GmbH-Gründung: Diese Unterlagen benötigt ein Notar von dir [inkl. Checkliste]

Ein Notartermin für die offizielle Gründung deines Unternehmens steht an? Dann sollte dir klar sein, was du mitbringen musst.

An was solltest du alles denken?

Du hast eine bahnbrechende StartUp-Idee und bist fest entschlossen, dein eigenes Unternehmen zu gründen? Du hast einen Masterplan erstellt, die ersten Bankgespräche absolviert und auch schon die passende Rechtsform festgelegt? Klasse!

Was nun noch fehlt, ist der offizielle Start. Ein Start als Gesellschaft mit beschränkter Haftung, also GmbH. Aber du fragst dich: “Welche Notar-Unterlagen brauche ich für die GmbH-Gründung? Was muss ich vorbereiten?” Die Antworten auf diese und ähnliche Fragen bekommst du in diesem Ratgeber – inklusive Checkliste.

Braucht man überhaupt einen Notar für die GmbH-Gründung?

Dazu sagt Dr. von Proff eindeutig: “Ja, die Gründung einer GmbH erfordert die notarielle Beurkundung der Gründungsdokumente, insbesondere der Satzung.” Der Notar für Gründer in Köln weiter: “Ein Notar sorgt für die Rechtmäßigkeit und Wirksamkeit der Dokumente. Des Weiteren achtet der Notar darauf, dass die Gründungsdokumente den gesetzlichen Formvorschriften entsprechen.”

Das bedeutet: Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag, erstellt das Gründungsprotokoll und die Gesellschafterliste und übernimmt die elektronische Anmeldung deiner Gesellschaft zum Handelsregister beim zuständigen Amtsgericht. Ohne diesen Schritt ist eine Eintragung und damit die offizielle Existenz deiner GmbH nicht möglich. Der Notar ist somit nicht nur ein reiner Beglaubiger, sondern ein wichtiger Partner bei der Unternehmensgründung.

GmbH-Gründung: Wer muss zum Notartermin erscheinen?

➡ Alle Geschäftsführer müssen zwingend persönlich anwesend sein.

➡ Die Gesellschafter sind nicht verpflichtet, persönlich zu erscheinen. Sie können sich durch die Geschäftsführer oder andere Personen vertreten lassen. Vorausgesetzt, es liegt eine notariell beglaubigte Vollmacht vor.

➡  Bei unzureichenden Deutschkenntnissen eines Gründers oder Geschäftsführers ist ein Dolmetscher erforderlich.

Notartermin: Was solltest du mitbringen?

Da deine GmbH beim Termin notariell beurkundet gegründet werden soll, müssen sich alle Beteiligten im Vorfeld einige Gedanken machen. Die Ergebnisse bzw. Informationen sollten sie beim Notartermin parat haben.

Die IHK Köln dazu: “Nach den gesetzlichen Vorgaben hat eine GmbH-Anmeldung die folgenden Angaben zu enthalten: Name der Gesellschaft (Firmierung), Gegenstand der Gesellschaft, Sitz, Gesellschafter, Beteiligungsverhältnisse (Höhe, Aufbringung und Verteilung des Stammkapitals), Geschäftsführung”.

Zum Notartermin benötigst du noch diese physischen Dinge:

✅ Deinen gültigen Personalausweis oder Reisepass. Achte darauf, dass er nicht abgelaufen ist!

✅ Gegebenenfalls die notariell beglaubigte Vollmacht im Original, wenn Gesellschafter vertreten werden.

✅ Bei ausländischen Gründungen: Die überbeglaubigten und übersetzten Gründungsdokumente (beispielsweise Satzung und Vertretungsvollmachten).

Wie läuft die GmbH-Beurkundung ab?

Der Notartermin ist im Grunde ein standardisierter Prozess, der häufig so vonstatten geht:

🔷 Der Notar sichtet alle vorgelegten Dokumente und prüft ihre Vollständigkeit und Gültigkeit.

🔷 Er verliest die Gründungsurkunde und den Gesellschaftsvertrag.

🔷 Es werden die Regelungen sowie der weitere Ablauf erklärt.

🔷 Die Geschäftsführer versichern, dass keine Umstände vorliegen, die sie vom Amt der Geschäftsführung ausschließen würden.

🔷 Anschließend unterzeichnen die Gesellschafter und Geschäftsführer die Gründungsurkunde, den Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafterliste und die Handelsregisteranmeldung.

Das heißt: Wenn du und alle anderen alles bestens vorbereitet haben, es keine Fragen oder ungeklärten Punkte gibt, dauert eine GmbH-Gründung nur eine halbe Stunde bis Stunde.

GmbH-Gründung: Checkliste

Damit du wirklich nichts vergisst, solltest du diese Taskliste Schritt für Schritt durchgehen:

Vor dem Notartermin

☑️ Geschäftsidee präzisiert

☑️ GmbH als Rechtsform festgelegt

☑️ Firmenname ausgewählt

☑️ Passende Domain registriert

☑️ Unternehmensgegenstand konkret umschrieben

☑️ Erforderliche Genehmigungen beschafft

☑️ Firmensitz und Geschäftsanschrift festgelegt

☑️ Briefkasten an der Geschäftsadresse bereitgestellt

☑️ Geschäftsanteile und Verteilung definiert

☑️ Güterstand bei verheirateten Gesellschaftern geklärt

☑️ Alle Gesellschafter-Daten gesammelt

☑️ Geschäftsführer-Daten erfasst

☑️ Eventuell Vertretungsbefugnis besorgt

☑️ Befreiung von § 181 BGB entschieden

☑️ Stammkapitalhöhe festgelegt

☑️ Art der Einlagen genau bestimmt

☑️ Muster für Gesellschaftsvertrag geholt

☑️ Gesellschaftsvertrag aufgesetzt

☑️ Individuelle Satzung, falls nötig, besprochen

☑️ Unter Umständen Dolmetscher organisiert

☑️ Ausländische Dokumente apostilliert und übersetzt

☑️ Notar-Datenerfassungsblatt ausgefüllt

☑️ Entwurf der Gründungsurkunden in Auftrag gegeben

☑️ Steuerliche und/oder rechtliche Beratung eingeholt

Zum Notartermin

☑️ Gültiger Personalausweis oder Reisepass für alle Anwesenden

☑️ Notariell beglaubigte Vollmachten (falls Gesellschafter abwesend)

☑️ Dolmetscher vor Ort (falls benötigt)

☑️ Überbeglaubigte und übersetzte ausländische Dokumente, falls nötig

Fazit

Der Start einer GmbH mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen. Aber mit einer guten Vorbereitung ist der Prozess leicht zu meistern. Erkundige dich also, was du zum Notartermin mitbringen sollst und stelle alle Unterlagen für die GmbH-Gründung zusammen. Wende dich, wenn du detaillierte Fragen hast, einfach an deinen Notar – er hilft dir gerne weiter. Oder er bietet auf seiner Website gleich eine Checkliste für die GmbH-Gründung an.

Wichtig: Rund um die GmbH-Anmeldung tummeln sich leider auch viele Betrüger, die dich mit fingierten Rechnungen und sinnlosen Brancheneinträgen abzocken wollen. Sei also vorsichtig!