Forderungsmanagement FAQ: Was kostet ein Inkassoverfahren? Lohnt sich dieser Schritt?

Wann solltest du ein Inkassounternehmen einschalten? Wie teuer ist ein Inkassoverfahren? Wer zahlt was? Hier bekommst du kompakte, verständliche Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Du hast es geschafft: Du hast ein Großprojekt gemeistert. Deine Leistung wurde vor einigen Monaten erledigt. Die Rechnung ist schon lange raus. Der vereinbarte Zahlungstermin – gerissen. Du hast schon mehrfach bei dem säumigen Kunden angerufen und ihm zig E-Mails geschrieben. Die Reaktion? Keine.

Du bist nun wütend. Einerseits, weil dich diese bescheidene Zahlungsmoral ärgert. Andererseits hast du laufende Kosten, die gedeckt werden müssen. Das wird von Woche zu Woche schwerer, weil sich dein Geschäftskonto leert. Du brauchst dringend das Geld von deinem Schuldner. Doch der zahlt einfach nicht, egal wie viele Mahnungen du herausschickst.

Was jetzt? Musst du jetzt die nächste Stufe des Forderungsmanagements betreten? Solltest du wirklich ein Inkassounternehmen einschalten? Ist das nicht sehr teuer? Was bringt dieser Schritt? Und wieviel kostet eigentlich ein Inkassoverfahren? Dir schwirren zahlreiche Fragen durch den Kopf.

Muss man vor dem Inkasso immer drei Mahnungen schicken?

Nein, drei Mahnungen sind keine gesetzliche Pflicht. Trotzdem sind ein paar nette Zahlungserinnerungen und eine eindeutige Mahnung sinnvoll. Denn damit dokumentierst du, dass der Schuldner in Verzug geraten ist.

Ab wann kann man ein Inkassounternehmen beauftragen?

Du solltest nicht monatelang warten. Sobald die Forderung fällig ist, der Schuldner im Verzug steht und deine Mahnungen keine Wirkung zeigen, solltest du dich an ein Inkassobüro wenden.

Zögerst du zu lange, kann es sein, dass dein Kunde in die Insolvenz rutscht oder dass du selbst in eine Unternehmenskrise schlitterst.

Wofür fallen Inkassokosten an?

Ein Inkassoverfahren startet meist außergerichtlich. Das Inkassounternehmen, das du beauftragst, prüft die Forderung, kontaktiert den Schuldner, setzt Zahlungsfristen und begleitet die Kommunikation bis zur Zahlung oder zur nächsten Eskalationsstufe. Genau für diese Tätigkeit entstehen Inkassokosten.

Was beeinflusst die Inkassoverfahren-Kosten?

🔷 Die Basis ist in vielen Fällen die sogenannte Geschäftsgebühr nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RDG).

🔷 Inkassodienstleister orientieren sich daran, weil §13e RDG die Erstattungsfähigkeit der Inkassokosten an die vergleichbare Anwaltsvergütung koppelt.

🔷 Ein Schuldner muss also nicht Fantasiegebühren ersetzen, sondern nur die Kosten im gesetzlichen Rahmen.

🔷 Ein Inkassoverfahren kostet nicht immer gleich viel. Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab.

🔷 Zu diesen Faktoren gehören vor allem der Forderungsbetrag, der Aufwand und der Stand des Verfahrens.

Du siehst, es gibt einige Positionen, welche die Kosten eines Inkassoverfahren beeinflussen. Vereinfacht kann man sagen: Je höher deine offene Forderung ist, desto höher kann auch die Inkassogebühr ausfallen. Das liegt daran, dass die Gebühr am Gegenstandswert hängt.

Aber: Neben der reinen Inkassogebühr können Auslagen anfallen. Zu diesen Auslagen gehören zum Beispiel das Porto für den Briefverkehr oder der Rechercheaufwand. Zusätzlich können Verzugszinsen entstehen, sobald dein Schuldner in Verzug ist.

Was kostet konkret ein Inkassoverfahren?

Das kommt, wie beschrieben, auf deinen Fall und die Begebenheiten an. Aber mit einem Onlinerechner kannst du die Höhe ziemlich gut ermitteln.

Ein Beispiel: Ein Kunde schuldet dir 2.500 Euro. Du ziehst den kompletten Inkassoprozess durch. Dann fallen laut einem Inkassokosten-Rechner Kosten in Höhe von zirka 275 Euro für die außergerichtliche Vertretung (maximale Schwellengebühr), rund 240 Euro für das Mahnverfahren und in etwa 140 Euro für den Vollstreckungsbescheid an. Unterm Strich belaufen sich die Inkassokosten somit auf über 650 Euro.

Wer trägt die ganzen Inkassokosten?

Grundsätzlich muss der Schuldner die Kosten für das Inkassoverfahren zahlen. Vorausgesetzt, er befindet sich im Zahlungsverzug und die Kosten sind angemessen. Streitet der Schuldner die Forderung an, kann es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzungen kommen.

Was passiert, wenn der Schuldner die Inkassokosten nicht zahlt?

Dann kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Wird ein Vollstreckungsbescheid erlassen, können die Kosten im Rahmen der Zwangsvollstreckung eingetrieben werden.

Das bedeutet, dass ein Gerichtsvollzieher die offenen Beträge direkt vom Konto des Schuldners oder durch Pfändung einzieht. Dies ist der letzte Schritt, um deine Forderung durchzusetzen.

Kann ein Inkassounternehmen auch bei kleinen Forderungen helfen?

Ja, grundsätzlich gibt es keine feste Untergrenze für Inkasso. Ab 100 Euro kann sich die Beauftragung bereits lohnen. Aber viele Inkassodienstleister nehmen oft keine Forderungen unter 200 bis 300 Euro an, da der Aufwand im Verhältnis zum Ertrag zu hoch ausfällt.

Wie lange dauert ein Inkassoverfahren?

Die außergerichtliche Phase ist in wenigen Wochen erledigt. Bei gerichtlichen Schritten kann es mehrere Monate dauern. Die Dauer hängt stark vom Verhalten deines säumigen Kunden ab: Reagiert er schnell, kann das Verfahren zügig abgeschlossen werden. Bei Widerstand oder gerichtlichen Schritten verlängert sich der Prozess deutlich.

Gibt es Unterschiede zwischen B2C- und B2B-Inkasso?

Bei privaten Endkunden gibt es teilweise andere Inkassokosten, zum Beispiel bei den Zinssätzen. „Macht das Inkassounternehmen Zinsforderungen geltend, muss es detaillierte Angaben zur Berechnung der Zinsen machen“, so Verbraucherzentrale.de. „Das heißt, es muss den Zinssatz und den Zeitraum, für den die Zinsen geltend gemacht werden, angeben.“

Darüber hinaus verfolgen die Inkassounternehmen teilweise andere Strategien. „Das Forderungsmanagement im B2B unterliegt besonderen Gesetzmäßigkeiten“, erklärt Germania. „Ein seriöser Inkassodienst geht B2B-Kunden individuell und branchenspezifisch an, um die Realisierungsquote für seine Gläuber zu maximieren“, so der Inkasso B2B-Spezialist weiter.

Fazit

Kommen wir zu den eingangs gestellten Fragen zurück: Was kostet ein Inkassoverfahren? Die Inkassokosten können unterschiedlich hoch ausfallen. Man kann also keine pauschale Aussage treffen.

Und lohnt sich dieser Schritt wirklich? Ja, ein Inkassoverfahren kann sich lohnen. Aber bitte prüfe vorher die Erfolgsaussichten! Bei Kleinstforderungen oder insolventen Schuldnern ist der Aufwand oft höher als der Nutzen.

Ein letzter Tipp: Neben den hier erläuterten Kosten solltest du auch noch deine Opportunitätskosten betrachten. Das heißt, bedenke die Energie, die du in dein Forderungsmanagement steckst! Denn es gilt die alte Formel: Zeit = Geld.

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