30Vermeide das Chaos, verzettele dich nicht und habe einen gesunden Blick auf dein Unternehmen und deine Projekte: Mit einem Auftragsbuch gewinnst du Planungssicherheit für deine Projekte, für die Kapazitäten in deinem Unternehmen und für dich selbst. So gelingt dir die Umsetzung.
Definition: Was ist eigentlich ein Auftragsbuch?
Das Auftragsbuch ist ein zentrales Dokument im Projekt- und Auftragsmanagement, worin – wie es der Name besagt – alle Aufträge festgehalten werden.
Ein Auftragsbuch hilft dir, den Überblick über alle laufenden, geplanten und abgeschlossenen Projekte oder Aufträge zu behalten. Es lässt sich leicht mit Excel erstellen und verwalten.
Ein Excel-Auftragsbuch kann zum Beispiel so aussehen:
Vorteile: Warum solltest du ein Auftragsbuch führen?
✅ Zentraler Überblick:
Alle Aufträge sind in einem Dokument erfasst. So siehst du den Status, die Fristen und die Verantwortlichen auf einen schnellen Blick.
✅ Priorisierung
Du ordnest Projekte nach Dringlichkeit, Umfang oder Wert.
✅ Deadlines einhalten
Start- und Endtermine sind klar festgehalten, was deine Planung vereinfacht.
✅ Überlastung vermeiden
Du lernst einzuschätzen, wie viele Aufträge du stemmen kannst, ohne die Qualität zu gefährden.
✅ Budgetplanung
Du behälst geplante Budgets und tatsächliche Kosten im Auge.
✅ Rechnungen und Zahlungen
Ein Auftragsbuch hilft dir, Rechnungen rechtzeitig zu stellen und offene Zahlungen zu überwachen.
✅ Verantwortlichkeiten zuweisen
Du siehst sofort, wer für welche Aufgabe oder Phase zuständig ist – das vermeidet Missverständnisse.
✅ Externe Kommunikation
Auch bei Kunden sorgst du für Transparenz und steigerst das Vertrauen, wenn du den Überblick behältst, in welchem Stadium sich ein Projekt befindet und wann es abgeschlossen sein wird.
✅ Engpässe oder Leerlauf vermeiden
Das Auftragsbuch hilft dir, potenzielle Probleme rechtzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden.
✅ Erfolge und Probleme analysieren
Du lernst für zukünftige Projekte, indem du vergangene Projekte analysierst, Erfolge und Misserfolge bewertest und für zukünftige Planungen nutzt.
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Tipps: Auftragsbuch mit Excel erstellen
In dein Auftragsbuch gehören folgende Inhalte, die du je nach deinem Bedarf ergänzen oder reduzieren kannst. Lege dazu in Excel die passenden Spalten und Zeilen an, die diese Punkte abdecken:
👉 Auftragsnummer
Eindeutige Identifikationsnummer für jeden Auftrag.
👉 Kunde
Name des Kunden oder der Firma.
👉 Projektname
Titel oder Beschreibung des Projekts.
👉Startdatum
Geplanter oder tatsächlicher Starttermin des Projekts.
👉 Enddatum
Geplantes oder tatsächliches Enddatum.
👉 Status
Aktueller Status des Projekts (zum Beispiel: „Geplant“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“).
👉 Budget
Geplantes oder vereinbartes Budget für das Projekt.
👉 Ist-Kosten
Tatsächlich aufgelaufene Kosten im Vergleich zum Budget
👉 Projektmanager
Person, die das Projekt verantwortlich leitet.
👉 Team
Liste der Mitarbeiter oder Dienstleister, die am Projekt arbeiten.
👉 Priorität
Einstufung der Dringlichkeit oder Wichtigkeit des Projekts (beispielsweise „Hoch“, „Mittel“, „Niedrig“).
👉 Vertragstyp
Ob es sich um einen Festpreisvertrag, einen Vertrag auf Stundenbasis („nach Aufwand”) oder einen Vertrag nach Aufwand inkl. Fremdleistungen (“Time & Material“) handelt.
👉 Zahlungsstatus
Status der Zahlung, zum Beispiel „Offen“, „Bezahlt“ oder „Überfällig“
👉 Anmerkungen
Zusätzliche Informationen oder wichtige Notizen zum Auftrag.
Je mehr Aufträge du in deinem Auftragsbuch verwaltest, desto wichtiger wird es, dass du in Excel mit einer echten Tabelle arbeitest – so kannst du dir mit einem Klick anzeigen lassen, was dich interessiert. Zum Beispiel nur die offenen Aufträge oder nur die mit überfälligem Zahlungsstatus oder ähnliches.
In diesem Video wird dir Schritt für Schritt erklärt, wie du mit Excel eine Tabelle anlegen kannst, die dann eine gute Vorlage für dein Auftragsbuch darstellt:
Downloads: Kostenlose Auftragsbuch-Vorlagen (Excel)
Ein Auftragsbuch in Excel, Google Tabellen, LibreOffice Cals oder ähnlichen Programmen zu erstellen ist eigentlich nicht schwer. Einfacher geht es jedoch, wenn du eine Vorlage verwendest und diese an die eigenen Bedürfnisse anpasst.
Hier findest du zwei kostenlose Auftragsbuch-Vorlagen im Excel-Format zum Herunterladen:
Fazit
Ein Auftragsbuch ist weit mehr als nur eine einfache Liste von Projekten. Es es ist eine einfache Form von Projektmanagement-Tool. Damit bietet es dir Kontrolle, Planungssicherheit und Transparenz. Du kannst mit einem Auftragsbuch unter anderem Deadlines und Budgets besser einhalten, die Kommunikation mit deinen Kunden verbessern und Risiken rechtzeitig erkennen.
Kurz gesagt: Mit einem Auftragsbuch hast du alle Fäden in der Hand!
Bilder: Freepik