WhatsApp Business Tipps (Bild: Freepik)

WhatsApp-Tipps fürs Business: So holst du mehr aus dem beliebten Messenger heraus

  • Letztes Update:2 Wochen 
  • Lesezeit:6Minuten

Setzt du WhatsApp nicht nur privat, sondern auch im Business-Kontext ein? Wir geben dir ein paar nützliche Ratschläge, mit denen du mehr aus dem erfolgreichsten Messenger der Welt herausholst.

Hinweis: Unsere Tipps beziehen sich auf die Android-Version von WhatsApp und WhatsApp Business.

Tipp 1 | Sicherheit erhöhen

“Ab Werk” ist WhatsApp auf die schnellste und einfache Bedienung ausgelegt, wodurch manche Sicherheitsaspekte vernachlässigt werden. Wir raten dir: Mache den Messenger sicherer, besonders wenn du geschäftliche Dinge darüber austauschst!

Das geht so:

  • Tipp in der App rechts oben auf die drei vertikalen Punkte und dann auf “Einstellungen”.
  • Unter “Einstellungen” gehst du auf “Account”. Hier siehst du mehrere Menüpunkte, in denen du beispielsweise den Datenschutz optimieren kannst.

Achte dabei unter anderem auf diese Punkte:

  • Aktivierst du die Fingerabdruck-Sperre, werden die Chats nach einem Check deines Fingerabdrucks angezeigt – falls dein Smartphone-Modell das unterstützt.
  • Möchtest du deinen WhatsApp-Account absichern, empfiehlt sich die Option “Verifizierung in zwei Schritten”. Hier gibst du einen sechsstelligen PIN-Code und eine E-Mail-Adresse an. Von nun an ist dein Account sicherer, da du beispielsweise mindestens ein Mal pro Woche deine PIN eingeben musst.

Tipp 2 | Chats versenden

Möchtest du einen langen Chat-Verlauf in Ruhe am PC nachvollziehen? Oder eine kontroverse Konversation sichern? Kein Problem!

  • In den Einstellungen unter “Chats” gibt es ganz unten den Punkt “Chatverlauf”.
  • Hier hast du die Möglichkeit, alle Chats oder einzelne Unterhaltungen zu exportieren.
  • Das heißt: Wähle einen Chat aus und gib an, ob du nur die Textnachrichten oder auch alle Medien (beispielsweise die Bilder) sichern möchtest.
  • Suche ein Ziel aus, wohin der Chatverlauf exportiert werden soll. Du kannst ihn dir unter anderem als Mail zusenden lassen. In dieser Mail werden der Nachrichten-Austausch als Text-, alle Bilder als JPG- und die Videos als MP4-Datei angehängt.

Eine andere Möglichkeit, um einen einzelnen Chat zu exportieren, ist diese:

  • Begib dich in den entsprechenden Chat.
  • Tippe rechts oben auf die drei Punkte, dann auf “Mehr”.
  • In dem folgenden Menü siehst du dann die Funktion “Chat exportieren”.

Tipp 3 | Backups von Chats anlegen

  • Über den Menüpunkt “Chatverlauf” kannst du auch in einem Rutsch alle Chats archivieren, indem du sie dir per Mail zusenden lässt.
  • Eine weitere Option ist unter “Einstellungen” > “Chats” die Funktion “Chat-Backup”. Hierüber lassen sich alle WhatsApp-Inhalte im Cloud-Speicher Google Drive sichern.

Tipp 4 | Schneller in wichtige Chats gelangen

Gibt es ein paar Personen, mit denen du viel per WhatsApp kommunizierst? Dann beschleunige den Zugang zu den Chats, indem du diese auf deinem Smartphone-Startbildschirm (dem “Desktop”) als Shortcut hinterlegst.

  • Geh‘ in den betreffenden Chat und tippe auf die drei Punkte rechts oben.
  • Mit “Mehr” > “Verknüpfung hinzufügen” legst du ein Icon auf deinem Handy-Desktop ab.
  • Wenn du auf das Icon tippst, öffnet sich sofort WhatsApp mit dem entsprechenden Chat.

Tipp 5 | Benachrichtigungen reduzieren

Nervt es dich, dass du ständig von deinem Smartphone erinnert wirst, dass es neue WhatsApp-Nachrichten gibt? Dann deaktiviere die Benachrichtigungs-Funktion!

  • Tippe in den Einstellungen auf “Benachrichtigungen”.
  • Wähle hier aus, ob es Töne für eingehende Nachrichten geben und ob eine Popup-Nachricht im Bildschirm angezeigt werden soll.
  • Wichtig: Diese Einstellungen gelten global, also für alle Chats.

Willst du nur einzelne Chats einschränken, dann gehe folgendermaßen vor:

  • Öffne den entsprechenden Chatverlauf (beispielsweise eine Gruppe, in der viel geschrieben wird).
  • Unter “Benachrichtigungen stummschalten” im Einstellungsmenü definierst du, wie lange du deine Ruhe haben möchtest: für acht Stunden, für eine Woche oder für immer

Tipp 6 | Gleiche Nachrichten an viele Personen versenden

Sollen deine Geschäftskontakten per WhatsApp erfahren, dass du die kommenden Tagen nicht erreichbar bist? Oder möchtest du mehreren Journalisten verkündigen, dass dein neues Produkt gelauncht wurde? Für “Massennachrichten” werden gerne Gruppen eröffnet und die betroffenen Personen dazu eingeladen.

Doch wenn du gar keine Kommunikation zwischen den einzelnen Empfängern haben möchtest, solltest du die Broadcast-Funktion nutzen.

  • Im Startbildschirm von WhatsApp öffnest du das Menü und dann die Funktion “Neuer Broadcast”.
  • Du siehst nun deine Kontaktliste. Wähle die Personen aus, denen du gleichzeitig die gleiche Nachricht übermitteln möchtest.
  • Nachdem du mit dem grünen Häkchen deine Auswahl bestätigt hast, kannst du den ausgewählten Kontakten deine Nachricht – inklusive Bild und/oder Video – zukommen lassen.

Tipp 7 | WhatsApp als Notizbuch nutzen

Willst du dringend ein paar Sachen notieren, hast aber keine Notiz-App auf deinem Smartphone installiert? Dann verwende einfach WhatsApp, um deine Gedanken aus zu speichern! Das geht so:

  • Lege eine neue Gruppe an.
  • Wähle einen beliebigen Kontakt als Mitglied aus und gib der Gruppe einen Namen (zum Beispiel: “Notizen”)
  • Entferne sofort den einen Kontakt aus der Gruppe, indem du im Menü unter “Gruppeninfo” lange auf den Namen der Person tippst und dann “[Kontaktname] entfernen” auswählst.
  • Danach führst du quasi einen Chat mit dir selbst – ideal um Notizen fest zu halten. Dabei ist es dir auch möglich, Fotos und Sprachnachrichten abzulegen. Damit wird WhatsApp sogar zum Diktiergerät-Ersatz.

Tipp 8 | Standort mitteilen

Hast du vor, dich mit einem Geschäftskontakt spontan an einem Ort zu treffen? Dann übermittle ihm einfach deinen Standort!

  • Öffne den Chat mit dem Geschäftskontakt.
  • Im Chatfenster tippst du auf das Klammern-Symbol.
  • In dem Popup siehst du mehrere Möglichkeiten, eine nennt sich “Standort”.

Wichtig: Deine Standort-Daten kannst du logischerweise nur versenden, wenn du WhatsApp erlaubst, auf den Standort- bzw. die GPS-Daten deines Smartphones zuzugreifen.

Tipp 9 | Datenvolumen einsparen

Wenn du unterwegs viel über WhatsApp kommunizierst, kann das ziemlich dein Mobilfunk-Datenvolumen belasten. Reduziere deshalb unnötige Datenfresser, indem du in den Einstellungen unter “Speicher und Daten” ein paar Optimierungen vornimmst.

  • Aktiviere die Option “Weniger Daten für Anrufe verwenden”.
  • Darunter gibt es den Eintrag “Autom. Download von Medien”. Wähle. hier aus, dass Bilder und Videos nur heruntergeladen werden, wenn du dich in einem WLAN befindest.
  • Und: Unterbinde den Download von Medien beim Roaming. Ansonsten lädt WhatsApp in einem ausländischen Mobilfunknetz alle Daten herunter. Das kann für dich ziemlich teuer werden!
  • Eine weitere Möglichkeit, um deinen Datentarif zu schonen, ist die Verringerung der Foto-Upload-Qualität. Wählen hier “Daten sparen” aus.

Solltest du WhatsApp überhaupt im geschäftlichen Kontext nutzen?

Eher nein! Denn die Messenger-App verstößt in der privaten Fassung (das “normale” WhatsApp) wie auch in der geschäftlichen Variante (WhatsApp Business) noch immer gegen manche Punkte der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das ist besonders im Austausch mit Endkunden kritisch zu sehen.

Besser wäre es, du setzt einen externen Dienst wie Messenger People oder Chatwerk ein. Bei diesen Anbietern kommunizierst weiterhin per WhatsApp, aber über die sogenannte WhatsApp Business API, welche DSGVO-konform ausfällt.

Warum ist WhatsApp so attraktiv für Unternehmen?

  • Meta, so der neue Name des Facebook-Konzerns, hat rund drei Milliarden monatliche Nutzer über alle Apps hinweg. WhatsApp spielt dabei eine wichtige Säule.
  • 100 Milliarden Nachrichten werden weltweit pro Tag über WhatsApp versendet.
  • Über 80 Prozent der Deutschen nutzen WhatsApp, bei den 15- bis 25-Jährigen sind es sogar ca. 95 Prozent.

Bild: www.freepik.com

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