Bei Geschäftsreisen können hohe Kosten entstehen. Doch nicht alle Ausgaben lassen sich bei der Reisekosten-Abrechnung geltend machen!

Warum lehnt das Finanzamt bestimmte Dinge ab?

Eine Geschäftsreise sollte immer gut geplant sein. Bei deiner Planung solltest du zum Beispiel an wichtige Unterlagen und Formalitäten denken. Ebenso ist es wichtig zu wissen, was du bei einer geschäftlichen Reise absetzen kannst – und was nicht.

Denn: Das Steuerrecht unterscheidet streng zwischen betrieblichen und nicht geschäftlichen Aufwendungen. Nur Ausgaben, die klar und eindeutig beruflich veranlasst sind, lassen sich geltend machen. Privat motivierte oder unangemessene Kosten werden in der Regel ausgeschlossen.

Diese Reisekosten sind schwer bis gar nicht steuerlich absetzbar

Das Finanzamt verlangt stets vollständige Nachweise und prüft Belege sehr genau. Fehlt ein geschäftlicher Grund oder überschreiten die Kosten die wirtschaftliche Plausibilität, erfolgt eine Ablehnung. Hier ein paar Beispiele:

Luxusausgaben

Ob eine Suite im 5-Sterne-Hotel, ein First-Class-Flug oder eine exklusive Yachtfahrt: Das Finanzamt winkt diese Kosten nur durch, wenn sie zwingend notwendig und angemessen sind. In der Regel gelten derartige Ausgaben jedoch als überzogen und privat motiviert.

👉 Grund: Der Maßstab der Angemessenheit verlangt eine nachvollziehbare Relation zwischen Aufwand und geschäftlichem Nutzen.

Private Verlängerungen

Eine Geschäftsreise zu verlängern, um private Erholung einzubauen, ist verlockend. „Wenn du an deine beruflich veranlasste Reise noch ein paar private Urlaubstage anhängst oder du mitten im privaten Urlaub dienstlich unterwegs sein musst, dann kannst du die Kosten für den beruflichen Teil geltend machen. Vorausgesetzt, du kannst die beruflich veranlassten von den privat motivierten Aufwendungen trennen“, erklärt Finanztip.de.

Das bedeutet: Nur die Kosten, die unmittelbar mit der Geschäftsreise zusammenhängen, sind absetzbar. Zusatznächte oder Freizeitaktivitäten bezahlst du privat.

👉 Grund: Der betriebliche Zusammenhang endet mit der geschäftlichen Veranstaltung.

Erotische Dienstleistungen

Ein kritischer Punkt können Escort-Services, Nachtclub-Besuche und ähnliche Vergnügungen sein. And6.com dazu: „Viele denken, derartige Dienstleistungen lassen sich steuerlich absetzen.“ Der Anbieter für Escort in der Schweiz weiter: „Selbst wenn Geschäftspartner beteiligt sind, handelt es sich um rein private Vergnügungen, die steuerrechtlich nichts mit dem Business zu tun haben“,

👉 Grund: Diese Kosten sind, selbst wenn sie für die Finalisierung eines Deals dienen, gesetzlich klar als private Aufwendungen definiert.

Unterhaltungsveranstaltungen

Freizeitparks, Musicalbesuche oder Shoppingtouren während der Geschäftsreise erscheinen nett, haben aber keinen klaren beruflichen Nutzen. Somit gilt hier wie bei den erotischen Dienstleistungen: Solche Kosten lehnt das Finanzamt fast immer ab.

👉 Grund: Nur eindeutig berufsbedingte Events sind abzugsfähig.

Private Bewirtungen

Essen zu gehen ist auf Geschäftsreisen normal. Lädst du aber Freunde oder Familienmitglieder ein, sind diese Bewirtungskosten nicht abzugsfähig. Nur klar dokumentierte, geschäftlich motivierte Bewirtungen gelten steuerlich. Mit einem ordentlichen Bewirtungsbeleg kannst du diese Ausgaben einreichen.

👉 Grund: Der Businesss-Charakter muss auch hier im Vordergrund stehen.

Geschenke

Präsente an Geschäftspartner sind in Ordnung, aber sie dürfen einen bestimmten Höchstwert nicht überschreiten. Hochwertige Geschenke im Rahmen einer Geschäftsreise ohne dokumentierten Anlass erkennt das Finanzamt grundsätzlich nicht an.

👉 Grund: Geschenke müssen angemessen und nachweislich betrieblich veranlasst sein.

Begleitpersonen

Begleitet dich deine Frau, dein Mann oder ein Freund auf Geschäftsreise, zählt das für das Finanzamt als Privatvergnügen. Dazu Deurag: „Die Mitnahme von Ehepartnern auf eine Dienstreise ist grundsätzlich möglich. Sofern die Begleitung rein privater Natur ist, sollten Arbeitnehmer auf eine klare Kostentrennung achten.“

Ausnahme: Die Begleitperson übernimmt eine klare geschäftliche Rolle, etwa als Dolmetscher oder Assistent.

👉 Grund: Ohne einen beruflichen Anlass erfolgt keine steuerliche Anerkennung.

Checkliste: Geschäftsreisen No-Gos

Willst du Ärger mit dem Finanzamt vermeiden? Dann beachte diese Tipps:

✅ Bewahre alle Belege auf und ergänze sie mit Datum, Anlass und Teilnehmern
✅ Trenne strikt zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben
✅ Vermeide übertriebene Luxusausgaben und dokumentiere außergewöhnliche Fälle genau
✅ Führe vollständige Nachweise für Bewirtungen
✅ Verzichte auf die Abrechnung erotischer Dienstleistungen oder privat motivierter Veranstaltungen
✅ Berücksichtige bei Geschenken die geltenden Freigrenzen
✅ Setze Kosten für Begleitpersonen nur bei klar nachweisbarer beruflicher Mitwirkung an

Fazit

Nicht alles bei Geschäftsreisen lässt sich steuerlich geltend machen. Besonders Dinge, die in den Bereich Privatvergnügen und Spaß fallen, führen schnell zu Problemen mit dem Finanzamt.

Wenn du aber sauber dokumentierst, wirtschaftlich handelst und Privatvergnügen strikt ausklammerst, steht einer erfolgreichen steuerlichen Anerkennung nichts im Weg.

Beachte: Dieser Beitrag stellt keine rechtsverbindliche Steuer- oder Rechtsberatung dar. Für deine individuelle Situation solltest du unbedingt einen Steuerberater in Deutschland, Österreich oder der Schweiz konsultieren.

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