Reisekosten Abrechnung per Mitarbeiter Kreditkarte (Bild: Moss)

Wie StartUps die Reisekosten ihrer Mitarbeiter einfach, digital und schnell abrechnen

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Die Reisekostenabrechnung von Dienstreisen kann kompliziert und zeitraubend sein. Mit diesem Kniff sorgst du für Entspannung.

Abrechnung der Geschäftsreisen: Bereitet dir das Freude?

Wenn du ein StartUp gründest und dann dein wachsendes Unternehmen leitest, gibt es sicherlich einige Tätigkeiten, die dir richtig Spaß machen. Und du hast sicherlich auch Tätigkeiten, um die du dich weniger gern kümmerst, oder?

Eine Aufgabe, die selten zu den Lieblingen gehört, ist die Erledigung des Papierkrams. In Deutschland sind aufgrund der vielen bürokratischen Vorgaben unzählige Dinge zu beachten. Ein Punkt, der ziemlich viel Zeit und Nerven fressen kann, sind die Reisekostenabrechnungen der Geschäftsreisen.

Was ist eine Geschäftsreise?

Fahrten und Flüge, die einen geschäftlichen Zweck haben, gelten als Geschäftsreisen. Bei diesen steht nicht das Privatvergnügen von dir oder deinen Mitarbeitern im Fokus, sondern ein Business-Aspekt.

Dazu gehören zum Beispiel diese Arten von Reisen:

    • Der Besuch einer Messe
    • Die Fahrt zu einem Pitch oder einem Banktermin
    • Die Teilnahme an einer externen Fortbildung
    • Der Besuch von Kunden und Geschäftskontakten

Derartiges kann dein StartUp steuerlich geltend machen. Jedoch ist die Abrechnung der Geschäftsreisen alles andere als einfach. Das liegt unter anderem daran, dass es bei der Reisekostenabrechnung verschiedene Posten gibt, die teilweise unterschiedlich abzurechnen sind.

Zu diesen Posten gehören unter anderem die Transferkosten, die Übernachtungskosten, die Ausgaben für Geschäftsessen sowie die korrekte Umrechnung von verschiedenen Währungen (beispielsweise bei Auslandsreisen).

Muss ein Unternehmen die Reisekosten übernehmen?

Nein. Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten für Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter zu bezahlen.

Es hat sich jedoch eingebürgert, dass Arbeitgeber die meisten Ausgaben einer Dienstreise bezahlen. Zum einen steigert das die Motivation der Mitarbeiter, im Namen der Firma auf Reise zu gehen. Zum anderen lassen sich die Reisekosten von der Steuer absetzen.

Zudem sorgt die Übernahme der Kosten dafür, dass sich deine Angestellten besser auf den Sinn des Business-Trips konzentrieren können. Sie denken beispielsweise mehr an die wichtige Firmenpräsentation, als an die Ausgleich der anfallenden Ausgaben.

Doch: Wie erwähnt, kann die Reisekostenabrechnung viel Zeit fressen. Das Ausfüllen von Formularen und der Nachweis der Belege sorgt für zeitlichen Aufwand bei deinen reisenden Mitarbeitern. Zudem muss deine Finanzbuchhaltung alle Angaben checken und richtig verbuchen.

So kann eine Abrechnung der Reisekosten in einem Excel-Formular aussehen:

Reisekosten-Abrechnung Excel (Bild: Stallwanger / heise.de))

 

Wie lässt sich eine Reisekostenabrechnung vereinfachen?

Das deutsche StartUp Moss hat dafür eine gute Lösung gefunden: Mitarbeiterkarten. Das sind spezielle Kreditkarten, die deine Angestellten erhalten, um beispielsweise ihre Reisekosten schneller und bequemer bezahlen zu können.

Es lassen sich für alle Kostenstellen und Einsatzgebiete eigene Kreditkarten erstellen. So müssen deine Mitarbeiter nie wieder auf eigene Rechnung Dinge bezahlen, die eigentlich geschäftlich sind.

Und auch die Abrechnung der Reisekosten fällt mit einer Mitarbeiterkarte deutlich einfacher aus. Das Suchen von Quittungen entfällt, ebenso der umständliche Akt der Kostenerfassung per Excel-Liste und Co. Stattdessen laufen die Ausgaben der Kreditkarte direkt über die digitale Rechnungsverwaltung von Moss und dann über eine DATEV-Schnittstelle in deine Buchhaltungssoftware ein.

Explodieren mit einer Mitarbeiter-Kreditkarte die Kosten?

Reisekosten Kreditkarte (Bild: Moss)

Nein. Für jede Mitarbeiterkarte von Moss gibt es ein individuelles Limit. Dieses bestimmen die Teamleiter, die Bereichsleiter, die Finanzbuchhaltung oder die Geschäftsführung. Auf diese Art und Weise lassen sich exorbitante, nicht abgesprochene Ausgaben vermeiden.

Flugtickets oder Geschäftsessen: Moss bietet auch virtuelle Karten an, die nur für einen speziellen Einsatz genutzt werden können. Das schränkt den Missbrauch und explodierende Kosten zusätzlich ein.

Fazit: Was bei der Reisekostenabrechnung wichtig ist

Lege klare Regeln fest, wie dein StartUp mit dem Thema Reisekosten umgeht. Kommt dein Unternehmen für alle Kosten auf oder sind gewisse Dinge ausgeschlossen? Welche Richtlinien gelten für deine Angestellten?

Stimme dich zudem mit deinem Steuerberater ab, welche Posten du absetzt und wie genau. Denn nicht alle Ausgaben einer Geschäftsreise können beim Finanzamt eingereicht werden.

Sind diese Basics geklärt, solltest du schauen, wie du die Reisekostenabrechnung möglichst einfach und digital gestaltest. Eine komplizierte Erfassung und Verbuchung der Posten frisst nur unnötig Zeit, lenkt vom Business ab und senkt die Motivation. Firmenkreditkarten und Mitarbeiterkarten sind ein guter Weg, um alle Prozesse zu beschleunigen.


Hinweis zur Transparenz: Bei diesem Ratgeber handelt es sich um einen bezahlten Beitrag, auch Sponsored Post genannt.

Bilder: Moss, heise.de/Stallwanger

 

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