Leitfaden für Einsteiger: So sparst du Zeit und Geld durch automatisierte Rechnungsprozesse

Rechnungen schreiben nervt? Mit smarten Automatisierungen sparst du viel Zeit und Energie. Wie dir das gelingt, erfährst du hier.

Weniger tippen, mehr auf das Wesentliche konzentrieren

Magst du Buchhaltung? Liebst du es, dich mit Zahlen zu beschäftigen? Egal, wie du antwortest: Die Rechnungsstellung kann ganz schön anstrengend sein, oder?

Denn das händische Schreiben von Rechnungen kostet Zeit, die dir an anderer Stelle fehlt. Du tippst Posten und Werte ein, prüfst Beträge, kopierst Kundenadressen von einem Dokument ins andere. Dabei schleichen sich leicht Fehler ein, zum Beispiel beim Datum oder beim Ausweisen der Mehrwertsteuer.

Wie kann es besser laufen? Mit automatisierten Programmen! Sie greifen auf deine Kundendatenbank zu, übernehmen Leistungen aus deinen Aufträgen und stellen Rechnungen fast von allein aus. Du kontrollierst nur noch kurz die Ergebnisse und schickst die Dokumente anschließend ab. Das spart dir mehrere Stunden im Monat.

Die finanziellen Vorteile für dein Unternehmen

✅ Automatisierte Systeme senden Rechnungen direkt per E-Mail, meist sogar mit Zahlungslinks, über die Kunden direkt überweisen. Je schneller deine Kunden die Rechnung bekommen, desto schneller erfolgt in der Regel die Zahlung.

✅ Ein gutes Rechnungsprogramm erinnert zudem eigenständig deine Kunden und Geschäftspartner, wenn eine Rechnung überfällig ist. So musst du nicht selbst ständig nachhaken. Das ist gut für deinen Cashflow und die finanzielle Entwicklung deiner Firma.

✅ Eine gute Software bietet dir jederzeit den Überblick darüber, welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch offenstehen. Das vermeidet viele (unnötigen) Fragen und chaotische Abläufe in der Finanzbuchhaltung.

Schnittstellen erleichtern den Alltag

Professionelle Rechnungsprogramme kommunizieren mit deiner Buchhaltung, deinem Steuerberater oder deinem Bankkonto. Wie? Über Schnittstellen. So laufen alle relevanten Daten automatisch zusammen, wodurch am Ende sehr viel Zeit gespart wird. Zeit, die du für dein eigentliches Business einsetzen kannst.

Ein Beispiel: Ein „Must Have“ sind Schnittstellen zu DATEV. Viele Steuerberater arbeiten mit diesem System, da es die Zusammenarbeit zwischen Unternehmern und Steuerberatern erleichtert. Wenn deine Rechnungssoftware über eine DATEV-Schnittstelle verfügt, kannst du deine Buchhaltungsdaten direkt und digital an deinen Steuerberater übermitteln.

Wichtig: Digitale Rechnungsstellung

Ab 2025 verlangt der Gesetzgeber Rechnungen digital, wenn du im B2B-Bereich tätig bist. Das heißt, Rechnungen sind elektronisch zu übermitteln und zu speichern. Moderne Rechnungsprogramme unterstützen dich dabei, alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

Das bedeutet: Deine Rechnungen landen sicher und gesetzeskonform in der Cloud, ohne dass du dich mit Ordnern oder Papierbergen beschäftigst. So sparst dir Stress bei der nächsten Steuerprüfung.

So startest du den Automatisierungsprozess

Deine Rechnungsprozesse zu automatisieren, ist keine Raketenwissenschaft. Gehe am besten folgendermaßen vor, um Schritt für Schritt deine analogen Abläufe zu ersetzen:

🔷 Du wählst zunächst eine Software, die zu deinem Geschäftsmodell passt. Solo-Selbstständige, StartUps und mittelständische Unternehmen haben in der Regel spezifische Anforderungen.

🔷 Kaufe nicht die Katze im Sack! Viele Programme bieten kostenlose Testphasen. Nutze diese, um verschiedene Lösungen auszuprobieren.

🔷 Achte darauf, dass die Software deiner Wahl die wichtigsten Anforderungen abdeckt. Dazu gehören unter anderem eine einfache Rechnungserstellung, automatische Zahlungserinnerungen und Schnittstellen zu verschiedenen Anwendungen.

🔷 Achte auf die Usability! Du wie auch deine Kollegen, die sich mit der FiBu beschäftigen, müssen das Rechnungsprogramm bestens bedienen können.

Das Ergebnis: Wenn du ein solches System erst einmal eingerichtet hast, sparst du dir jeden Monat Stunden an lästiger Verwaltungsarbeit. Das bringt dir mehr Zeit für dein Kerngeschäft und dazu weniger Stress.

Fazit

Mit automatisierten Rechnungsprozessen bringst du Struktur, Tempo und Leichtigkeit in dein Business – und lässt den Papierkram endlich hinter dir. Vorbei sind die Zeiten, in denen du dich durch Aktenordner kämpfen musstest. Lange lebe die Digitalisierung!