Mahnung Inkasso (Bild: Freepik)

Mahnung, Anwalt, Inkassobüro: Was kannst du tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

  • Letztes Update:4 Monaten 
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Wenn der Zahlungseingang ausbleibt: Was hilft bei einem übersäumigen Schuldner? So gehst du am besten schrittweise vor.

Wie du mit Mahnungen umgehen solltest

Dein Buchhaltungsprogramm zeigt dir: Hier ist ein Posten offen und der ist überfällig. Das Zahlungsziel wurde erreicht, das Geld vom Kunden ging aber noch nicht ein. Du kannst dich ärgern, das bringt dich aber nicht weiter. Du kannst abwarten, das bringt dich aber unter Umständen auch nicht voran, denn schließlich brauchst du das Geld.

Wer beim Mahnwesen zögerlich vorgeht, der spielt mit der Liquidität des eigenen Unternehmens. Du hast eine Leistung erbracht, das Geld steht dir zu und du brauchst es, um Lieferanten-Rechnungen, Büromiete und nicht zuletzt dein eigenes Gehalt daraus zu bezahlen. Deshalb ist es wichtig, beim Mahnwesen zeitnah zu reagieren und auf alle Fristen zu achten.

Wenn du dich an die folgenden Punkte hältst, kommst du (hoffentlich) schneller und einfacher an dein Geld.

Warten bis zum Zahlungsziel

Entweder du hast mit dem Kunden ein Zahlungsziel ausgehandelt oder es gelten die gesetzlichen Fristen. Hält sich dein Schuldner nicht daran, solltest du ihn zügig kontaktieren. Aber wirklich auch erst dann. Schon vor Erreichen des Zahlungsziels zu fragen, wo das Geld bleibt, wirkt, als seist du sehr knapp bei Kasse. Und diesen Eindruck willst du im beruflichen Umfeld nicht erzeugen.

Privatkunden und die Zahlungsziele

Während du bei Firmenkunden voraussetzen kannst, dass sie sich mit gesetzlichen Zahlungszielen auskennen, ist das bei Privatleuten nicht der Fall. Bei Rechnungen an Privatpersonen solltest du also unbedingt auch dann ein Zahlungsziel angeben, wenn du eigentlich von 30 Tagen ausgehst.

Freundliche Nachfrage

Ein Kunde, der sonst immer zügig zahlt, hat das Honorar nicht überwiesen. Hier kannst du vielleicht auf die Mahnung verzichten und einfach mal anrufen oder eine Mail schicken mit dem Hinweis darauf, dass das Geld noch nicht da ist. Vielleicht handelt es sich um ein Versehen, die Rechnung wurde vergessen oder verlegt. Das kann vorkommen. Oft ist die Angelegenheit damit schon erledigt und das Geld zügig auf deinem Konto.

Eine Zahlungserinnerung ist kein Muss

Wichtig zu wissen: Du musst keine Zahlungserinnerung schreiben. Du kannst sofort eine Mahnung schicken, wenn das Zahlungsziel überschritten wurde. Ob du zunächst nur freundlich erinnerst, liegt in deiner Entscheidung.

Nicht zu lange mit der Mahnung warten

Wer eine Mahnung schreibt, teilt dem Kunden darin mit, dass das Zahlungsziel überschritten ist und er sich im Zahlungsverzug befindet. Mit einer Mahnung setzt du aber noch einmal ein Zahlungsziel fest. Bis zu diesem Termin soll das Geld nun wirklich da sein. Stellt sich der Kunde als zahlungsunwillig heraus, folgen weitere Fristen und Mehraufwand für dich.

Je länger du mit der ersten Mahnstufe wartest, umso weiter schiebt sich das folgende Procedere zeitlich nach hinten. Und die Uhr tickt, denn die Verjährung beginnt mit der fertig erbrachten Leistung.

Erste, zweite, dritte Mahnung – das muss nicht sein

Es gibt Kunden, die sich darauf verlassen, dass erstmal ein paar Mahnungen kommen, bevor es ernst wird. Du kannst das Spiel mitspielen, musst es aber nicht. Wenn ein klar formuliertes, konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung stand, sollte dem Kunden klar sein, bis wann das Geld da sein muss.

Du bist nicht dazu verpflichtet mehrere Mahnungen zu schicken. Eine reicht. In dem Moment, wo du auf den Zahlungsverzug hinweist, kannst du direkt Mahngebühren ansetzen und auf die anfallenden Verzugszinsen hinweisen.

Wie hoch können die Mahngebühren sein?

Mahngebühren sollten angemessen sein. Die Frage ist: Was gilt als angemessen? Als angemessen gilt üblicherweise, dass die Mahngebühren von Mahnstufe zu Mahnstufe steigen. Ob du aber mit vier, fünf oder acht Euro oder einem anderen Betrag die Mahngebühren ansetzt, ist dir überlassen.

Was ist mit Verzugszinsen?

Von dem Tag an, an dem der Kunde im Zahlungsverzug ist, kannst du Verzugszinsen fordern. Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt wurde. Das gilt in der Regel 30 Tage nach Zugang der Rechnung.

Anders ist es zum Beispiel dann, wenn die in Rechnung gestellte Leistung noch nicht vollständig erbracht ist, oder wenn zwischen dir und deinem Kunden eine andere Vereinbarung zum Zahlungsziel getroffen wurde. Du kannst auch in deinen AGB ein Zahlungsziel von zum Beispiel 14 Tagen angeben und es entsprechend in deinen Rechnungen erwähnen.

Wichtig: Der Kunde muss wissen, woran er ist!

Mahngebühren oder Verzugszinsen?

Verstreicht dann das Zahlungsziel, gibt es mehrere Möglichkeiten, auf den fehlenden Geldeingang zu reagieren, zum Beispiel mit Mahngebühren und Verzugszinsen. Diese Mehrkosten sollen im Zahlungsverkehr für mehr Zuverlässigkeit sorgen. Je länger ein Kunde die Zahlung hinauszögert, umso teurer wird es für ihn.

Mahngebühren

Mahngebühren sollen den Mehraufwand für die Mahnung abdecken und angemessen sein. Bei Privatkunden ist ein kleiner, meist einstelliger Eurobetrag üblich. Firmenkunden und öffentliche Einrichtungen dürfen mit einer gesetzlichen Mahnpauschale von 40 Euro daran erinnert werden, dass pünktlich Zahlende günstiger davonkommen.

Verzugszinsen

Viele verzichten auf die Verzugszinsen, weil es kompliziert wirkt, sie tagesgenau zum Zahlungszeitpunkt zu erheben. Allerdings kommen über die Verzugszinsen bei besonders langem Zahlungsverzug oder hohen Rechnungen durchaus ansehnliche Beträge zusammen. Und: Der Zahlungsverzug schadet dir, weil dir die Liquidität fehlt, während du auf das Geld wartest.

Du solltest also durchaus in Erwägung ziehen, die Verzugszinsen zu verlangen und zwar zusätzlich zur Mahngebühr!

Wie berechnet man die Verzugszinsen?

Im Gegensatz zur Mahngebühr legst du die Verzugszinsen nicht selber fest. Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (§288 BGB) geregelt. Aktuell darfst du bei Privatkunden rund 4 Prozent, bei Geschäftskunden zirka 8 Prozent über dem Basiszinssatz als Verzugszinsen berechnen. Diesen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank, auf deren Seiten du auch alle früheren Basiszinssätze findest, denn die ändern sich regelmäßig.

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Alte Basiszinssätze können bei lange dauerndem Zahlungsverzug für dich relevant sein. Schließlich musst du tagesgenau berechnen, also brauchst du über den Verzugszeitraum hinweg unter Umständen mehrere Zinssätze.

Basiszinssatz und Verzugszinssatz addiert, ergeben die Verzugszinsen. Seit einiger Zeit sind die Basiszinssätze negativ. Solange das so bleibt, ist der Zinssatz, den dein Schuldner entrichten muss, kleiner als 5% oder 9%. Berechnet wird auf den Tag genau ab Beginn des Zahlungsverzugs.

Es gibt eine EU-Zahlungsverzugsrichtlinie, die auch in Deutschland umgesetzt wurde. Sie soll Zahlungsverzögerungen entgegengewirkt. Das bezieht sich aber auf Geschäfte zwischen Unternehmen oder Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Privatkunden betrifft es nicht. Die Zahlungsverzugsrichtlinie sieht höhere Mahnkosten vor: In Deutschland ist das die 40 Euro Mahnpauschale.

Wie kann man Schulden eintreiben?

Will er nicht zahlen? Kann er nicht zahlen? Ganz gleich, wie die Gründe dafür lauten: Ein Kunde hat nicht gezahlt und somit fehlt auf dem Geschäftskonto Geld, das eigentlich längst da sein sollte.

Wenn eine Mahnung korrekt geschrieben und verschickt sowie die darin gesetzte Frist verstrichen ist, kann der nächste Schritt eingeleitet werden. Wie der aussieht, hängt davon ab, …

    • um wieviel Geld es geht.
    • ob die Forderung strittig ist.
    • wieviel Geduld der Gläubiger noch mitbringen will.
    • wieviel Arbeit die Sache machen darf.
    • wie hoch das Risiko ist, dass dem Gläubiger weitere Kosten entstehen.

Weitere Mahnungen zu schicken, zögert die Entscheidung nur hinaus, was als nächstes zu tun ist. Wer schon viel zu lange auf Geld wartet, muss abwägen, was der passende nächste Schritt sein könnte. Zu den gegebenen Möglichkeiten gehören die folgenden drei.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren bewirkt, dass dem Schuldner vom Gericht eine amtliche Zahlungsaufforderung zugeht. Den Antrag dazu kann der Gläubiger selbst stellen. Ein Anwalt wird nicht benötigt. Das Antragsformular, das es online gibt, ist allerdings umfangreich und muss sorgfältig ausgefüllt und dem zuständigen Amtsgericht geschickt werden.

Beim Antrag auf das gerichtliche Mahnverfahren gehen auch die Verzugszinsen und Mahngebühren, die inzwischen ausstehen, mit in den angemahnten Betrag ein. Je nach Höhe der geschuldeten Summe fallen für das gerichtliche Mahnverfahren Gebühren an.

Ist der Antrag vollständig eingegangen, verschickt das Gericht eine Zahlungsaufforderung an den Schuldner. Darin sind auch alle Gebühren und die vom Gläubiger angegebenen Zusatzkosten enthalten. Zahlt der Kunde nun zügig, entstehen dem Gläubiger keine zusätzlichen Kosten.

Rührt sich der Zahlungsunwillige noch immer nicht, dann bekommt er im nächsten Schritt Besuch vom Gerichtsvollzieher. Widerspricht der Schuldner dagegen der Forderung, dann ist es Zeit einen Anwalt zu beauftragen.

Ablauf gerichtliches Mahnverfahren (Bild: IONOS)

Anwalt beauftragen, Klage einreichen lassen

Wer einen Anwalt damit beauftragt, sich um die ausstehende Forderung zu kümmern oder gar Klage gegen den Schuldner einzureichen, der geht natürlich zunächst ein Kostenrisiko ein. Nur wenn die Forderung am Ende durchgesetzt wird, übernimmt der Schuldner diese Kosten zusätzlich zur Rechnungssumme und allem Mehraufwand, den er verursacht hat.

Geht der Streit um die Rechnung vor Gericht, dann fallen auch wieder Gebühren an. Außerdem dauert es oft einige Zeit, bis ein Gerichtstermin angesetzt wird. Dieser Weg kann also recht lang sein und während dieser Zeit kostet es den Gläubiger zunächst zusätzlich Geld.

Das Gericht klärt, ob die Forderung berechtigt ist oder nicht und setzt gegebenenfalls durch, dass es dann endlich gezahlt wird.

Ein Inkassobüro beauftragen

Weniger beeindruckend als Post vom Anwalt, aber für viele säumige Zahler beeindruckend genug, ist Post vom Inkassobüro.

Das Inkassobüro nimmt seinen Kunden die Arbeit ab, die durch Mahnungen und Verhandlungen mit nicht Zahlenden anfallen. Ein Inkassobüro ist ein Dienstleistungsunternehmen, dass im Grunde all die Schritte geht, die auch der Gläubiger selbst gehen könnte.

Dazu gehört es, Mahnungen zu verschicken, die gerichtlichen Schritte anzukündigen oder eben mit dem Schuldner zum Beispiel Ratenzahlung zu vereinbaren. Das Inkassobüro behält den Fall im Auge, bis er abgeschlossen ist.

Fazit

Wer einen Anwalt  oder ein Inkassobüro beauftragt schafft sich damit Freiräume, um an anderen Projekten zu arbeiten und neue zahlungswillige Kunden zu finden, statt sich selbst ständig mit der ausstehenden Forderung zu befassen. Ob und was sich lohnt, das hängt von der Höhe des fehlenden Geldbetrages ab.

So bitter das klingt: Bei kleinen Summen lohnt sich manchmal der zusätzliche Aufwand nicht. Denn zusätzlich investierte Zeit und Nerven, werden kaum angemessen ersetzt.

Bilder: Freepik

2 Kommentare

  1. Vielen Dank für diesen wertvollen Beitrag. Gläubiger stehen oft alleine da, wenn ein Kunde nicht zahlt. Sie wissen dann nicht, was sie tun sollen. Wichtig ist: Fordern Sie ihr Recht ein! Im Zweifel auch mit Hilfe eines professionellen Inkassounternehmens. Man muss sich seine Kunden erziehen. Schlechte Zahlungsmoral geht überhaupt gar nicht!

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