Kleiner Beleg, große Wirkung: Warum erfolgreiche Unternehmer nie ohne Bewirtungsbeleg aus dem Restaurant gehen.
Deshalb ist der Bewirtungsbeleg so wichtig
Du bist mit einem Kunden zum Mittagessen verabredet. Alles läuft super, ihr kommt ins Geschäft, und am Ende des Essens greifst du zur Rechnung. Aber halt, bevor du das Restaurant verlässt, brauchst du noch etwas: den Bewirtungsbeleg.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Es handelt sich hierbei um einen speziellen Beleg, der die Ausgaben für ein Geschäftsessen dokumentiert. Er wird benötigt, um diese Kosten steuerlich absetzen zu können. Wichtig: Ein normaler Kassenbon ist kein Bewirtungsbeleg! Ein Bewirtungsbeleg enthält mehr Angaben.
Geschäftsessen: Wie viel kann man absetzen?
Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG kannst du bei einer Bewirtung eines Geschäftspartners oder Kunden bis zu 70 Prozent der angefallenen Kosten gegen Vorlage des Bewirtungsbelegs steuerlich geltend machen. Organisierst du eine Veranstaltung, an der ausschließlich deine Mitarbeiter teilnehmen, kannst du sogar bis zu 100 Prozent der Kosten abrechnen und von der Steuer absetzen.
Der Bewirtungsbeleg ist daher vor allem aus steuerlichen Gründen wichtig: Das Finanzamt benötigt ihn als Nachweis für deine Betriebsausgaben.
Welche Informationen müssen unbedingt auf einem Bewirtungsbeleg stehen?
Ein Bewirtungsbeleg sollte bestimmte Daten enthalten:
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Datum und Ort der Bewirtung
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Anlass der Bewirtung
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Namen der bewirteten Personen
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Unternehmensnamen der Personen
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genaue Kostenangabe
Wie füllt man einen Bewirtungsbeleg richtig aus?
Damit dein Bewirtungsbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, muss er korrekt ausgefüllt sein. Folge dazu einfach diesen Schritten:
Datum und Ort
Notiere das genaue Datum des Geschäftsessen und gib den genauen Ort der Bewirtung an, zum Beispiel den Namen des Restaurants oder Cafés und die Stadt.
Anlass der Bewirtung
Beschreibe den Grund oder Anlass des Essens. Das könnten zum Beispiel „Vertragsverhandlungen“ oder eine „Besprechung zum Projekt XY“ sein.
Teilnehmer
Liste die Namen aller anwesenden Personen auf. Wenn es sich um Geschäftspartner oder Kunden handelt, notiere auch den Namen des Unternehmens oder der Organisation, zu der sie gehören.
Kostenangabe
Notiere den Gesamtbetrag der Rechnung. Achte darauf, dass der Betrag auf dem Bewirtungsbeleg mit dem Betrag auf der dazugehörigen Rechnung übereinstimmt. Manchmal ist es hilfreich, die genaue Aufschlüsselung der Kosten zu notieren (beispielsweise Essen, Getränke, Trinkgeld).
Unterschrift
Unterschreibe den Beleg. Damit bestätigst du, dass die angegebenen Informationen korrekt sind.
Tipp: Fülle deine Belege sorgfältig und vollständig aus und bewahre sie sicher auf. Das erleichtert die Abrechnung und eventuelle Prüfungen durch das Finanzamt.
Keinen Bewirtungsbeleg erhalten: Was ist zu tun?
Solltest du keinen Bewirtungsbeleg erhalten oder diesen verloren haben, kann das zu Komplikationen bei der steuerlichen Absetzbarkeit deiner Bewirtungskosten führen. Doch keine Panik, es gibt (fast) immer Plan B:
Rückkehr zum Restaurant
Der einfachste und sicherste Weg, um den fehlenden Bewirtungsbeleg zu erhalten, ist die Rückkehr zum Ort der Bewirtung. Frage nach, ob sie dir eine Kopie der Rechnung ausstellen können. Viele moderne Kassensysteme speichern Transaktionen für eine gewisse Zeit.
Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung
In Fällen, in denen du die Bewirtung mit einer Debit- oder Kreditkarte bezahlt hast, kann ein Kontoauszug oder eine Kreditkartenabrechnung als ergänzender Nachweis dienen. Sie zeigt zumindest den abgebuchten Betrag und das Datum der Transaktion. Das allein reicht jedoch für das Finanzamt meist nicht aus.
Vorlage nutzen
Es gibt verschiedene vorgedruckte Bewirtungsbeleg-Vorlagen, die bereits alle notwendigen Felder enthalten.
Tipp: In Zeiten der Digitalisierung werden traditionelle Papierbelege oft durch digitale Alternativen ersetzt. Für die Zukunft kann es daher hilfreich sein, eine App oder ein Tool zu verwenden, mit dem du Belege sofort nach Erhalt fotografieren und speichern kannst. Das reduziert das Risiko des Verlusts und erleichtert dir die Buchhaltung.
Hier herunterladen: Kostenlose Bewirtungsbeleg-Vorlagen
Hast du keinen gültigen Bewirtungsbeleg vom Restaurant erhalten, so kannst du die Rechnung steuerlich absetzen. Nutze dazu eine Bewirtungsbeleg-Vorlage bzw. ein Bewirtungskosten-Muster. Fülle und drucke das aus, dann hefte oder klebe deine Originalrechnung daran.
Wir haben zwei kostenlose Bewirtungskosten-Vorlagen für dich. Beim ersten Bewirtungsbeleg-Muster handelt es sich um ein DOCX-Dokument (also eine Word-Vorlage), beim zweiten um eine XLS-Datei (Excel-Format).
Was sind nicht abzugsfähige Bewirtungskosten?
In Deutschland sind bestimmte Bewirtungskosten nicht oder nur eingeschränkt abzugsfähig. Hier ein kurzer Überblick:
Bewirtung von Arbeitnehmern
Kosten für regelmäßige Arbeitsessen, zum Beispiel das tägliche Mittagessen mit Kollegen, sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Es gibt jedoch Ausnahmen, darunter betriebliche Anlässe wie Jubiläen oder Weihnachtsfeiern.
Private Bewirtung
Kosten für private Einladungen, die keinen geschäftlichen Bezug haben, sind nicht abzugsfähig.
Nicht ordnungsgemäß ausgefüllter Bewirtungsbeleg
Fehlen auf dem Bewirtungsbeleg wichtige Angaben wie Datum, Ort, Teilnehmer, Anlass oder Unterschrift, kann das dazu führen, dass die Bewirtungskosten vom Finanzamt nicht anerkannt werden.
Unangemessen hohe Kosten
Auch wenn die Bewirtungskosten in einem unangemessenen Verhältnis zum Anlass stehen, kann das Finanzamt sie als nicht abzugsfähig einstufen.
Bei der Planung und Durchführung von geschäftlichen Bewirtungen solltest du immer die steuerlichen Regelungen im Auge behalten und deine Bewirtungsbelege korrekt ausfüllen. Wenn du dir unsicher bist, dann frage bei deinem Steuerberater nach.
Zusammenfassung
- Vergiss nicht, dir bei einem Geschäftsessen einen Bewirtungsbeleg geben zu lassen.
- Stelle sicher, dass alle erforderlichen Informationen auf dem Beleg enthalten sind.
- Bewahre Bewirtungsbelege immer sicher und geordnet auf.
- Nutze digitale Tools oder Apps, um deine Belege zu verwalten und den Überblick zu behalten.
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