einzustellen, stehen oft vor ernsthaften rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.

Diese Hindernisse liegen dir im Weg:

Strenge Arbeitsgesetze und Arbeitnehmerschutz

Das deutsche Arbeitsrecht ist stark zugunsten des Arbeitnehmers ausgerichtet. Das Kündigungsschutzgesetz gilt für Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern und macht es extrem schwierig, jemanden ohne einen rechtlich gültigen Grund zu entlassen.

Selbst mit einem gültigen Grund können die Kündigungsfristen je nach Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters von vier Wochen bis zu mehreren Monaten reichen. Wenn du hier Fehler machst, kann das zu kostspieligen Kündigungsschutzklagen führen.

Obligatorische Sozialversicherungsbeiträge

In Deutschland sind sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer verpflichtet, zu einer Reihe von gesetzlichen Sozialversicherungsprogrammen beizutragen. Diese umfassen Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung und Unfallversicherung.

Als Arbeitgeber bist du dafür verantwortlich, diese Beiträge jeden Monat korrekt zu berechnen, einzubehalten und abzuführen. Fehler oder Verzögerungen können Strafen und Nachzahlungen auslösen, die sich schnell summieren.

Komplexe Gehaltsabrechnungs- und Steueranforderungen

Auch die Gehaltsabrechnung fällt alles andere als einfach aus! Die Einkommensteuer ist in Deutschland progressiv und hängt von der Steuerklasse des Mitarbeiters ab. Die Steuerklasse wird durch den Familienstand und die Anzahl der Kinder bestimmt wird. Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und verschiedene andere Abzüge können ebenfalls anfallen.

Eine fehlerhafte Gehaltsabrechnung, selbst wenn sie unbeabsichtigt ist, setzt dein StartUp dem Risiko von Prüfungen und Bußgeldern durch die deutschen Steuerbehörden aus. Das bringt dann viel Ärger mit sich.

Hohe Betriebsratsrechte

Sobald dein Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht, haben deutsche Arbeitnehmer das gesetzliche Recht, einen Betriebsrat zu gründen. Dieses Gremium bekommt erhebliche Mitbestimmungsrechte in Fragen wie Arbeitszeiten, Arbeitsplatzrichtlinien und sogar bestimmten Einstellungs- und Kündigungsentscheidungen.

Wenn du ein ausländisches StartUp leitest und mit dieser Struktur nicht vertraut bist, kannst du dich unwissentlich in Konflikt mit dem lokalen Arbeitsrecht begeben. Ein weiterer Punkt, der potentiell für viel Ärger sorgt.

Das Risiko der Scheinselbstständigkeit

Einige StartUps versuchen, die Komplexität des deutschen Arbeitsrechts zu umgehen, indem sie lieber freie Mitarbeiter – also Selbstständige, Einzelunternehmer und Freiberufler – statt als Angestellte beschäftigen. Dies ist ein riskanter Weg! Denn: Die deutschen Behörden nehmen die Scheinselbstständigkeit ernst.

Wenn eine Behörde feststellt, dass dein freier Mitarbeiter wie ein Angestellter fungiert, kann dein StartUp für rückständige Steuern, nicht bezahlte Sozialbeiträge und erhebliche Strafen haftbar gemacht werden. Das finanzielle Risiko kann erheblich sein.

Keine Rechtsperson bedeutet keine Rechtsstellung

Ohne eine registrierte Einheit in Deutschland hat dein StartUp keine Rechtsstellung, um dort Arbeitnehmer zu beschäftigen. Zahlungen an Arbeitnehmer ohne ordnungsgemäße Beschäftigungsstrukturen können von den deutschen Steuerbehörden markiert werden. Dies gefährdet nicht nur den Arbeitnehmer, sondern setzt auch dein Unternehmen einer behördlichen Prüfung in deinem Heimatland aus.

Fazit: Die Einstellung von Mitarbeitern in Deutschland ist immer rechtliches und finanzielles Risiko. Ein EOR beseitigt all diese Bedenken! Er stellt sicher, dass jede Einstellung von Anfang an in einem vollständig konformen Rahmen erfolgt.

EOR-Plattformen für StartUps, um Remote-Mitarbeiter in Deutschland einzustellen

Du willst ein Employer of Record-Modell realisieren? Dann benötigst du eine gute EOR-Software, mit der du alle Aufgaben effizient meistern kannst. Hier stellen wir dir fünf bekannte und gut bewertete Plattformen vor:

1. Remote People

Remote People bietet Employer-of-Record-Dienste auf Unternehmensebene. Diese wurden speziell für StartUps entwickelt, die global skalieren möchten, ohne den typischen Preis großer Unternehmensplattformen zu zahlen. Mit EOR-Preisen ab $199 pro Mitarbeiter und Monat verzichtet Remote People auf die überhöhten Kosten, die auf dem Markt häufig anzutreffen sind, ohne dabei Abstriche bei Compliance, Prüfungsbereitschaft oder Servicequalität zu machen.

Wenn du in Deutschland einstellst, übernimmt Remote People alles für dich: Von lokal konformen Arbeitsverträgen und der Gehaltsabrechnung bis hin zu Steueranmeldungen, gesetzlichen Leistungen und der Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts. All das läuft über eine intuitive Plattform, bei der es auch menschliche Ansprechpartner gibt.

Was Remote People zudem auszeichnet, ist sein ganzheitlicher Ansatz. Neben der Beschäftigung bietet die Plattform Recruiting-Dienstleistungen. So hilft die EOR-Plattform den StartUps dabei, die richtigen Kandidaten zu finden und auszuwählen.

2. Deel

Deel ist einer der bekanntesten Namen im globalen EOR-Bereich. Die Plattform hat sich einen starken Ruf für schnelles Onboarding und eine breite Länderabdeckung aufgebaut. Sie wurde 2019 gegründet, ist schnell gewachsen und bedient heute Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt, darunter viele über Venture Capital finanzierte StartUps.

Wenn du in Deutschland einstellst, bietet dir Deel lokal konforme Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung in Euro und die Verwaltung deutscher gesetzlicher Beiträge – einschließlich Krankenversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Die EOR-Plattform unterstützt auch Auftragnehmer-Zahlungen, was sie zu einer flexiblen Option für dich macht, wenn du mit einer Mischung aus Vollzeitmitarbeitern und Freelancern arbeitest.

Deels Benutzeroberfläche fällt übersichtlich aus. Der Onboarding-Prozess ist relativ schnell. Allerdings liegt die Preisgestaltung im Vergleich zu anderen Anbietern höher, was für ein Early-Stage-StartUp mit knappem Budget ein wichtiger Faktor sein kann. Einige Nutzer haben auch festgestellt, dass der Kundensupport bei wachsender Nutzerzahl weniger persönlich wirkt, da Anfragen zunächst über automatisierte Systeme geleitet werden, bevor sie einen menschlichen Ansprechpartner erreichen.

3. Remote

Remote ist eine gut finanzierte, globale Beschäftigungsplattform, die sich als compliance-orientierte Lösung etabliert hat. Das dahinterstehende Unternehmen wurde 2019 gegründet. Es hat stark in den Aufbau eigener Rechtspersonen in den Ländern investiert, in denen es tätig ist – einschließlich Deutschland –, anstatt sich auf Drittanbieter zu verlassen. Dieser Ansatz schafft eine solide Grundlage für lokale Compliance und genaue Gehaltsabrechnungen.

Wenn du in Deutschland einstellst, verwaltet Remote Arbeitsverträge, die mit dem deutschen Arbeitsrecht übereinstimmen. Die Plattform verarbeitet die monatliche Gehaltsabrechnung in Euro und administriert gesetzliche Leistungen, einschließlich Kranken-, Renten- und Pflegeversicherungsbeiträge. Die Plattform bietet auch eine IP-Schutzfunktion, die besonders für Tech-StartUps nützlich ist. Damit wird sichergestellt, dass geistiges Eigentum, das von deutschen Mitarbeitern geschaffen wurde, ordnungsgemäß dem Unternehmen zugewiesen wird.

Die Preispläne sind so strukturiert, dass sie für Unternehmen mit mehreren Einstellungen gut funktionieren. Sie können aber teuer erscheinen, wenn du nur einen oder zwei Mitarbeiter in einem neuen Markt einstellst. Einige Nutzer haben außerdem darauf hingewiesen, dass die Reaktionszeiten des Kundensupports inkonsistent sein können, insbesondere, wenn du kein Enterprise-Konto hast.

4. Rippling

Rippling ist eine Workforce-Management-Plattform, die weit über traditionelle EOR-Funktionen hinausgeht. Kein Wunder: Rippling wurde schon 2016 gegründet und hat sich über die Jahre einen Ruf als All-in-One-HR-, IT- und Finanzplattform aufgebaut. Sie vereint Mitarbeiterverwaltung, Geräteverwaltung, App-Bereitstellung und Gehaltsabrechnung unter einem Dach.

Rippling übernimmt bei Neueinstellungen in Deutschland die Erstellung lokal konformer Arbeitsverträge, die deutsche Gehaltsabrechnung und die Verwaltung gesetzlicher Leistungen für dich. Die vielseitige Plattform differenziert sich vor allem durch seine Automatisierungsfähigkeiten: So kann das Onboarding eines neuen deutschen Mitarbeiters eine Kette automatisierter Aktionen in deinem Tech-Stack auslösen – von der Bereitstellung eines Laptops bis zur Gewährung des Zugangs zu den richtigen Software-Tools. All das geschieht ohne manuelle Eingriffe deines HR- oder IT-Teams.

Das Preismodell ist modular aufgebaut, sodass die Kosten schnell steigen können, wenn du Funktionen hinzufügst. Rippling eignet sich deshalb besser für Unternehmen, die bereits über eine HR-Infrastruktur verfügen. Der volle Wert der Plattform wird nämlich erst realisiert, wenn sie über mehrere Geschäftsfunktionen hinweg integriert wird, statt als eigenständiges EOR-Tool zu dienen.

5. Oyster HR

Oyster HR ist eine Remote-Beschäftigungsplattform, die seit 2020 besteht. Sie wurde speziell für Remote-First-Unternehmen entwickelt. Sie hat daher eine große Fangemeinde unter StartUps und ScaleUps gewonnen.

Wie viele andere EOR-Plattformen bietet auch Oyster HR lokal konforme Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung in Euro und die Verwaltung deutscher gesetzlicher Leistungen, einschließlich Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungsbeiträge. Der Anbieter betreibt ein Portal, über das deine deutschen Mitarbeiter auf ihre Verträge, Gehaltsabrechnungen und Leistungsinformationen auf eine unkomplizierte und transparente Weise zugreifen können.

Oyster HR hat auch ein hilfreiches Kostenkalkulator-Tool in petto, mit dem du die Gesamtbeschäftigungskosten abschätzen kannst, bevor du dich für eine Einstellung entscheidest. Dies ist eine wirklich nützlich, wenn du mit einem knappen Budget arbeitest.

Die Einschränkungen der EOR-Plattform liegen in den Recruiting-Fähigkeiten und dem Support für komplexe oder nicht standardmäßige Beschäftigungsszenarien in Deutschland. Wenn die Einstellungsanforderungen deines StartUps unkompliziert sind, wirst du die Plattform als solide Lösung empfinden. Wenn du jedoch mit nuancierten Arbeitsrechtssituationen konfrontiert bist, benötigst du möglicherweise eine zusätzliche Rechtsberatung.

Fazit

Deine Firma hat ihren Sitz im Ausland, möchte aber deutsche Fachkräfte engagieren? Du hast Angst vor den zahlreichen Hürden in Deutschland? Ein Employer of Record beseitigt sehr viele Hindernisse. Er gibt deinem StartUp die Möglichkeit, vom ersten Tag an rechtskonform neue Mitarbeiter in Deutschland einzustellen, ohne eine Niederlassung zu gründen.

Alle hier vorgestellten EOR-Plattformen sind sehr gut dafür geeignet, dein Vorhaben umzusetzen. Allerdings solltest du auf die jeweiligen Besonderheiten sowie auf die Vorteile und Nachteile schauen. Erstelle dir daher eine Must-Have- und Nice-to-Have-Liste, bevor du dich entscheidest.

Bilder: Freepik AI/Magnific
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