Bewirtungsbeleg: Wichtige Informationen & kostenlose Excel-Muster zum Herunterladen

Kleiner Beleg, große Wirkung: Warum erfolgreiche Unternehmer nie ohne Bewirtungsbeleg aus dem Restaurant gehen sollten.

Deshalb ist der Bewirtungsbeleg so wichtig

Du bist mit einem Kunden zum Mittagessen verabredet. Alles läuft super, ihr kommt ins Geschäft, und am Ende des Essens greifst du zur Rechnung. Aber halt, bevor du das Restaurant verlässt, brauchst du noch etwas: den Bewirtungsbeleg.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Beim Bewirtungsbeleg handelt sich um einen speziellen Beleg, der die Ausgaben für ein Geschäftsessen dokumentiert. Er wird benötigt, um diese Kosten steuerlich absetzen zu können. Wichtig: Ein normaler Kassenbon ist kein Bewirtungsbeleg! Ein gültiger Bewirtungsbeleg enthält mehr Angaben.

Geschäftsessen: Wie viel kann man absetzen?

Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG kannst du bei einer Bewirtung eines Geschäftspartners oder Kunden bis zu 70 Prozent der angefallenen Kosten gegen Vorlage des Bewirtungsbelegs steuerlich geltend machen. Organisierst du eine Veranstaltung, an der ausschließlich deine Mitarbeiter teilnehmen, kannst du sogar bis zu 100 Prozent der Kosten abrechnen und von der Steuer absetzen.

Der Bewirtungsbeleg ist daher vor allem aus steuerlichen Gründen wichtig: Das Finanzamt benötigt ihn als Nachweis für deine Betriebsausgaben.

Welche Informationen müssen unbedingt auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Ein Bewirtungsbeleg sollte bestimmte Daten enthalten:

➡ Datum und Ort der Bewirtung

➡ Anlass der Bewirtung

➡ Namen der bewirteten Personen

➡ Unternehmensnamen der Personen

➡ genaue Kostenangabe

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Das ist zu beachten

Damit dein Bewirtungsbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, muss er korrekt ausgefüllt sein. Folge dazu einfach diesen Schritten:

📅 Datum und Ort
Notiere das genaue Datum des Geschäftsessen und gib den genauen Ort der Bewirtung an, zum Beispiel den Namen des Restaurants oder Cafés und die Stadt.

🎉 Anlass der Bewirtung
Beschreibe den Grund oder Anlass des Essens. Das könnten zum Beispiel „Vertragsverhandlungen“ oder „Besprechung zum Projekt XY“ sein.

👥 Teilnehmer
Liste die Namen aller anwesenden Personen auf. Wenn es sich um Geschäftspartner oder Kunden handelt. Halte auch den Namen des Unternehmens oder der Organisation, zu der sie gehören, deutlich fest.

💰 Kostenangabe
Achte darauf, dass der Betrag auf dem Bewirtungsbeleg mit dem Betrag auf der dazugehörigen Rechnung übereinstimmt. Manchmal ist es hilfreich, die genaue Aufschlüsselung der Kosten zu notieren (beispielsweise Essen, Getränke, Trinkgeld).

✍️ Unterschrift
Unterschreibe den Beleg. Damit bestätigst du, dass die angegebenen Informationen korrekt sind.

Tipp: Fülle deine Belege sorgfältig und vollständig aus und bewahre sie sicher auf. Das erleichtert die Abrechnung und eventuelle Prüfungen durch das Finanzamt.

Bewirtungsbeleg: Anlass der Bewirtung – Beispiele

Der Anlass der Bewirtung ist ein entscheidender Faktor, um die Ausgaben steuerlich geltend machen zu können. Machst du hier etwas falsch, kann es vorkommen, dass du deine Rechnung nicht absetzen kannst – was bei hohen Ausgaben sehr ärgerlich sein kann.

Das bedeutet: Bei der steuerlichen Geltendmachung von Bewirtungskosten ist es wichtig, den geschäftlichen Charakter des Anlasses nachzuweisen! Dazu gehört, dass du die Teilnehmer, den Anlass und die Höhe der Ausgaben dokumentierst sowie Belege aufbewahrst.

Hier sind ein paar Beispiele für Anlässe, bei denen Bewirtungskosten anfallen können:

➡ Geschäftsessen mit potentiellen Kunden

➡ Besprechungen mit Bestandskunden

➡ Teamessen für die Mitarbeitermotivation

➡ Essen bei Networking-Veranstaltungen

➡ Feiern zu Vertragsabschlüssen

Nutze für diese und ähnliche Anlässe unter anderem diese Formulierungen auf dem Bewirtungsbeleg:

Grund der Bewirtung

• „Geschäftsessen mit Herrn Müller von der Müller GmbH zur Besprechung der Projektzusammenarbeit“
• „Arbeitsessen mit dem Entwicklerteam zur Planung des nächsten Release-Zyklus“
• „Netzwerkdinner anlässlich der Fachkonferenz XY mit Branchenkollegen“

Teilnehmer der Bewirtung

• „Teilgenommen haben Frau Schmidt (Unsere Firma), Herr Bauer (Kunde – Bauer AG) und Frau Klein (Interessentin)“
• „Anwesend waren das Projektteam: Herr Meier, Frau Jansen, Herr König (alle unsere Firma)“

Datum und Ort der Bewirtung

• „Bewirtung am 15. März 2024 im Restaurant ‚Zur Sonne‘, Musterstadt“
• „Abendessen am 20. April 2024 im Hotel ‚Stadtblick‘, Beispielstadt, anlässlich der Messe XYZ“

Darf man auf dem Bewirtungsbeleg das Trinkgeld angeben?

Ja. Grundsätzlich kannst du das Trinkgeld zusammen mit den Bewirtungskosten absetzen, sofern es angemessen und zusammen mit der eigentlichen Bewirtung entstanden ist. Hier sind einige Hinweise, wie du Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg angeben solltest:

📝 Trinkgeld explizit ausweisen
Es ist sinnvoll, das Trinkgeld direkt auf dem Bewirtungsbeleg zu vermerken. Viele Belege enthalten bereits eine Zeile für Trinkgelder. Du kannst das Trinkgeld auch handschriftlich ergänzen. Wichtig ist, dass der Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld ersichtlich wird.

💵 Angemessenheit des Trinkgeldes
Das Trinkgeld sollte in einem normalen Rahmen liegen. Üblich sind je nach Land und Branche zwischen 5% und 10% des Rechnungsbetrags. Sehr hohe Trinkgelder könnten von deinem Finanzamt hinterfragt werden, daher sollte das Trinkgeld realistisch und der Situation angemessen sein.

🧾 Quittung aufbewahren
Bewahre den originalen Bewirtungsbeleg zusammen mit dem Nachweis über das gezahlte Trinkgeld auf. Wenn das Trinkgeld bar gegeben und nicht auf dem Beleg vermerkt wurde, solltest du eine Notiz auf dem Beleg machen, die das gezahlte Trinkgeld dokumentiert.

Sonderfall 1: Bewirtungsbelege über 250 Euro

Bei Bewirtungsbelegen über 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer) gelten in Deutschland besondere Anforderungen, die du beachten musst, damit diese Kosten steuerlich anerkannt werden. Ab dieser Grenze musst du dir nämlich eine formelle Rechnung ausstellen lassen, die bestimmte Pflichtangaben enthält.

Zu den Pflichtangaben gehören:

➡ der vollständige Name und die Adresse des deines Unternehmens

➡ der vollständige Name und die Adresse der Gäste

➡ das Datum der Bewirtung

➡ eine Beschreibung der bewirteten Leistung

➡ der finale Betrag der Bewirtung

➡ die ausgewiesene Umsatzsteuer

Sonderfall 2: Bewirtungsbelege aus dem Ausland

Bist du geschäftlich in fernen Ländern unterwegs und lässt dir dort einen Bewirtungsbeleg ausstellen, musst du ein paar Besonderheiten beachten.

💱 Währungsumrechnung
Die Kosten für die Bewirtung müssen in Euro umgerechnet werden. Verwende hierfür den offiziellen Wechselkurs am Tag der Bewirtung. Es ist hilfreich, den verwendeten Wechselkurs zu dokumentieren, um Rückfragen des Finanzamtes vorzubeugen.

💸 Umsatzsteuer
In vielen Ländern wird die Mehrwertsteuer (MwSt) bzw. Umsatzsteuer (Ust.) auf Bewirtungen erhoben, ähnlich wie in Deutschland. Allerdings ist die Vorsteuerabzugsfähigkeit von Bewirtungskosten im Ausland kompliziert und variiert je nach Land. Am besten befragst du deinen StartUp-Steuerberater.

🗣️ Sprache
Bewirtungsbelege aus dem Ausland sind oft nicht in Deutsch verfasst. Es ist in der Regel nicht notwendig, jeden Beleg übersetzen zu lassen. Aber du solltest in der Lage sein, auf Nachfrage des Finanzamtes eine Übersetzung bereitzustellen.

📝 Angaben
Stelle sicher, dass der Beleg alle notwendigen Angaben enthält, ähnlich wie bei inländischen Belegen. Dazu gehören der Anlass der Bewirtung, die Namen der Teilnehmer, das Datum und der Ort der Bewirtung sowie eine detaillierte Aufstellung der Kosten. Wenn wichtige Informationen fehlen, ergänze diese handschriftlich oder in einem Begleitdokument – zum Beispiel über ein Bewirtungsbeleg-Muster-

💳 Zahlungsnachweis
Bewahre neben dem Bewirtungsbeleg auch einen Nachweis über die Zahlung auf. Dies kann beispielsweise ein Kreditkartenbeleg oder ein Kontoauszug sein, der zeigt, dass die Zahlung tatsächlich erfolgt ist.

Keinen Bewirtungsbeleg erhalten: Was ist zu tun?

Solltest du keinen Bewirtungsbeleg erhalten oder diesen verloren haben, kann das zu Komplikationen bei der steuerlichen Absetzbarkeit deiner Bewirtungskosten führen. Doch keine Panik, es gibt (fast) immer Plan B:

🔙 Rückkehr zum Restaurant
Der einfachste und sicherste Weg, um den fehlenden Bewirtungsbeleg zu erhalten, ist die Rückkehr zum Ort der Bewirtung. Frage nach, ob sie dir eine Kopie der Rechnung ausstellen können. Viele moderne Kassensysteme speichern Transaktionen für eine gewisse Zeit.

🏦 Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung
In Fällen, in denen du die Bewirtung mit einer Debit- oder Kreditkarte bezahlt hast, kann ein Kontoauszug oder eine Kreditkartenabrechnung als ergänzender Nachweis dienen. Sie zeigt zumindest den abgebuchten Betrag und das Datum der Transaktion. Das allein reicht jedoch für das Finanzamt meist nicht aus.

📄 Vorlage nutzen
Es gibt verschiedene vorgedruckte Bewirtungsbeleg-Vorlagen, die bereits alle notwendigen Felder enthalten.

Tipp: In Zeiten der Digitalisierung werden traditionelle Papierbelege oft durch digitale Alternativen ersetzt. Für die Zukunft kann es daher hilfreich sein, eine App oder ein Tool zu verwenden, mit dem du Belege sofort nach Erhalt fotografieren und speichern kannst. Das reduziert das Risiko des Verlusts und erleichtert dir die Buchhaltung.

Hier herunterladen: Kostenlose Bewirtungsbeleg-Muster

Hast du keinen gültigen Bewirtungsbeleg vom Restaurant erhalten? Dann nutze dazu eine Bewirtungsbeleg-Vorlage bzw. ein Bewirtungskosten-Muster. Fülle und drucke das aus, dann hefte oder klebe deine Originalrechnung daran.

Wir haben zwei kostenlose Bewirtungskosten-Vorlagen für dich. Beim ersten Bewirtungsbeleg-Muster handelt es sich um ein DOCX-Dokument (also eine Word-Vorlage), beim zweiten um eine XLS-Datei (Excel-Format).

> Bewirtungskosten-Vorlage (Word)

> Download: Bewirtungskosten-Vorlage (Excel)

Professioneller Bewirtungskostenbeleg (vom Finanzamt anerkannt)

Eine weitere Möglichkeit, um einen Bewirtungskostenbeleg anzulegen, ist die Verwendung eines offiziell anerkannten Vorlagen-Blocks. Den gibt es zum Beispiel von Avery Zweckform. Das blaue „Büchlein“, das wahrscheinlich jeder kennt, bietet 50 Blätter mit vorgedruckten Bewirtungskosten-Vorlagen.

Was sind nicht abzugsfähige Bewirtungskosten?

In Deutschland sind bestimmte Bewirtungskosten nicht oder nur eingeschränkt abzugsfähig. Hier ein kurzer Überblick:

🍽️ Bewirtung von Arbeitnehmern
Kosten für regelmäßige Arbeitsessen, zum Beispiel das tägliche Mittagessen mit Kollegen, sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Es gibt jedoch Ausnahmen, darunter betriebliche Anlässe wie Jubiläen oder Weihnachtsfeiern.

👪 Private Bewirtung
Kosten für private Einladungen, die keinen geschäftlichen Bezug haben, sind nicht abzugsfähig.

❌ Nicht ordnungsgemäß ausgefüllter Bewirtungsbeleg
Fehlen auf dem Bewirtungsbeleg wichtige Angaben wie Datum, Ort, Teilnehmer, Anlass oder Unterschrift, kann das dazu führen, dass die Bewirtungskosten vom Finanzamt nicht anerkannt werden.

🚫 Unangemessen hohe Kosten
Auch wenn die Bewirtungskosten in einem unangemessenen Verhältnis zum Anlass stehen, kann das Finanzamt sie als nicht abzugsfähig einstufen.

Bei der Planung und Durchführung von geschäftlichen Bewirtungen solltest du immer die steuerlichen Regelungen im Auge behalten und deine Bewirtungsbelege korrekt ausfüllen. Wenn du dir unsicher bist, dann frage bei deinem Steuerberater nach.

Zusammenfassung

👉 Vergiss nicht, dir bei einem Geschäftsessen einen Bewirtungsbeleg geben zu lassen.

👉 Stelle sicher, dass alle erforderlichen Informationen auf dem Beleg enthalten sind.

👉 Bewahre Bewirtungsbelege immer sicher und geordnet auf.

👉 Nutze digitale Tools oder Apps, um deine Belege zu verwalten und den Überblick zu behalten.

Bilder: Freepik, Adobe Firefly, Dall-E