Prozesse und Abläufe (Bild: Pixabay)

So sollten Abläufe und Prozesse optimiert werden

Wenn Prozesse aus dem Takt geraten und Abläufe langweilen: Diese Aspekte haben Einfluss auf die Qualität der Arbeitsergebnisse.

Kleine Sache, große Wirkung

Ein Steinchen im Schuh eines Marathonläufers ist dafür verantwortlich, dass er nur mit halber Kraft läuft oder sogar anhält, um das Problem zu lösen. Übertragen auf ein Unternehmen heißt das: Arbeiten Mitarbeiter mit unpassenden Tools und Geräten, oder sind Maschinen schlecht eingestellt, sinkt die Produktivität. Die Prozesskette gerät ins Stocken, der Workflow ist dahin.

Das Problem: Die Verantwortlichen betrachten zwar das große Ganze, schauen aber nicht ins Detail. Ein Steinchen im Schuh entdecken sie nicht. Oder wenn sie es entdecken, messen sie ihm nicht die nötige Bedeutung bei. Doch: Ein Prozessablauf muss von A bis Z durchdacht und regelmäßig überprüft werden, damit er reibungslos funktioniert. Andernfalls kann die gesamte Kette ins Stocken geraten.

Verantwortungen klar festlegen

Prozesse können nur dann sauber und wie am Schnürchen laufen, wenn alle Beteiligten ganz genau wissen, was sie zu tun haben. Dazu müssen die folgenden Aspekte geklärt und die verantwortlichen Personen festgelegt werden.

  1. Wer erledigt die Arbeit?
  2. Wer sorgt für die Durchführung der Arbeit?
  3. Wer ist verantwortlich für das Ergebnis der geleisteten Arbeit?
  4. Wer erhält am Ende der Arbeit ggf. einen Bericht?

Ohne Verantwortlichkeiten lassen sich Prozesse nicht sauber koordinieren, weil sich sonst niemand für die erforderlichen Arbeitsschritte verantwortlich fühlt und somit zielorientierte Arbeitsanweisungen ins Leere laufen. Bei jedem Prozessschritt ist festzuhalten, wer was bis wann erledigt und wem darüber in welcher Form zu berichten ist.

Standards setzen und gleichbleibende Qualität erreichen

Ein Beispiel, das zum Beispiel E-Commerce-treibende Unternehmen und Produktionsbetriebe gleichermaßen kennen: Nach Möglichkeit sollten Waren in immer gleich großen Paketen verpackt werden. Die verfügbaren Standards international anerkannter Normen zu nutzen hilft dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren. Sind die Pakete stets gleich groß, lassen sie sich auf die jeweils gleiche Art und Weise weiter bearbeiten.

Das führt unter anderem dazu, dass die Pakete im Endzustand stets gleich aussehen. Das ist ein wesentlicher Aspekt im Rahmen der Qualitätssicherung im Kundenkontakt. Außerdem können genormte Pakete unkompliziert gestapelt, gelagert, etikettiert, verpackt und verschickt werden. Im Idealfall ist das Maß so gewählt, dass ein Stapeln auf Europaletten ohne nennenswerten Platzverlust gewährleistet ist.

Standards haben den Vorteil, dass sie den Einsatz hocheffizienter technischer Geräte und Maschinen ermöglichen. Die Digitalisierung macht es inzwischen möglich, dass Lager inzwischen praktisch ohne Menschen auskommen und die Lagerhaltung vollautomatisch funktioniert. Fehlerquellen, die auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, gibt es nur noch in sehr geringem Umfang.

In Verpackungs- und Versandstraßen sind es unter anderem die Verpackungs- und Ettikettiermaschinen, die die Arbeitsabläufe erleichtern. Je nach Verpackung und Produktionsstraße kommen spezialisierte Etikettiermaschinen, wie zum Beispiel Cellophanbeutel-Etikettierung, Faltschachtel-Etikettierer oder Doppel-Etikettieranlagen zum Einsatz. Sie erledigen die Arbeit effizient, schnell und stets auf die gleiche Art. Die Fehlerquellen werden mit ihnen weiter drastisch reduziert.

Arbeitsschritte verbinden und Schnittstellen sinnvoll reduzieren

Wer gute Ergebnisse erzielen will, sollte auch im Sinne der Mitarbeiterzufriedenheit auf die  passende Balance zwischen Automatisierung, Spezialisierung und Generalisierung achten. Es ist noch gar nicht lange her, da war der sogenannte Taylorismus in Betrieben fest verankert.

Das bedeutet, dass eng definierte Aufgaben von Spezialisten ausgeführt wurden. Zu diesem Zweck wurden Prozesse in kleinste Einzelschritte zerlegt, aus denen sich wiederkehrende Tätigkeiten ergaben. Zu viele Einzelschritte aber bergen zahlreiche Schnittstellen zu den angrenzenden Aufgaben. Zudem demotivieren kleinste, mitunter stupide Aufgaben die Mitarbeiter.

Beide Aspekte – viele Schnittstellen und fehlende Motivation – stellen potenzielle Fehlerquellen dar. Diese werden, bildlich gesprochen, zu kleinen Steinchen im Schuh und schmälern die Leistungsfähigkeit. Die Folge ist, dass die Produktivität sinkt. Früher war das Arbeitsmodell der kleinen Schritte Gang und gäbe, doch inzwischen hat man erkannt, dass andere Methoden besser sind.

Demotivierende Einzelaufgaben zu Aufgabenpaketen zusammenfassen

Psychologisch betrachtet ist es für Mitarbeiter wesentlich angenehmer, einen durchgängigen  Workflow zu verrichten, statt sich ständig mit Kollegen abstimmen und Teilaufgaben übernehmen oder übergeben zu müssen. Aus einem überschaubaren Arbeitsablauf mit mehreren Einzelschritten ergibt sich eine gesunde Herausforderung für Mitarbeiter, die konzentriert ihre Tätigkeiten verrichten. Sie arbeiten in Ruhe, liefern gute Ergebnisse und sind insgesamt zufriedener.

Handlungsunterbrechungen hingegen beeinträchtigen die Arbeitseffizienz, verursachen Unzufriedenheit und mindern die Qualität des Arbeitsergebnisses. Chefs und Verantwortliche sollten unter Berücksichtigung dieses Aspekts die einzelnen Arbeitsschritte prüfen und sinnvoll zusammenhängende Aufgaben miteinander verbinden.

Beispiel: Mitarbeiter in einem Logistik-Unternehmen

Ein veralteter Taylorismus-Workflow an einer schlecht organisieren Versandstraße könnte – vereinfacht dargestellt – so aussehen:

    1. Mitarbeiter A entlädt LKW und manövriert Paletten mit Paketen zur Versandstraße.
    2. Mitarbeiter B öffnet Pakete und entsorgt Verpackungsmaterial
    3. Mitarbeiter C setzt Pakete manuell auf das bereitstehende Band
    4. Mitarbeiter D nutzt Hand-Ettiketiermaschine, um Pakete mit entsprechenden Strichcodes und Lagerinfos zu versehen
    5. Pakete werden gescannt und über die Versandstraße automatisch weiter verteilt.

Mit Blick auf diesen Arbeitsablauf gibt es drei Schnittstellen zwischen den Mitarbeitern A und B, B und C sowie C und D. Somit sind drei potenzielle Fehlerquellen vorhanden, die zu Zeitverlust und zu Störungen im Workflow führen können. Abgesehen davon sind die einzelnen Aufgaben für Mitarbeiter monoton, was zu einer erhöhten Fehlerquote führt. Die Schnittstellen lassen sich deutlich reduzieren, was sich günstig in zweifacher Hinsicht auswirkt. Fehlerquellen sinken und Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

Würde Mitarbeiter A die Schritte 2 und 3 erledigen, würde Mitarbeiter B überflüssig. Mitarbeiter C könnte die Schritte 4 und 5 erledigen, was Mitarbeiter D verzichtbar macht. Somit arbeiten nur noch zwei Personen zusammen – es gibt nur noch eine Schnittstelle, erweitertet Aufgabenbereiche und weniger Fehler.

Fazit

Dank Digitalisierung und Automatisierung können Maschinen und Tools Menschen in Bereichen, in denen stetig wiederholbare Aufgaben erledigt werden müssen, ersetzen. So wird Zeit frei, um sich den Dingen zu widmen, die den Geist fordern und gleichzeitig zur Qualitätssicherung der Arbeitsergebnisse beitragen.

Bild: Pixabay

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