Ob Tagesreise oder mehrtägiger Trip – mit dieser einfachen Checkliste bist du für deine nächste Geschäftsreise bestens vorbereitet.
Geschäftsreise: So denkst du an alles
Ab auf Geschäftsreise! Mit dem Auto? Mit der Bahn? Mit dem Flugzeug? Ins Ausland oder Inland? Besuchst du einen Kunden, eine Messe oder einen Firmenstandort? Reist du allein oder mit Kollegen? Wer bezahlt was? Viele Fragen, viele Möglichkeiten.
Damit du dich während deiner Geschäftsreise auf das Wesentliche konzentrieren kannst, haben wir ein paar essentielle Tipps und Denkanstösse für dich.
☝️ Wer macht was?
Für eine Geschäftsreise muss an vieles gedacht werden. Musst du alleine an alles denken oder gibt es eine Assistenz, die dich unterstützt?
💰 Wer bezahlt was?
Kläre: Gehen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Spesen auf das Konto deines Unternehmens? Oder übernimmt ein Geschäftspartner die Ausgaben – und damit die steuerliche Absetzung der Reisekosten?
🎫 Belege und Quittungen
In jedem Fall gilt: Sammle alle Belege digital oder in Papierform, um später bei der Reisekostenabrechnung nicht auf irgendwelchen Kosten oder Spesen sitzen zu bleiben
📅 Reisebestätigung und Agenda
Bestätige die Reisedaten und die Agenda im Voraus, um Klarheit über alle Meetings und Veranstaltungen zu haben. Eine frühzeitige Abstimmung verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass du alle notwendigen Informationen beisammen hast.
☎️ Kontaktinformationen
Speichere die wichtigsten Telefonnummern, darunter Kunden, Partner, Hotel und Notfallkontakte. So kannst du bei unerwarteten Situationen sofort reagieren.
📕 Geschäftsunterlagen
Sorge dafür, dass alle wichtigen Dokumente und Präsentationen vorliegen. Am besten digital in der Cloud.
🀄 Visitenkarten
Denke an schick gestaltete Visitenkarten, auch wenn das “old fashioned” klingt. Denn trotz Digitalisierung ist in vielen Branchen noch immer Papier angesagt.
💻 Technische Geräte
Stelle sicher, dass Laptop, Ladegeräte und gegebenenfalls Strom-Adapter für Auslandsreisen eingepackt sind. Ein mobiler Hotspot oder eine lokale SIM-Karte sind bei internationalen Reisen unverzichtbar, um durchgehend erreichbar zu bleiben.
💿 Backups
Sichere alle wichtigen Daten als Backup auf einem USB-Stick, CDs oder in der Cloud, um im Falle eines Geräteausfalls vorbereitet zu sein.
👔 Kleidung
Wähle angemessene Geschäftsbekleidung, die zu den Meetings passt. Und plane bei mehrtägigen Reisen genügend Wechselkleidung ein. Achte dabei auf einen Mix aus formeller und bequemer Kleidung, je nach Anlass, Wetter und Reisesituation.
✅ Reiseversicherung
Überprüfe, ob du ausreichend versichert bist, und führe alle relevanten Unterlagen für die Reiseversicherung mit dir. So bist du auch in Notfällen gut abgesichert. Kläre das vorab am besten mit deinem Arbeitgeber.
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Checkliste für Tagesgeschäftsreisen ohne Übernachtung
Morgens früh raus und abends spät zurück – es muss nicht immer der Hotelaufenthalt sein! Manche Geschäftsreisen lassen sich innerhalb eines Arbeitstages erledigen. Gerade dann, wenn der Business-Tag eng getaktet ist, hilft dir eine gute Vorbereitung
⏱️ Reisezeit
Prüfe den Zeitplan und achte auf genügend Zeit für Hin- und Rückreise. Und denke an Pufferzeiten! So stellst du sicher, dass du alle Termine stressfrei wahrnehmen kannst.
✈️ Transportmittel
Buche Zug- oder Flugtickets rechtzeitig – oder lasse buchen. Plane genügend Zeit für den Check-in, das Umsteigen und den Transfer ein, um Luft für unerwartete Verzögerungen zu haben.
🥪 Verpflegung
Packe Snacks ein oder informiere dich, ob es am Zielort Verpflegungsmöglichkeiten gibt. Denke an eine Wasserflasche – aber achte bei Flügen auf die 100-ml-Regel für Flüssigkeiten im Handgepäck.
Mehrtägige Geschäftsreisen mit Übernachtung
Bei der mehrtägigen Geschäftsreise solltest du ebenso wie bei der Tagesreise an Reisezeit, Transport und Verpflegung denken. Diese weiteren Aspekte solltest du ebenfalls mit auf deine To-Do-Liste nehmen:
🛏️ Hotelbuchung
Bestätige die Hotelreservierung im Voraus und informiere dich über Check-in und Check-out-Zeiten. So bist du auf alle Eventualitäten vorbereitet und vermeidest unerwartete Wartezeiten.
🧳 Gepäck
Packe leicht, aber ausreichend, um für die Dauer der Reise gut ausgestattet zu sein. Denke an wichtige Hygieneartikel wie Zahnbürste, Rasierer und andere persönliche Gegenstände, die du für den Aufenthalt benötigst.
🍲 Verpflegung
Wirst du mit Geschäftspartnern essen gehen? Oder wirst du dich selbst versorgen müssen? Informiere dich vorab – auch, ob dein Hotel ein Frühstück anbietet und plane entsprechend Zeit für Mahlzeiten ein.
🏃🏼♂️ Freizeit
Nimm Freizeitkleidung mit, um am Abend entspannen zu können. Wenn das Hotel über einen Pool oder ein Fitnessstudio verfügt, könnten auch Schwimmsachen oder Sportkleidung sinnvoll sein. Vielleicht gibt es in der Nähe des Hotels auch eine gute Laufstrecke?
Internationale Geschäftsreisen (mit Flug)
Geht es geschäftlich ins Ausland, musst du noch einige zusätzliche Punkte berücksichtigen. Die meisten davon kennst du sicherlich von deinen privaten Reisen.
💬 Reisedokumente
Überprüfe, ob dein Reisepass noch mindestens sechs Monate gültig ist. Stelle sicher, dass alle notwendigen Visa – falls erforderlich – rechtzeitig beantragt werden. Und halte digitale Kopien deiner Reisedokumente bereit, um in Notfällen abgesichert zu sein.
💲 Kreditkarten
Besorge dir rechtzeitig die passende Fremdwährung oder kläre, ob deine Kreditkarte im Zielland akzeptiert wird. Überprüfe auch, ob es internationale Gebühren für die Nutzung deiner Karte gibt, um unerwartete Kosten zu vermeiden.
🥵 Gesundheitsvorsorge
Informiere dich im Voraus über notwendige Impfungen und gesundheitliche Empfehlungen für das Land, in das du reist. Stelle sicher, dass du eine internationale Krankenversicherung hast und trage alle wichtigen Kontaktdaten mit dir.
🤝 Kultur
Mache dich mit den wichtigsten kulturellen Gepflogenheiten und, falls möglich, mit Grundkenntnissen der Landessprache vertraut. Dies erleichtert dir nicht nur die Kommunikation, sondern hilft dir auch, lokale Geschäftsbräuche respektvoll zu berücksichtigen.
⏰ Zeitplanung
Berücksichtige die mögliche Zeitverschiebung und sorge dafür, dass du ausreichend Zeit hast, um deinen Jetlag zu meistern. Strukturiere also deine An- und Abreisetage so, dass du erholt und gut vorbereitet in wichtige Termine gehen kannst.
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Ergänzende kleine Tipps
Denke an Kleinigkeiten, die wichtig werden könnten oder die dir persönlich wichtig sind. Runde deshalb die professionelle Vor- und Nachbereitung deiner Geschäftsreise mit diesen Punkten ab:
🚨 Notfall
Plane immer eine Alternative für unerwartete Verzögerungen oder Ausfälle. Informiere dich vorab über alternative Reiserouten oder Optionen. Und halte Notfallkontakte wie Botschaften oder Konsulate griffbereit.
🚊 Nachhaltigkeit
Falls möglich, nutze öffentliche Verkehrsmittel oder andere umweltfreundliche Alternativen. Verzichte auf unnötigen Papierverbrauch und verwende stattdessen digitale Unterlagen.
📚 Reisebericht
Erstelle nach der Reise einen kurzen Bericht, in dem du Ziele, Ergebnisse und wichtige Kontakte festhältst. Dies erleichtert die Nachbereitung und gibt dir einen guten Überblick über den Erfolg der Geschäftsreise.
Download: Checkliste für alle Geschäftsreisen
Für nahezu jede Geschäftsreise gelten einige grundsätzliche Punkte, die du berücksichtigen solltest. Mit dieser Checkliste zum Herunterladen bist du dafür auf der sicheren Seite.
Fazit
Mit der richtigen Vorbereitung und einer umfassenden Checkliste kannst du sicherstellen, dass du vor, während und nach deiner Geschäftsreise an alles denkst. So vermeidest du unnötigen Stress und kannst dich voll auf das Wesentliche konzentrieren: deine geschäftlichen Ziele.
Bilder: Freepik