So können automatisierte PDF-Angebote die Reaktionszeit im Einkauf deutlich beschleunigen

Ein Experte erklärt bei uns, wie Einkäufer dank digitaler Lösungen in einem Bruchteil der üblichen Zeit wichtige Entscheidungen treffen.

Reaktionen und Angebote in Highspeed

In der heutigen Geschäftswelt zählt jede Minute. Gerade im Einkauf, wo komplexe Prozesse, Freigaben und Vergleiche zum Alltag gehören, kann eine schnelle Reaktionszeit zum Wettbewerbsvorteil werden. Denn Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, Anfragen zeitnah zu beantworten, Angebote zu vergleichen und interne Entscheidungen zügig herbeizuführen.

Während früher die Angebotsphase oft Tage oder sogar Wochen in Anspruch nahm, eröffnen digitale Lösungen inzwischen völlig neue Möglichkeiten, diese Prozesse effizienter zu gestalten. Ein Beispiel hierfür ist Partbase. Die Plattform ermöglicht es, direkt aus dem Warenkorb heraus ein individuelles Angebot zu generieren – ohne vorher eine Anfrage verschicken zu müssen.

Mit nur wenigen Klicks entsteht ein PDF-Angebot, das sich an die Anforderungen von Einkäufern anpasst. Besonders interessant ist dabei die Option, eine eigene Referenz hinzuzufügen. So können Angebote intern leichter zugeordnet, für Freigaben genutzt oder auch systematisch miteinander verglichen werden. Gerade in größeren Unternehmen, in denen mehrere Abteilungen und Entscheidungsträger eingebunden sind (das Buying Center), sorgt diese Funktion für spürbare Erleichterung.

Wir haben mit Franz Bewerunge, Co-Founder und Geschäftsführer von Partbase, über die Hintergründe dieser Entwicklung, die konkreten Vorteile für Einkäufer und die Zukunft digitaler Einkaufsprozesse gesprochen.

StartUpWissen.biz: Franz, welche Rolle spielt Geschwindigkeit heute im Einkaufsprozess? Wie stark ist der Druck auf die Abteilungen gestiegen?

Franz Bewerunge: Geschwindigkeit ist heute einer der entscheidenden Wettbewerbsfaktoren im Einkauf. Unternehmen stehen mittlerweile unter massivem Druck, weil sich die Rahmenbedingungen verändert haben: Anfragen beschränken sich längst nicht mehr auf regionale Händler, sondern reichen weit darüber hinaus. Der Wettbewerb ist dadurch spürbar intensiver geworden.

StartUpWissen.biz: Und welche Rolle spielen die Preise?

Franz Bewerunge: Preise sind dank digitaler Plattformen viel transparenter, was den Druck zusätzlich erhöht. Kunden holen sich fast immer mehrere Angebote ein, um vergleichen zu können. Wer da zu langsam reagiert, hat im Grunde schon verloren.

StartUpWissen.biz: Was bedeutet das für die Einkaufsabteilungen?

Franz Bewerunge: Die Einkaufsabteilungen müssen mehr Anfragen in kürzerer Zeit bearbeiten und gleichzeitig Transparenz und Qualität sicherstellen. Früher konnte die Angebotserstellung mehrere Tage dauern, ohne dass es jemand infrage gestellt hätte. Heute ist das undenkbar! In vielen Branchen entscheidet die Reaktionszeit, ob ein Auftrag überhaupt gewonnen wird.

StartUpWissen.biz: Ihr habt dafür eine Lösung gefunden …

Franz Bewerunge: Genau hier setzt Partbase an. Indem wir Routineaufgaben automatisieren, reduzieren wir den Druck erheblich. Wir verschaffen Einkäufern den Freiraum, sich wieder auf die wirklich wichtigen, strategischen Entscheidungen zu konzentrieren.

StartUpWissen.biz: Was unterscheidet die Lösung von Partbase von klassischen Angebotsprozessen im Einkauf?

Franz Bewerunge: Traditionell läuft die Angebotserstellung noch weitgehend analog bzw. manuell. Das heißt, Kunden melden sich per Telefon, E-Mail oder Fax, und werden dann – falls noch nicht vorhanden – händisch im ERP-System angelegt. Sie erhalten ihr PDF-Angebot anschließend via E-Mail zurück.

StartUpWissen.biz: Das klingt ziemlich umständlich.

Franz Bewerunge: Ja. Dazu kommt, dass dieser Prozess fehleranfällig und zeitaufwendig ist. Kundendaten werden beispielsweise oft unvollständig erfasst. Kritische Produktinformationen wie Gewicht, Zolltarifnummern oder Ursprungsländern und Preisinformationen wie Verpackungseinheiten oder Mindestabnahmemengen liegen oft gar nicht digital vor. Die müssen erst beim Hersteller nachgefragt werden.

StartUpWissen.biz: Wow, das sind ja echte „Showstopper“!

Franz Bewerunge: Genau. Je nach Komplexität und Reaktionszeit der Hersteller kann es mehrere Tage bis zu einer Woche dauern, bis ein Angebot final vorliegt. Mit Partbase haben wir diese Schwachstellen gezielt eliminiert. Durch die konsequente Digitalisierung innerhalb der Plattform sichern wir die Datenqualität, vermeiden Medienbrüche und ermöglichen eine schnelle, fehlerfreie Angebotserstellung. Alles ohne langwieriges “E-Mail-Ping-Pong” oder manuelle Zwischenschritte.

StartUpWissen.biz: Welche Vorteile bringt die Möglichkeit, ein Angebot direkt als PDF aus dem Warenkorb heraus zu erstellen?

Franz Bewerunge: Aus unserer Sicht gibt es gleich mehrere Vorteile. Der erste Vorteil ist die Geschwindigkeit. Ein Angebot liegt in Sekunden vor, nicht erst nach mehreren Tagen. Für viele Kunden ist allein dieser Punkt schon ausschlaggebend, um Partbase zu nutzen. 

StartUpWissen.biz: Welche Vorteile kriegt man bei euch noch?

Franz Bewerunge: Ein weiterer Pluspunkt ist die Angebotshistorie. Wer mit unserem Kundenaccount arbeitet, hat jederzeit eine vollständige Übersicht über alle offenen und vergangenen Angebote. Das schafft Transparenz, ohne dass zusätzliche Organisation nötig ist.

StartUpWissen.biz: Und was siehst du als dritten USP an?

Franz Bewerunge: Einkäufer können eigene Referenzen in das Angebot einfügen. Das ist besonders praktisch für interne Freigaben oder zur Zuordnung innerhalb des Unternehmens. Das heißt, manche Kunden nutzen die Referenz, um Angebote bei ihrer Controlling-Abteilung prüfen zu lassen, andere geben sie an Projektpartner oder Endkunden weiter.

StartUpWissen.biz: Wie schätzt du die zukünftige Entwicklung digitaler Einkaufslösungen ein?

Franz Bewerunge: Im digitalen Einkauf geht es zunächst einmal darum, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und sauber zu definieren. Oft bedeutet das, sie komplett neu zu denken. Einfach einen schlecht funktionierenden, analogen Prozess zu digitalisieren, führt meist nur zu mehr Aufwand und Fehlern.

StartUpWissen.biz: Was kommt danach?

Franz Bewerunge: Die letzten Jahre haben gezeigt, dass die Digitalisierung von Prozessen vor allem dazu dient, Abläufe schneller, transparenter und fehlerfreier zu machen. Der nächste Schritt wird sein, diese Prozesse noch stärker zu automatisieren und intelligent zu verknüpfen. Künstliche Intelligenz, automatisierte Workflows und die nahtlose Integration in bestehende ERP- und Einkaufssysteme werden den Einkauf der Zukunft prägen.

StartUpWissen.biz: An welchen Features arbeitet ihr? Was wird noch kommen?

Franz Bewerunge: Wir wollen Einkäufern noch mehr Eigenständigkeit geben. Künftig sollen Einkäufer auch komplexe Szenarien wie Rahmenverträge, internationale Preisvergleiche oder automatische Budgetprüfungen direkt im System abbilden können. Wir wollen damit Standards setzen und zeigen, dass moderne Einkaufsprozesse nicht kompliziert, sondern einfach, intuitiv und jederzeit verfügbar sein können.

StartUpWissen.biz: Franz, vielen Dank für das tolle Gespräch!