ERP-System: Ein Beispiel und eine Erklärung anhand von gFM Business (Bild: GoFilemaker.de)

Enterprise Resource Planning: Eine kurze Erklärung, wie ein ERP-System funktioniert

  • Letztes Update:2 Wochen 
  • Lesezeit:4Minuten

Wir zeigen dir anhand eines Beispiels auf, wie du ein ERP-System in deinem StartUp einsetzen und damit die Effizienz steigern kannst.

Warum dein Unternehmen ein ERP benötigt

Wenn du ein StartUp gründest, reichen dafür in der Regel einfache Tools aus. Mit Excel, Word, Thunderbird, Trello, Billomat und ähnlichen Programmen kannst du alle essentiellen Dinge erledigen. Doch wenn dein Unternehmen wächst und du deine Arbeitsabläufe professionalisieren musst, solltest du auch deine Software-Auswahl verändern. Ansonsten läufst du Gefahr, dass Prozesse langsam und damit ineffizient werden.

Eine gute Lösung ist ein ERP. Das Akronym steht für Enterprise Resource Planning. Damit gemeint sind umfangreiche Suiten, mit denen du eine Vielzahl an Tätigkeiten in deinem Unternehmen erledigst.

ERP-Systeme können diese Bereiche abdecken:

  • Kundenverwaltung
  • Projektmanagement
  • Buchhaltung
  • Personalwesen
  • Marketing

Das bedeutet, ein ERP ist quasi ein Schweizer Taschenmesser, das mehrere Tools unter einer Oberfläche vereint.

ERP: Ein Beispiel, wie solch ein System aussieht und funktioniert

ERP - Das Logo von GfM Business (Bild: GoFilemaker.de)Wenn du dich mit dem Thema beschäftigst, merkst du schnell: Es gibt zahlreiche Anbieter auf den Markt, deren ERP unterschiedliche Funktionen bieten.

Kein Wunder, denn verschiedene Branchen wie auch verschiedene Unternehmensgrößen erfordern andere Features. Dementsprechend sieht nicht jedes Enterprise Resource Planning System gleich aus.

Anhand von gFM Business erklären wir dir, wie eine derartige Allround-Software aufgebaut sein kann. Bei gFM Business handelt es sich um eine anpassbare ERP-Software aus Deutschland, die auf dem Datenbank-Management-System FileMaker Pro basiert. Du kannst es unter Windows, macOS und iOS einsetzen. Dank seiner Flexibilität lässt es sich in kleinen wie auch großen Unternehmen verwenden.

ERP-System: Eine Schritt-für-Schritt Erklärung

Beginnen wir mit dem Startmenü. Hier siehst du gleich, wie umfangreich die ERP-Software ausfällt. Über die Icons im linken Bereich kannst du direkt in alle wichtigen Bereiche springen. Dazu gehören unter anderem das CRM (Customer Relationship Management), die Dokumentvorlagen, die Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die Liste aller Produkte, die Projekt- und Personalverwaltung sowie eine Auswahl von Drucklayouts.

Zudem siehst du auf der rechten Hälfte des Startbildschirms alle aktuellen Vorgänge, die du und deine Kollegen über gFM Business verwalten. Auch wichtige Ereignisse und Statisten lassen sich derart schnell aufrufen.

ERP-System - Beispiel und Erklärung - Das Hauptmenü von gFM Business (Bild: GoFilemaker.de)

Hinweis: Bei dieser Ansicht handelt es sich um eine vereinfachte Darstellung. Du kannst dir auch alle Module des umfangreichen ERP-Systeme auf der Startseite anzeigen lassen. Ist dir jedoch die eine oder andere Ansicht zu “bunt”, dann suche einfach über die Suchfunktion nach dem Bereich, den du benötigst.

Der Aufbau von gFM Business

Fühlst du dich nun ein wenig “erschlagen”? Kein Problem! Wenn du das ERP-Programm startest und in einen Bereich bzw. ein Modul springst, kannst du über eine vereinfachte Navigation leicht in alle anderen Bereiche springen.

Die Bereichen nennen sich:

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  • Kunden
  • Korrespondenz
  • Faktura
  • Artikel
  • Unternehmen
  • Einstellungen

Jeder Bereich unterteilt sich dann in die verschiedenen Module. So kannst du unter “Faktura” Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften sowie Mahnungen erstellen und verwalten. Diese lassen sich nach verschiedenen Standards wie ZUGFeRD, Factur-X oder Swiss-QR bearbeiten.

Der Bereich “Kunden” sieht bei unserem ERP-Beispiel so aus:

ERP-System - Beispiel und Erklärung - Das Kunden-Menü von gFM Business (Bild: GoFilemaker.de)

Hier verwaltest du alle Kundendaten wie Kontakt- und Adressdaten, sammelst Belege und erhältst einen Überblick über die bisherige Korrespondenz. Apropos: Für den schnellen Austausch wurde in gFM Business ein E-Mail-Client integriert. Das heißt, du musst kein Outlook oder dergleichen offen haben, um mit deinen Kunden digital zu kommunizieren.

Warum ein ERP im E-Commerce hilft

Die ERP-Suiten sind eine Weiterentwicklung von Warenwirtschaftssystemen. Wie es der Name besagt, fokussieren sich WaWi-Systeme auf die Verwaltung von Waren. Diese Funktionalitäten findest du auch in einem professionellen Programm für die Ressourcenverwaltung.

In gFM Business managt du deine Artikelbestände, die Artikelattribute, die Stücklisten, Chargen und die Lieferanten im Bereich “Artikel”. Und dank der Schnittstellen ist es möglich, das ERP mit deinem Onlineshop zu verbinden, wenn dieser zum Beispiel auf Shopware, Gambio oder WooCommerce basiert.

Es gibt auch Schnittstellen zu anderen Systemen, unter anderem zu Paketdienstleistern wie DHL, DPD und UPS sowie zu DATEV. So musst du auch hier nicht andere Tools öffnen, sondern kannst wie gewohnt über eine Oberfläche alle wichtigen Dinge abarbeiten.

Fazit

Unser Beispiel zeigt es ganz deutlich: Ein ERP-System ist wie eine eierlegende Wollmilch-Sau. Du erledigst damit Aufgaben, wofür du sonst fünf oder mehr Einzelprogramme benötigst. Damit sparst du dir Zeit, Kosten und vermeidest auch Inkompatibilitäten.

Nachdem du und dein Team euch eingearbeitet habt, merkt ihr bald, dass die Prozesse in eurem Unternehmen einen Flow bekommen. Der Vertrieb, das Marketing, der Einkauf, die Personalabteilung und das Controlling bekommen schnell Einsichten in alle relevanten Geschäftsvorgänge. Durch diese Transparenz geht nichts mehr verloren, Doppelarbeit wird vermieden.

Damit könnt ihr euch besser auf das konzentrieren, was ein StartUp ausmacht: die Entwicklung innovativer Produkte.


Hinweis zur Transparenz: Bei diesem Ratgeber handelt es sich um einen bezahlten Beitrag, auch Sponsored Post genannt.

Bilder: GoFilemaker.de

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