Arbeitszeiterfassung -Vorlage (Bild: Freepik)

Arbeitszeiterfassung: Wichtige Infos und kostenlose Vorlagen zum Herunterladen [Excel + Word]

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Hier klären wir alle relevanten Fragen zum Thema „Arbeitszeiterfassung“ und haben gratis Stundenzettel-Muster in petto.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung so wichtig?

Arbeitszeiterfassung ist nicht nur wichtig, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer gerecht entlohnt werden. Sie hilft Unternehmen auch, Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Dazu gehört auch der Schutz von Mitarbeitern, zum Beispiel durch die Abrechnung von Überstunden und die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Darüber hinaus ermöglicht die Zeiterfassung den Beschäftigten, einen Überblick über ihre Arbeitszeiten zu behalten und ihre Work-Life-Balance zu steuern.

Ist die Zeiterfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?

Ja! In Deutschland gibt es gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, die sich vor allem im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) finden. Hier die wichtigsten Punkte:

Allgemeine Regelung

Nach dem Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmer werktags nicht länger als acht Stunden arbeiten. Die Arbeitszeit kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.

Dokumentationspflicht

Arbeitgeber sind insbesondere verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit zu dokumentieren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Das bedeutet, dass Überstunden erfasst werden müssen.

Sonderregelungen

Für bestimmte Beschäftigtengruppen gelten besondere Dokumentationspflichten, zum Beispiel für Minijobber. Hier muss die gesamte Arbeitszeit erfasst werden.

EuGH-Urteil

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 hat das Thema Arbeitszeiterfassung in Deutschland erneut in den Fokus gerückt. Der EuGH entschied, dass die EU-Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Branchenspezifische Regelungen

Je nach Branche und Art des Arbeitsverhältnisses können zusätzliche Regelungen gelten, zum Beispiel durch Tarifverträge.

Ist es legal, Arbeitszeiten in Word oder Excel zu erfassen?

Natürlich, solange die erfassten Daten korrekt und nachvollziehbar sind, kannst du Word, Excel oder jedes andere Tool verwenden. Wichtig ist nur, dass die Dokumentation den gesetzlichen Anforderungen entspricht und regelmäßig gesichert wird.

Arbeitszeiterfassung: Kostenlose Vorlagen als Download

> Download: Einfache Arbeitszeiterfassung-Vorlage (Excel)

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Kann man die Arbeitszeiterfassung auch per App erledigen?

Auf jeden Fall! Es gibt viele Apps und Softwarelösungen, die genau für diesen Zweck entwickelt wurden. Die digitalen Stempeluhren sind oft benutzerfreundlich und ermöglichen eine schnelle und effiziente Arbeitszeiterfassung. Achte aber darauf, dass deine gewählte Lösung den gesetzlichen Vorgaben und auch den Datenschutzanforderungen entspricht und alle notwendigen Daten erfasst.

Apps zur Arbeitszeiterfassung bieten dir viele Vorteile:

  • Viele Apps sind sowohl für Smartphones als auch für Tablets verfügbar, sodass du deine Arbeitszeit überall und jederzeit erfassen kannst.
  • Einige Apps bieten Funktionen wie Geofencing, sodass deine Arbeitszeit automatisch erfasst wird, sobald du einen bestimmten Ort betrittst oder verlässt.
  • Über Dashboards und Berichtsfunktionen kannst du dir leicht einen Überblick über deine Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden verschaffen.
  • Viele Apps können mit anderen Tools und Softwarelösungen integriert werden, zum Beispiel mit Rechnungsprogrammen oder Projektmanagement-Tools.

Arbeitszeiterfassung per App (Bild: Freepik)

Sind Stechuhren noch angesagt?

Der Begriff „Stechuhr“ klingt antiquiert. Doch Systeme zur Zeiterfassung sind weiterhin gefragt, nur sind sie in der Regel digital. Manche ausgeklügelten „Maschinen zur Mitarbeiterarbeitszeiterfassung“ haben sogar einen Fingerabdruck-Sensor und sind mit Apps verknüpft – so wie beim NGTeco-System.

> NGTeco Zeiterfassungssystem mit Fingerabdruck-Sensor: Mehr Infos*

Wie genau muss die Zeiterfassung sein?

Die Arbeitszeiterfassung muss so genau sein, dass sie Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie der Pausen korrekt dokumentiert. Das heißt, es sollten genaue Zeiten und nicht nur ungefähre Angaben gemacht werden.

Hier ein paar Tipps, was du auf deinem (digitalen) „Stundenzettel“ dokumentieren solltest:

  • Arbeitsbeginn: Notiere die genaue Uhrzeit, zu der du deine Arbeit aufnimmst.
  • Pausen: Dokumentiere jede Pause, die du im Laufe des Tages machst. Notiere jeweils Beginn und Ende.
  • Arbeitsende: Notiere die genaue Uhrzeit, zu der du deine Arbeit beendest.
  • Überstunden: Falls zutreffend, markiere und dokumentiere alle Überstunden.
  • Zusätzliche Notizen: Jede Besonderheit sollte ebenfalls niedergeschrieben werden.

Was passiert, wenn man seine Arbeitszeit nicht aufschreibt?

Die Nichterfassung der Arbeitszeit kann sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber Nachteile haben. Angestellte erhalten möglicherweise keine Vergütung für geleistete Überstunden, Arbeitgeber verstoßen möglicherweise gegen gesetzliche Bestimmungen. Es liegt also im Interesse beider Parteien, die Arbeitszeit korrekt zu erfassen.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung mag auf den ersten Blick altmodisch erscheinen, ist aber ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Sie sorgt für Fairness, Transparenz und Gesetzeskonformität. Ob App, Software oder Word und Excel – das Wichtigste ist, sie richtig und konsequent anzuwenden.


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Bild: Freepik

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