Die neue Pflicht zur E-Rechnung bringt viele Fragen mit sich. In dieser FAQ klären wir die wichtigsten Punkte, damit du bestens vorbereitet bist.
1. Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die digital erstellt, versendet und archiviert wird. Sie enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben und wird in einem speziellen, strukturierten elektronischen Format ausgestellt.
2. Was gilt nicht als E-Rechnung?
Nicht als E-Rechnung gelten PDF-Dateien, eingescannte Papierrechnungen oder Bilder von Rechnungen. Eine echte E-Rechnung muss ein maschinenlesbares Format haben, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
3. Welches Format muss die E-Rechnung haben?
Du hast jede E-Rechnungen in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung zu erstellen. Diese Formate gewährleisten, dass die Daten von Systemen leicht lesbar sind und automatisiert weiterverarbeitet werden können.
4. Für wen gilt die E-Rechnung-Pflicht?
Die E-Rechnung-Pflicht ist für alle Unternehmen im B2B, also im Geschäftskundenbereich, gültig. Dies betrifft sowohl große Firmen als auch kleinere Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen liefern.
5. Gilt die Pflicht für Selbstständige und StartUps?
Ja, auch Selbstständige und StartUps sind betroffen, wenn sie Geschäfte im B2B-Bereich tätigen. In diesen Fällen müssen sie ebenfalls E-Rechnungen ausstellen.
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6. Muss man E-Rechnungen auch bei Privatkunden verwenden?
Nein, für Privatkundengeschäfte (B2C) gilt die Pflicht zur E-Rechnung nicht. Hier können weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Rechnungen verwendet werden, sofern die Kunden zustimmen.
7. Gibt es auch Ausnahmen von der E-Rechnung-Pflicht?
Ja, es gibt Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise können weiterhin in Papierform oder als PDF übermittelt werden.
8. Ab wann muss man E-Rechnungen verwenden?
Die Pflicht zur E-Rechnung tritt ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Datum sollten alle Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch und in einem speziellen Format ausgestellt werden. Es gibt jedoch für gewisse Fälle sanfte Übergangsfristen bis 2028.
9. Welche Rolle spielt der Steuerberater bei der E-Rechnung?
Dein Steuerberater kann eine wichtige Rolle bei der Einführung von E-Rechnungen spielen. Er hilft beispielsweise dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu verstehen und einzuhalten sowie die Prozesse zur Erstellung und Archivierung von E-Rechnungen zu optimieren. Zudem kann der Steuerberater dich dabei unterstützen, dass die neuen digitalen Rechnungen korrekt verbucht werden.
10. Was sind die drei größten Vorteile der E-Rechnung?
- 📈 Effizienz: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler.
- 💰 Kosteneinsparungen: Wegfall von Druck- und Portokosten.
- 🔍 Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Archivierung.
11. Wie erstellt man eine E-Rechnung?
Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigst du eine geeignete Software, die das gewünschte Format unterstützt. Das Programm generiert die digitale Rechnung in einem strukturierten und elektronischen Format, das alle notwendigen Anforderungen erfüllt.
12. Was passiert, wenn man E-Rechnungen nicht nutzt?
Wenn du keine E-Rechnungen erstellst, obwohl du dazu verpflichtet bist, können Zahlungen verzögert oder sogar vollständig verweigert werden. Das führt unter Umständen zu Liquiditätsproblemen. Darüber hinaus riskierst du rechtliche Konsequenzen, da die Nichteinhaltung von Vorschriften zu empfindlichen Geldbußen führt.
13. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt werden?
Du benötigst eine Software, die das E-Rechnungsformat unterstützt. Zudem muss die Anwendung eine sichere Übermittlungsmethode anbieten.
14. Wie funktioniert der Versand von E-Rechnungen?
E-Rechnungen können per E-Mail, über spezielle Portale oder durch eine direkte Integration in deine Systeme verschickt werden. Wichtig ist, dass die Datenübertragung sicher und verschlüsselt erfolgt.
15. Welche Pflichtangaben müssen auf einer E-Rechnung stehen?
Eine E-Rechnung muss alle gesetzlichen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Steuernummer und detaillierte Angaben zu den gelieferten Waren oder Dienstleistungen enthalten.
16. Was sind typische Fehler bei der E-Rechnung-Erstellung?
Häufige Fehler sind unvollständige Pflichtangaben, falsche Formate oder fehlende digitale Signaturen. Diese können dazu führen, dass die E-Rechnung nicht akzeptiert wird.
17. Wie sicher ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungen sind durch digitale Signaturen und Verschlüsselung sehr sicher. Sie bieten daher einen hohen Schutz vor Manipulation und unbefugtem Zugriff.
18. Kann man E-Rechnungen auch international verwenden?
Ja, E-Rechnungen sind auch für den internationalen Geschäftsverkehr geeignet, solange der jeweilige ausländische Empfänger das Format akzeptiert. Das Gute ist: Viele Länder haben ähnliche Standards wie ZUGFeRD und XRechnung eingeführt.
19. Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Du musst die neuen elektronischen Rechnungen genauso lange behalten wie die Papierrechnungen, also mindestens zehn Jahre lang. Bei der Archivierung musst du darauf achten, dass deine E-Rechnungen über die Zeit unverändert und lesbar bleiben.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und bringt einige Vorteile mit sich. Egal, ob du die neue Pflicht zur E-Rechnung gut oder schlecht findest: Um sie kommst du nicht herum. Also setze dich am besten gleich damit auseinander und finde heraus, wie du allen Anforderungen am besten gerecht werden kannst.
Bilder: Freepik