Bei Geschäftsreisen gibt es mehr Sparpotenzial als du denkst! Wir verraten dir, wie du auch kleine Ausgaben steuerlich geltend machst.
Nutze jede Chance, Steuern zu sparen!
Du sitzt wegen eines Kundentermins im Zug und genießt deinen frisch gebrühten Kaffee. Hast du gewusst, dass du dieses Getränk möglicherweise bei deiner nächsten Reisekostenabrechnung angeben kannst? Ja, wirklich!
Als Selbstständiger kämpfst du jeden Tag mit den Herausforderungen der Buchhaltung und dem Ziel, deine Steuerlast zu minimieren. Du bist vielleicht ein Profi darin, große Posten wie Fahrtkosten oder Hotelübernachtungen abzusetzen. Aber was ist mit den vielen kleinen und oft vergessenen Ausgaben, die sich am Ende ziemlich summieren?
Wenn du wissen möchtest, wie du bei deinen nächsten Geschäftsreisen keinen Cent an den Fiskus verlierst, dann lies hier weiter!
Die Grundlagen der Reisekostenabrechnung
Bevor wir uns den versteckten Schätzen widmen, klären wir zuerst die Grundlagen. Das heißt: Was zählt eigentlich zu den beruflichen Reisekosten?
Einfache Antwort: Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die dir im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Reise entstehen. Zu diesen gehören unter anderem diese Positionen:
➡ Fahrtkosten
Egal, ob du mit dem Auto, Zug, Flugzeug oder sogar per Fahrrad unterwegs bist – alle Kosten für deine Fortbewegungsmittel können abgesetzt werden.
➡ Verpflegungsmehraufwand
Dieser Zuschuss deckt die Verpflegungsmehraufwendungen ab, die durch die Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort entstehen.
➡ Übernachtungskosten
Ganz klar: Hotelzimmer und andere Übernachtungsmöglichkeiten zählen (wenn du sie fürs Business benötigst) zu den Reisekosten.
➡ Nebenkosten
Dazu gehören alle kleineren Dinge, die im Zusammenhang mit der Reise stehen – unter anderem WLAN-Kosten in einem Hotel.
👆 Achtung: Um die genannten Dinge bei der Steuer angeben zu können, müssen sie einen beruflichen Zweck haben und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Das bedeutet: Belege sammeln, Notizen machen und sauber in deiner Buchhaltung festhalten!
Ein Beispiel, was sich typischerweise absetzen lässt
Du hast einen Geschäftstermin in Paris und fährst mit deinem geleasten Firmenwagen von deinem Büro in Berlin-Mitte zum Flughafen BER. Für das Parken am Flughafen Berlin-Brandenburg buchst du einen Parkplatz. Du fliegst nach Paris, nimmst ein Taxi zu deinem Business Meeting und danach die Metro zum Flughafen Charles de Gaulle. Dann steigst du in dein geparktes Auto und kehrst zurück in dein Büro.
Von den Kosten für deinen Dienstwagen über das Parkticket und das Flugticket bis hin zu den Hotelkosten und den Bahn- und Taxifahrten kannst du alles in deiner Reisekostenabrechnung aufführen. Denn Posten stehen im Zusammenhang mit deiner Dienstreise.
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Fahrtkosten: Mehr als nur das Ticket
🚗 Kilometerpauschale vs. tatsächliche Kosten
Wenn du dein eigenes Auto nutzt, hast du die Wahl: Entweder rechnest du eine Pauschale pro gefahrenen Kilometer ab, oder du setzt die tatsächlichen Kosten für Benzin, Reparaturen und dergleichen an. Welche Variante sich mehr lohnt, hängt von deinem Fahrzeug und der zurückgelegten Strecke ab.
🅿️ Parken am Flughafen
Dein Auto muss irgendwo stehen, während du unterwegs bist? Die Parkgebühren am Flughafen oder Bahnhof sind voll absetzbar, also vergiss nicht, den Beleg einzureichen!
🚦 Maut- und Vignettenkosten
Mautgebühren und Vignetten lassen sich als Reisekosten ansetzen – nicht vergessen!
🚕 Taxi- und Transferkosten
Manchmal ist es nötig, schnell zum nächsten Meeting zu kommen. Ein E-Scooter oder ein Leihwagen sind oft die beste Wahl. Auch diese Punkte gehören zu den Reisekosten.
Verpflegungsmehraufwand: Der Kaffeebecher-Trick
🍩 Kleine Beträge zählen
Was viele nicht wissen: Der morgendliche Kaffee oder ein Snack sind ebenso steuerlich relevant. Es lohnt sich also, jeden Beleg aufzubewahren.
🍽️ Ausnahmefälle
Über die Pauschale hinaus kannst du auch Bewirtungskosten für Geschäftspartner absetzen. Diese müssen allerdings gesondert nachgewiesen werden, zum Beispiel über einen Bewirtungsbeleg.
Übernachtungskosten: Hotelzimmer, Minibar & Co.
🏨 Hotelkosten vs. private Unterkünfte
Nicht jeder übernachtet im Hotel. Auch Airbnb, Ferienwohnungen oder andere private Unterkünfte kannst du steuerlich geltend machen, solange sie beruflich veranlasst sind.
📶 Nebenkosten im Hotel
Der Aufenthalt im Hotel bringt oft zusätzliche Kosten mit sich, wie Gebühren für die Minibar oder den Parkplatz. Diese kannst du ebenfalls als Reisekosten ausweisen, wenn sie wirklich notwendig sind.
🏡 Sonderfall: Übernachtung bei Verwandten
Wenn du bei Verwandten übernachtest, solltest du eine Pauschale für die Übernachtung ansetzen. Das wird oft übersehen, kann aber eine nette Ersparnis bringen.
Kommunikation und Internet: Das mobile Büro
📞 Telefonkosten
Jede Minute, die du beruflich telefonierst, ist absetzbar. Ob über das Hoteltelefon oder dein Handy – die Kosten zählen.
🌐 Internetnutzung
Im Hotel kostenfreies WLAN zu haben, ist nicht selbstverständlich. Wenn du dafür zahlen musst oder unterwegs auf mobiles Internet angewiesen bist, sind das ebenfalls geschäftliche Kosten.
📓 Arbeitsmaterial
Manchmal brauchst du unterwegs neues Büro- und Arbeitsmaterial, beispielsweise ein neues Ladekabel oder neue Notizbücher. Auch diese kleinen Ausgaben solltest du bei deiner Abrechnung auflisten.
Besondere und unbekannte Nebenkosten
🎒 Reisegepäck
Koffer, Taschen oder auch spezielle Utensilien wie Laptop-Taschen, die du für deine berufliche Reise kaufst, sind eventuell absetzbar.
🧳 Gepäckaufbewahrung
Manchmal ist es nötig, seine Koffer und Taschen sicher zu verstauen – zum Beispiel bei einer kostenpflichtigen Gepäckaufbewahrung. Behalte die Quittung gut auf, denn diese lässt sich einreichen.
🔒 Reiseversicherung
Wenn du eine Reiserücktrittsversicherung oder eine Reisegepäckversicherung abschließt, kannst du diese Kosten ebenfalls von deiner Steuerlast abziehen.
🌍 Visa- und Einreisekosten
Für Reisen ins Ausland brauchst du oft ein Visum oder musst Einreisegebühren bezahlen. Unter bestimmten Voraussetzungen sind das geschäftliche Reisekosten.
💉 Impfen und Gesundheit
Müssen für eine Dienstreise spezielle Impfungen durchgeführt werden? Diese Gesundheitskosten lassen sich möglicherweise steuerlich absetzen. Frage mal deinen Steuerberater!
Weitere Positionen für deine Reisekostenabrechnung
🎭 Kulturelle Events
Kulturelle Veranstaltungen zählen als berufliche Reiseausgabe, wenn sie dem Networking oder einer Geschäftsanbahnung dienen.
🚁 Besondere Aktivitäten
Möchtest du einem Investor etwas Außergewöhnliches wie einen Rundflug über New York bieten? Wenn diese Aktivität im Rahmen deiner Geschäftsreise geschieht und ein Business-Bezug hergestellt werden kann, solltest du die Kosten bei der Reisekostenabrechnung angeben.
📚 Fortbildungskosten auf Reisen
Wenn du eine Fortbildung mit einer Geschäftsreise kombinierst, kannst du die Kosten für beide Zwecke beim Finanzamt einreichen. Dabei ist wichtig, dass der berufliche Zusammenhang klar erkennbar wird.
👥 Reisekosten für Mitarbeiter oder Partner
Wenn du mit einem Kollegen oder Geschäftspartner reist, kannst du auch deren Reisekosten steuerlich geltend machen. Voraussetzung ist, dass sie im Zusammenhang mit deinem Unternehmen stehen.
Fazit: Jede Kleinigkeit zählt!
Bei Geschäftsreisen gibt es eine Vielzahl an Kosten, die absetzbar sind – von den großen Posten wie Fahrt- und Übernachtungskosten bis hin zu den kleinen, oft ungewöhnliche Ausgaben wie einem Kaffeebecher oder einer Kabeltrommel. Nutze dieses Potenzial, um deine Steuerlast zu senken!
Plane deine nächste berufliche Reise also proaktiv und überlege dir, wie sich jede Ausgabe steuerlich optimal ausschöpfen lässt. So bleibt mehr Geld in deinem Geldbeutel!
Bilder: Adobe Firefly, Freepik