Hotel-Software PMS (Bild: Shutterstock)

Hotel-Software: Lohnt sich ein Property Management System für Zimmervermietungen?

Deshalb sollten auch Vermieter von Ferienwohnungen und kleine Hotel-Betriebe eine spezielle Software für die Organisation einsetzen.

Digitale Lösungen für Vermieter statt analoger Werkzeuge

Die Digitalisierung schreit mit großen Schritten voran, trotzdem wird in vielen Unternehmen teilweise recht klassisch gearbeitet. Zum Beispiel in kleinen Hotels oder bei Vermietern von Ferienwohnungen. Hier gehören Telefon, Stift und Papier zu den meistgenutzten “Tools”. Doch die sind fehleranfällig, ineffizient und auch nicht DSGVO-konform.

Besser ist es, digital zu arbeiten – zum Beispiel mit Excel und einem Mail-Programm für die einfache Kommunikation. Noch besser: eine Hotel-Software, auch PMS genannt.

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Was bedeutet PMS im Hotel-Bereich?

Die Abkürzung PMS kann viele Bedeutungen haben, zum Beispiel Prämenstruelles Syndrom. Darum geht es hier selbstverständlich nicht.

Im Bereich der Hotellerie und Wohnungsvermietung steht PMS für Property Management System. Im Deutschen spricht man gewöhnlich von Hotel Management Software oder Hotelsoftware – auch wenn die Programme sich teilweise für kleine Ferienwohnungsvermieter und große Hotel-Ketten gleichermaßen eignen.

Was bringt eine Hotelsoftware bzw. ein PMS-System?

JULIA (Bild: easybooking)

Jede Hotelsoftware besitzt spezielle Funktionen sowie individuelle Vorteile und Nachteile. Im Großen und Ganzen vereinen sie aber folgende Möglichkeiten:

    • Darstellung von freien Kapazitäten in Online-Kalendern
    • Einfache Online-Buchung, beispielsweise über die Website des Zimmervermieters oder Hotels
    • Verwaltung der freien, gebuchten und belegten Zimmer
    • Zentrale Erfassung der Kommunikation
    • Buchhaltungsfunktionen wie Abrechnung der Übernachtungen

Die Pluspunkte einer Hotel-Software liegen auf der Hand: Es können unter anderem Fehlbuchungen oder Überbuchungen deutlich reduziert werden, die Auslastung wird transparenter und die Kommunikation mit den Gästen bzw. Fewo-Mietern deutlich einfacher.

Kurz: Das Management fällt im Vergleich zur klassischen Zimmerverwaltung deutlich effizienter aus.

Mit JULIA die Gäste leichter und automatisiert betreuen

Es gibt derzeit einige Hersteller von Property Management Systemen, ein bekannter ist easybooking. Easybooking bietet eine umfassende Hotelsoftware.

Die Mission des österreichischen Unternehmens lautet: Vermietern und Hoteliers das Organisatorische so einfach wie möglich machen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die bestmögliche Betreuung der Gäste.

Dafür bietet die Hotelsoftware eine sympathische Besonderheit: eine virtuelle Rezeptionistin, JULIA genannt. Dahinter steckt die Cloud-Lösung von easybooking, mit der Familienbetriebe wie auch Hotel-Betreiber unter anderem Anfragen, Buchungen, die Gästekommunikation und die Zimmerbelegung digital managen können – und das zu weiten Teilen automatisiert.

JULIA übermittelt beispielsweise Anreiseinformationen, erstellt Rechnungen und bedankt sich nach einem Besuch bei den Gästen per E-Mail – und das in bis zu sieben Sprachen. Zudem bietet die Hotel-Software von easybooking auch zahlreiche Schnittstellen, zum Beispiel zu Portalen wie Expedia, AirBnB und Booking.com. So ist es möglich, alle Online-Präsenzen, -Anfragen und -Buchungen zentral über ein PMS zu verwalten.

Für wen eignet sich JULIA bzw. easybooking?

Die Web-Software kommt laut dem Anbieter derzeit bei über 6.000 Kunden zum Einsatz. Dazu gehören Vermieter von Ferienwohnungen, Appartements, Campingplätzen, Wohnmobilen und Hausbooten. Ebenso nutzen viele Hotels die Funktionen von JULIA zusätzlich zu einer anderen Hotelsoftware.

Da hinter easybooking ein österreichisches Unternehmen steckt, das die PMS-Software seit über 15 Jahren anbietet, liegt der Fokus auf den DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz). Laut eigenen Angaben arbeitet jeder achte Betrieb in Tirol mit der Hotel-Management-Software.

Fazit

Lohnt sich eine Hotelsoftware für Zimmervermietungen? Definitiv. Eine Planung mit Stift, Papier und Telefon ist fehleranfällig (es gehen gerne mal Informationen unter) und kostet viel Zeit. Zeit, die dann an anderer Stelle fehlt. Und Zeit, die ein Betrieb bzw. Unternehmen in Form von Mitarbeitergehältern bezahlen muss.


Hinweis zur Transparenz: Bei diesem Ratgeber handelt es sich um einen bezahlten Beitrag (Werbung).

 

Bilder: Shutterstock, easybooking

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