Die beste Zeiterfassungssoftware für 2027: Fünf Lösungen für wachsende Firmen im Vergleich

Du möchtest in deinem Unternehmen ein professionelles Tool zur gesetzeskonformen Zeiterfassung einführen? Dann schau dir diese Programme an!

Mehrere Standorte, mehrere Formate

Letzter Freitag im Monat, kurz vor Feierabend. In deinem Postfach landen Stundenzettel aus Hamburg, PDFs aus Wien und eine XLS-Datei aus Zürich. Die Lohnbuchhaltung wartet auf deine Zahlen, der Betriebsrat fragt nach der Überstundenregelung und eines Tages vielleicht die Schweizer Aufsichtsbehörde nach den Belegen.

Was für ein Wahnsinn! Die Zeiten, in denen Arbeitszeiten uneinheitlich erfasst und verarbeitet wurden, müssen der Vergangenheit angehören. Das gilt insbesondere, wenn in deiner Organisation verschiedene Arbeitsmodelle gelebt werden, die sich nur schwer mit Arbeitszeit-Vorlagen und Tools aus der digitalen Steinzeit abbilden lassen.

Was es braucht, ist eine moderne Zeiterfassungssoftware, die dein Unternehmen effektiv durch das Jahr 2027 und alle folgenden Jahre bringt.

Was eine gute Zeiterfassungssoftware 2027 können muss

Es gibt nicht das eine beste Tool zur Arbeitszeiterfassung. Denn jedes Unternehmen ist anders. Ein junges StartUp mit wenigen Mitarbeitern hat beispielsweise andere Anforderungen als ein Konzern mit Standorten in verschiedenen Ländern.

Es gibt jedoch einige allgemein gültige Kriterien, die du bei der Auswahl der passenden Zeiterfassungssoftware im Blick haben solltest. Dazu gehören folgende Aspekte:

Das Tool muss zum Arbeitsalltag passen

Deine Leute arbeiten beispielsweise im Büro, im Homeoffice, auf der Baustelle und im Außendienst. Ein professionelles Arbeitszeit-Erfassungssystem bietet dafür passende Wege an: Terminals am Eingang, Apps für unterwegs, Browser-Eingaben für Notebooks oder stationäre Computer.

Achte zudem auf die Funktion „Offline-Buchen“, denn nicht jeder Arbeitsort hat eine Internetverbindung. Erkundige dich zusätzlich nach Features wie eine Leistungs- und Projektzeiterfassung, falls bei euch Arbeitszeiten für Kunden abgerechnet werden.

Rechtssicherheit im DACH-Raum

Jedes Land hat andere Bestimmungen, wie eine Zeiterfassung heutzutage zu erfolgen hat. Hier ein paar Beispiele, welche die Besonderheiten verdeutlichen:

💡 In der Schweiz verlangen Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie Pausen ab 30 Minuten ersichtlich bleiben. So erklärt es das SECO (Staatssekretariat für Wirtschaft). Ausnahmen über Art. 73a und 73b ArGV 1 gelten nur unter klar definierten Bedingungen.

💡 In Deutschland fordert der EuGH (Europäischer Gerichtshof) seit dem 14. Mai 2019 ein objektives, verlässliches und zugängliches System. Das BAG (Bundesarbeitsgericht) verpflichtete Arbeitgeber am 13. September 2022 zur Einführung eines Systems für Beginn, Ende und Überstunden. Grundlage bleibt das deutsche Arbeitsschutzgesetz.

💡 In Österreich besteht § 26 AZG (Arbeitszeitgesetz) auf genaue Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden (§ 26 AZG). Bei vereinbarter Gleitzeit führt die Beschäftigte die Aufzeichnungen selbst, der Arbeitgeber lässt sie sich nach Ende der Gleitzeitperiode aushändigen und kontrolliert sie. Wird per Zeiterfassungssystem gearbeitet, bekommen Beschäftigte auf Verlangen eine Abschrift ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen.

Schnittstellen zu Lohn und HR

Eine Zeiterfassung bringt wenig, wenn deine Lohnbuchhaltung alles nochmals eintippen muss. Gute Systeme übergeben Stunden, Zuschläge und Salden automatisch an die Lohnsoftware und die Abwesenheiten ans Personalmanagement-System.

Kläre daher vor dem Kauf der Zeiterfassungssoftware, welche Lohnlösung bei dir läuft und welche Schnittstellen der Anbieter offiziell unterstützt. Teste alles mit einer Demoversion oder einer technischen Probephase. Das Ziel sollte es sein, manuelle Tätigkeiten so weit wie möglich zu reduzieren. Das spart Zeit und deinem Unternehmen viel Geld!

Skalierbarkeit für Standorte, Sprachen und Feiertage

Wächst dein Unternehmen, muss die Zeiterfassung quasi mitwachsen. Die Anwendung sollte daher mehrere Standorte zentral verwalten, die unterschiedlichen Feiertage für Bundesländer oder Kantonen kennen und Berichte pro Betriebsebene ziehen.

Wenn deine Firma im DACH-Raum, in Europa oder gar weltweit agiert, muss die Zeiterfassungssoftware mehrere Sprachen unterstützen. Dazu gehören mindestens Deutsch, Englisch und Französisch. Mehr wären besser, besonders wenn du ausländische Angestellte beschäftigst.

Fünf Zeiterfassungssoftware-Lösungen im Detail

Wenn du eine schnelle Internet-Recherche startest, stellst du schnell fest: Es gibt eine sehr große Auswahl an Tools zur Arbeitszeiterfassung. Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir fünf Lösungen herausgesucht, die anhand der beschriebenen Funktionen sehr vielversprechend klingen.

Bei der Auswahl war es uns wichtig, dass essentielle Features erfüllt werden. Dazu gehören unter anderem eine mobile Zeiterfassung, Schnittstellen zu HR-Systemen sowie die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – unter anderem in der Schweiz.

Hinweis: Die folgende Übersicht ist alphabetisch sortiert und beinhaltet keine Bewertung!

Abacus Zeiterfassung

Die Abacus Zeiterfassung kommt von der Abacus Research AG mit Sitz in Wittenbach SG. Deine Mitarbeiter können damit Ihre Zeiterfassung vielseitig erfassen, unter anderem „stempeln“ sie mobil mit der Smartphone-App AbaClik, an der Stempeluhr AbaClock oder im Browserportal MyAbacus. Alle Eingabewege greifen auf dieselben Daten zu. Dank vollständiger Integration ins Abacus-ERP lassen sich Löhne und Zuschläge direkt über die Abacus-Lohnbuchhaltung auszahlen.

Die Software aus der Schweiz erfasst und berechnet Arbeitszeiten GAV- und gesetzeskonform, zieht Pausen nach individuellen Regeln automatisch ab und regelt die Zuschläge für Nacht-, Feiertags- und Wochenendarbeit. Personaleinsatzplanung, Schichtpläne und individuelle Arbeitszeitmodelle gehören dazu. Freigaben für Zeiten und Absenzen laufen über Workflows.

Clockodo

Clockodo ist eine deutsche Cloud-Lösung fürs Managen von Arbeitszeiten. Erfasst wird im Browser oder mit der Mobile-App. Arbeitszeitkonten, Urlaube und Krankheitstage verwaltet das Tool genauso wie Projektzeiten mit anpassbaren Berichten. Über APIs wandern die Zeitdaten anschließend in deine anderen Systeme.

Rollenbasierte Zugriffe, anpassbare Berichte und das Abwesenheitsmanagement mit Urlaubsanträgen runden das Clockodo-Paket ab. Zudem gibt es eine 14-tägige Testphase. So eignet sich die Zeiterfassungssoftware für Teams, die schnell loslegen wollen.

Kelio

Bei dieser Zeiterfassungsoftware laufen die Buchungen per Stempeluhr, am PC oder per Smartphone. Die Lösung eignet sich somit für Angestellte, die fest im Betrieb arbeiten, gelegentlich oder dauerhaft Telearbeit machen sowie Außendienst-Mitarbeiter. Denn die Cloud-Software steht quasi rund um die Uhr und überall bereit.

Überstunden, Sonntags-, Feiertags- und Prämienzuschläge rechnet das System automatisch ab. Bei Verspätungen, nicht eingehaltenen Pausen oder Überschreitungen der gesetzlichen Arbeitszeit warnt das Kelio-System in Echtzeit. Und: Die Lohnabrechnungsposten wandern ohne erneute Eingabe in die Lohnabrechnung, da es Schnittstellen zu über 160 kompatible Tools gibt.

Personio

Personio versteht sich als HR-Plattform für wachsende Unternehmen. Daher verknüpft die Lösung die Zeiterfassung direkt mit deinen HR-Prozessen. Deine Mitarbeiter erfassen hierzu ihre Zeiten am Desktop-PC, per Mobile-App oder über eine Entrance App. Feste und flexible Arbeitszeitmodelle, projektbezogene Zeiten und standortgebundene Buchungen gehören zum Funktionsumfang dazu. Automatisierte Compliance-Prüfungen helfen laut Hersteller, Arbeitsgesetze einzuhalten.

Überstunden errechnet die Personio-Software automatisch. Sie bietet sie als Ausgleich oder Vergütung an. Freigabe-Workflows springen an, sobald Zeiteinträge gegen deine Richtlinien verstoßen. Und die Anwesenheitsdaten fließen nahtlos in die Lohnbuchhaltung. Ein API-Zugriff verbindet die Software mit diversen externen Systemen.

TimeTac

TimeTac stammt aus Graz und vereint Arbeitszeit-, Projektzeit- und Abwesenheitsverwaltung auf einer ISO-27001-zertifizierten Plattform mit Serverstandort in der EU. Laut der eigenen Website erfüllt TimeTac die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung im DACH-Raum.

Ihre Arbeitszeiten können deine Mitarbeiter per Mobile- oder Desktop-App verbuchen. Es gibt auch Terminals, die fälschungssicher mit Fingerabdruck oder Chip die Anwesenheiten festhalten. Abwesenheiten laufen über Freigabe-Workflows. Interessant: Seit 2025 gehört der Grazer Nachbar Timeular mit seinem Projekttool EARLY zu TimeTac, dessen automatische Zeiterfassung jetzt in der Plattform steckt. 

FAQ: Wichtige Fragen zum Thema „Zeiterfassungssoftware“

Du hast noch offene Punkte? Hier kommen die Antworten auf die Fragen, die häufig gestellt werden.

❓ Was kostet eine professionelle Zeiterfassungssoftware?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Die meisten Anbieter rechnen pro Mitarbeiter und Monat ab, dazu kommen gelegentlich einmalige Beträge für Einführung, Terminals und Schulungen. Der Preis steigt mit jedem Modul, etwa für Zutrittskontrolle oder Projektzeiten.

❓ Wie lange dauert die Einführung des Tools?
In einem kleineren Betrieb dürfte die Einrichtung innerhalb weniger Tage gelingen. Hat dein Unternehmen jedoch mehrere Standorte, viele Angestellte oder zahlreiche Tools mit Schnittstellen, dauert die Implementierung oft einige Wochen bis Monate. Zudem musst du genügend Zeit für die Schulung aller Nutzer einplanen.

❓ Muss die Zeiterfassung in der Cloud laufen?
Nein, auf dem Markt sind auch On-Premise-Modelle und hybride Varianten erhältlich. Welche Lösung du wählst, ist deine Entscheidung. Beachte hierbei die jeweiligen Vor- und Nachteile. Eine Cloud-Software punktet beispielsweise mit einem schnellen Start und automatischen Updates, während On-Premise-Systeme maximale Datenkontrolle bieten.

❓ Was gilt für Terminals mit Fingerabdruck?
Fingerabdrücke zählen zu den besonders schützenswerten biometrischen Merkmalen. Kläre deshalb vor dem Einsatz die Zulässigkeit mit deinem Datenschutzverantwortlichen. In Deutschland und Österreich solltest du außerdem – falls vorhanden – mit dem Betriebsrat sprechen. Prüfe außerdem Alternativen wie RFID-Badges oder QR-Codes.

❓ Was passiert mit den alten Zeitdaten bei einem Toolwechsel?
Kläre, ob und wie sich Daten von der alten Zeiterfassungssoftware in die neue Lösung importieren lassen. Nutze den Wechsel gerne, um veraltete Konten und doppelte Profile zu löschen. Prüfe zusätzlich den Export in einem offenen Format, um den nächsten Wechsel zu erleichtern.

❓ Wie lange muss man die Zeitdaten aufbewahren?
In der Schweiz bleiben Arbeitszeitbelege fünf Jahre aufbewahrungspflichtig. In Deutschland und Österreich richten sich die Fristen nach dem Steuer-, Sozial- und Arbeitsrecht. Deine Software muss auf jeden Fall die Fristen für Zugriff und Archivierung sauber abdecken, auch nach Vertragsende.

Fazit

Was ist die beste Zeiterfassungssoftware für 2027? Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort. Nur dein Anforderungskatalog kann dir sagen, welche Lösung die passende ist. Bedenke dabei die Anzahl der Standorte, die Vielfalt der Arbeitsmodelle, Sprachen und Schnittstellen – dann schrumpft die Auswahl wahrscheinlich schnell auf zwei bis drei Kandidaten zusammen.

Bilder: Freepik/Magnific