Arbeitszeiterfassung im StartUp: Was seit dem BAG-Beschluss gilt und du alles rechtssicher gestaltest

Wusstest du, dass das Erfassen von Arbeitszeiten nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf? So sieht die aktuelle Gesetzeslage aus.

Worauf du von Anfang an achten musst

Wer die ersten Mitarbeiter an Bord holt, übernimmt Pflichten, die in der Gründungsphase leicht untergehen. Dazu zählt die Arbeitszeiterfassung. Sie gilt nicht erst mit einer künftigen Gesetzesreform, sondern schon jetzt.

Für junge Unternehmen mit wachsendem Team lohnt sich daher der Blick darauf, was genau vorgeschrieben ist und wie man es am besten in den eigenen Alltag integriert. Hier bekommst du einen schnellen Überblick.

Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat

➡ Am 13. September 2022 stellte das deutsche Bundesarbeitsgericht im Beschluss 1 ABR 22/21 fest, dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst.

➡ Die Richter leiten das aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz ab. Sie stützen sich dabei auf das EuGH-Urteil C-55/18 vom 14. Mai 2019, das ein objektives, verlässliches und zugängliches System verlangt.

➡ Die Pflicht besteht laut IHK Rhein-Neckar unabhängig davon, ob der Gesetzgeber sie ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz regelt. Auch ein Team aus zwei Angestellten fällt darunter.

➡ Das Gericht hat keine bestimmte Form vorgeschrieben. Papier oder Software sind zunächst gleichermaßen denkbar. Ihr könnt also beispielsweise eine Arbeitszeiterfassung mit Excel vornehmen.

➡ StartUps, die ihre Arbeitszeiten digital erfassen, sollten aber am besten ein System einführen, das sich bei wachsenden Teams ohne Medienbruch fortsetzen lässt.

Welche Aufzeichnungspflichten daneben gelten

Unabhängig vom BAG-Beschluss verlangt § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz, die über acht Stunden pro Werktag hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Verstöße können nach § 22 Arbeitszeitgesetz als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden.

Strenger sind die Regeln nach § 17 Mindestlohngesetz. Für Minijobber und für Branchen wie Gastgewerbe, Bau oder Transport sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag festzuhalten. Auch hier gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Das heißt: Gründer in diesen Branchen können sich nicht auf die allgemeine Rechtslage zurückziehen.

Wo das Gesetzgebungsverfahren steht

Das deutsche Bundesarbeitsministerium legte im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor. Laut Anbietern sollen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufzeichnen.

Was Gute ist: Die Erfassung darf an Beschäftigte oder Dritte delegiert werden, Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Beschlossen ist das Gesetz laut timesec bislang nicht.

Für StartUps ohne Tarifbindung ist ein weiterer Punkt relevant: Nach dem Entwurf soll eine wöchentliche Höchstarbeitszeit nur über Tarifverträge möglich sein, wie das Handwerksblatt berichtet. Für nicht tarifgebundene Betriebe würde der Achtstundentag demnach der gesetzliche Maßstab bleiben.

Worauf bei der Umsetzung zu achten ist

Ein System sollte nachvollziehbar sein, nachträgliche Änderungen dokumentieren und den Beschäftigten Einsicht in ihre Daten geben. Daraus lassen sich Kennzahlen wie die Überstundenquote ableiten. Zudem lassen sich gesetzliche Grenzen überwachen, etwa die Ruhepause von 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeit nach § 4 Arbeitszeitgesetz und die elfstündige Ruhezeit nach § 5 Arbeitszeitgesetz.

Nicht vergessen: Datenschutz gehört von Beginn an dazu, denn Zeitdaten sind personenbezogene Daten. Sobald ein Betriebsrat besteht, hat er bei technischen Einrichtungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz mitzubestimmen.

Fazit

Als Gründer und Firmeninhaber solltest du drei Dinge klären, bevor dein Team wächst:

1️⃣ Welches Verfahren Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zuverlässig festhält.

2️⃣ Wer die Daten wie lange aufbewahrt und wer Zugriff darauf hat.

3️⃣ Wie sich das System anpassen lässt, falls die elektronische Erfassung zur Regel wird.

Wenn du all das früh festlegst, vermeidest du später unnötige Komplikationen oder Ärger mit dem Gesetzgeber. Du weißt ja: Vorsorge ist besser Nachsorge!

Bilder: Magnific