Du möchtest einen IT-Dienstleister engagieren, um dein Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen? Das ist eine großartige Idee. Aber es gibt ein paar Dinge, die du beachten solltest, bevor ihr eure Zusammenarbeit startet!
Halte alles Relevante in einem IT-Dienstleistungsvertrag fest
Es ist sehr wichtig, dass du genau weißt, welche vertraglichen Regelungen du mit einem IT-Dienstleister treffen musst. Warum? Nun, du willst doch sicherstellen, dass deine Daten und IT-Systeme effektiv geschützt sind, oder? Und natürlich willst du auch, dass dein IT-Dienstleister im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben und Branchenstandards arbeitet, richtig?
Was genau solltest du in einem Vertrag mit einem IT-Dienstleister regeln? Hier bekommst du eine Übersicht über die essentiellsten Punkte. Aber zuerst klären wir ein paar grundlegenden Dinge.
Was bedeutet IT-Dienstleistungsvertrag?
Ein IT-Dienstleistungsvertrag ist ein Vertrag, bei dem ein Dienstleister sich verpflichtet, bestimmte Dienstleistungen aus dem Bereich der Informationstechnologie (kurz: IT) für einen Auftraggeber zu erbringen. Die spezifischen zu erbringenden Dienstleistungen werden in der Regel in einer Leistungsbeschreibung aufgeführt und beschrieben.
Datenschutz muss sein
Der erste Punkt, den du mit deinem IT-Dienstleister genau klären musst, ist der Schutz der Unternehmensdaten. Es ist kein Geheimnis, dass Daten in der heutigen, digitalen Welt Gold wert sind. Deshalb hat der IT-Service alle notwendigen Maßnahmen zu treffen, um sich an den Datenschutz zu halten. Gehe dafür mit dem Anbieter die folgenden Aspekte durch.
Datenschutzrichtlinie
Erstens solltest du klären, ob der favorisierte IT-Dienstleister eine klare und umfassende Datenschutzrichtlinie hat. Diese muss alle Aspekte des Datenschutzes abdecken, einschließlich der Art und Weise, wie das externe Unternehmen die Daten sammelt, speichert, verwendet und schützt.
Der Dienstleister sollte auch einen Plan für den Fall der Fälle haben. Also: Was passiert, wenn es zu einem Datenleck kommt?
Datenschutzgesetze
Es ist eminent wichtig, dass der IT-Service sich verpflichtet, alle geltenden Datenschutzgesetze und Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Das bedeutet, dass der Dienstleister nicht nur die Gesetze deines Landes, sondern auch internationale Datenschutzgesetze beachten muss, wenn er mit Kunden oder Lieferanten in anderen Ländern zusammenarbeitet.
Sicherheitsaudits
Du solltest ebenso sicherstellen, dass dein IT-Dienstleister regelmäßige Sicherheitsaudits durchführt und die Ergebnisse mit dir teilt. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass der Partner immer auf dem neuesten Stand der Technik ist und alle notwendigen Maßnahmen ergreift, um deine Daten zu schützen.
IT-Security: Gemeinsam für mehr Sicherheit
Vergiss nicht, dass der Schutz deiner Daten eine gemeinsame Verantwortung ist. Das bedeutet, dass auch dein Unternehmen essentielle Maßnahmen ergreifen muss, um die Daten zu schützen.
Lass dich von deinem IT-Dienstleister dabei unterstützen, regelmäßige Backups deiner Daten anzulegen und deine Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Daten zu schulen. Arbeitet also gemeinsam daran, die IT-Sicherheit sukzessive zu verbessern. Haltet auch das schriftlich fest.
Regeln sind da, um eingehalten zu werden
Jetzt geht’s um Vorschriften. Ja, das klingt langweilig, ist aber super wichtig – denn dein IT-Dienstleister muss sie einhalten. Und das muss im Vertrag stehen. So bist du rechtlich auf der sicheren Seite.
Der Service Provider hat sich an die Datenschutzgesetze und an aktuelle IT-Sicherheitsrichtlinien zu halten. Auch Compliance-Regeln sind wichtig, denn sie verhindern Geldwäsche oder Korruption.
NDA: Dein Geheimnisschutz
Schon mal von NDA gehört? Das steht für „Non Disclosure Agreement“, was übersetzt ins Deutsche „Verschwiegenheitsvereinbarung“ heißt.
Ein NDA gilt ebenso als „must have“ und gehört in jeden ordentlichen Vertrag. Warum? Es schützt deine Geheimnisse, denn dein IT-Dienstleister darf nichts Wichtiges weitergeben. Was gilt als wichtig? Das müsst ihr klar definieren. Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner, Technik – alles kann vertraulich sein.
Was passiert, wenn jemand plaudert? Schadensersatz, Vertragsstrafen, rechtliche Schritte – Vieles ist möglich. Jede mögliche Konsequenz muss im Vertrag genau festgehalten werden. Doch denke auch daran: Manchmal muss dein IT-Dienstleister Infos weitergeben, zum Beispiel an Behörden.
Anzeige:
Verstöße sind kein Kavaliersdelikt
Was du wissen solltest: Verstöße können viele Gesichter haben. Ein Klassiker ist die Verletzung von Datenschutzbestimmungen. Ein weiterer, häufiger Verstoß stellt die Nichterfüllung von Service-Level-Agreements (SLAs) dar. Das sind Leistungsversprechen. Hält dein IT-Dienstleister sie nicht ein, kann das dein Business beschädigen.
Verstöße sind somit kein Kavaliersdelikt! Wann ein Verstoß eintritt, muss im IT-Dienstleistungsvertrag klar geregelt sein. So kannst du schnell und richtig reagieren. Und dein IT-Dienstleister ist verpflichtet, mit dir zusammen zu arbeiten, um den Schaden zu begrenzen.
Umfang: Was ist drin im Paket?
Was genau macht dein Service Provider? Worum kümmert er sich, worum nicht? Welche Leistungen erbringt er? Das alles muss im Vertrag drinstehen.
Vermeide Konflikte und Missverständnisse, indem du diese Punkt bei der Vertragsgestaltung im Detail beleuchtest:
Verfügbarkeit
Wann ist dein IT-Dienstleister für dein Unternehmen erreichbar? Wie schnell reagiert er per E-Mail oder telefonisch? Wie unterstützt er dein Unternehmen bei Notfällen oder Störungen? Kläre diese Fragen in den ersten Gesprächen mit dem Service Provider und halte die Ergebnisse im Vertrag fest.
Fähigkeiten
Bei welchen Systemen und Anwendungen unterstützt dich der IT-Dienstleister? In welchen Fachgebieten hat er keine Expertise? Merke: Nicht jeder Service Provider kann alles! Stell sicher, dass er die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen hat, die du für dein Unternehmen benötigst.
Exit-Strategie
Was passiert, wenn du den Vertrag kündigst? Wie bekommst du deine Daten zurück? Wie läuft der Übergang zu einem neuen IT-Dienstleister ab? Ein guter Vertrag macht die Zusammenarbeit und auch die Aufkündigung möglichst einfach.
Nutzungsbedingungen: die Spielregeln
Wer darf was nutzen? Was ist verboten? Je genauer du die Nutzungsregeln festhältst, desto besser. Hier ein paar Erläuterungen dazu:
Transparenz
Die Nutzungsbedingungen sind ein Teil der IT-Sicherheit. Sie schützen deine Systeme und Daten vor Missbrauch. Und sie sorgen für Transparenz. Jeder weiß, was erlaubt ist und was nicht. So entsteht Vertrauen zwischen Nutzern und Betreibern.
Fallstricke
Achtung, es gibt Fallstricke! Die Nutzungsbedingungen müssen rechtlich einwandfrei und verständlich sein. Verwende beim Aufsetzen des IT-Dienstleistungsvertrages kein Juristendeutsch, sondern klare Worte. So vermeidest du Missverständnisse und Unsicherheiten.
Aktualisierungen
Nutzungsbedingungen dürfe nie in Stein gemeißelt sein. Sie müssen mit der Zeit gehen, denn Technologien und Gesetze ändern sich. Also, plane regelmäßige Überarbeitungen ein. Vergiss außerdem nicht, alle Nutzer über Änderungen zu informieren.
Was bei der Gestaltung von IT-Dienstleistungsverträgen noch alles wichtig ist
Bist du bereit, mit deinem IT-Dienstleister zu verhandeln? Gut. Aber nimm dir genügend Zeit für die Gestaltung des Vertrages. Prüfe ihn genau. Schlag Änderungen oder Ergänzungen vor, wenn du denkst, dass etwas fehlt. Es ist dein Vertrag, also stelle sicher, dass er deinen Bedürfnissen entspricht.
Zudem musst du dich über die angebotenen Dienstleistungen und Preise genau informieren. Du solltest ein klares Bild von den Kosten haben, bevor du dich auf etwas festlegst. Ist dir etwas unklar? Dann frage nach. Verhandle, wenn dir die Preise zu hoch erscheinen.
Und: Missverständnisse können zu Problemen führen. Also versuche, sie von Anfang an zu vermeiden, indem du immer klar und offen in deiner Kommunikation bist.
Anzeige:
Was muss alles in einem IT-Dienstleistungsvertrag drinstehen?
Der Vertrag sollte verschiedene Elemente enthalten, um Klarheit zu schaffen und möglichen Streitigkeiten vorzubeugen. Dazu gehören zum Beispiel diese:
Vertragsparteien
Die Vertragsparteien müssen klar definiert sein, inklusive Name, Anschrift und gegebenenfalls weiterer Kontaktdaten.
Art und Umfang der Dienstleistung
Eine detaillierte Beschreibung der zu erbringenden IT-Dienstleistungen.
Ort der Dienstleistung
Wo die Dienstleistung erbracht wird, beispielsweise vor Ort, per Remote und so weiter.
Vergütung
Detaillierte Informationen über den Preis, Zahlungsbedingungen und mögliche zusätzliche Kosten.
Dauer
Halte das Start- und Enddatum des Vertrages sowie eventuelle Bedingungen für Verlängerungen fest.
Haftung
Regelungen zur Haftung bei Schäden oder Nichterfüllung der vereinbarten Dienstleistungen sind wichtig.
Kündigungsbedingungen
Wann und wie kann der Vertrag von beiden Parteien gekündigt werden?
Sonstige Vereinbarungen
Das sind andere spezifische Vereinbarungen, die für den jeweiligen Vertrag relevant sind, beispielsweise Datenschutzbestimmungen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Es ist wichtig zu beachten, dass sich ein IT-Dienstleistungsvertrag in erster Linie auf die Erbringung der vereinbarten Dienstleistung konzentriert und nicht auf ein bestimmtes Ergebnis – wie es bei einem Werkvertrag der Fall ist.
Dienstleistungsvertrag in der IT: Kostenloses Muster
Das Aufsetzen eines IT-Service-Vertrags kann sehr zeitaufwändig sein. Deshalb ist es ratsam, sich an einem Muster oder Template zu orientieren. Hier ist eine Gratis-Vorlage für einen Dienstleistungsvertrag im IT-Bereich:
Fazit
Ein IT-Dienstleistervertrag ist ein wichtiger Schritt, um deine IT-Systeme und Daten zu schützen. Aber er kann nur dann seinen Zweck erfüllen, wenn er sorgfältig ausgehandelt und klar formuliert wurde. Aber sei dir im Klaren: Der Vertrag stellt nur den Anfang dar. Ein guter Vertrag mag wichtig sein, aber eine gute Partnerschaft gilt als noch wichtiger.
Wenn du einen verlässlichen IT-Dienstleister suchst, der dich bei all den genannten Punkten unterstützt, dann schau doch mal bei Xpron Systems GmbH vorbei. Xpron hat die Expertise, deine IT-Systeme und Daten sicher und effizient zu verwalten. Zögere nicht und nimm noch heute Kontakt auf! Das Team freut sich darauf, mit dir zusammenzuarbeiten und deine IT auf das nächste Level zu bringen!
Hinweis: Bei diesem Ratgeber handelt es sich um einen bezahlten Beitrag, auch Sponsored Post genannt.
Bilder: Freepik
Vielen Dank für diesen Artikel zum Errichten von IT Verträgen. Gut zu wissen, dass der Datenschutz unbedingt im Vertrag geregelt sein sollte. Ich werde mich zum Aufsetzen eines solchen Vertrags rechtlich näher beraten lassen.
Vielen Dank für diesen Artikel zu IT-Services. Der Punkt mit dem Datenschutz ist einfach wichtig. Das an eine Firma zu geben ist notwendig und auch sensibel.