Papierkram zu erledigen und das Büro zu organisieren ist für die meisten Unternehmer ein Graus. Ein strategisches Vorgehen muss her!
Viele Unternehmer kennen Büros schon aus Zeiten, in denen sie noch Angestellte waren. Und jeder vormalige Angestellte kann auf ein Fingerschnippen hin mehrere Punkte aufzählen, die im alten Büro überhaupt nicht funktionierten. Nun, als Selbstständiger, soll es natürlich ganz anders laufen.
Wer keine Erfahrungen in dem Bereich hat, der unterschätzt hingegen die Arbeiten, die täglich im Büro selbst anfallen. Die Organisation des Büros ist bei vielen Unternehmern so beliebt, wie die Reinigung eines Kühlschranks, der über das lange Wochenende ausgefallen ist. Aber mit der richtigen Planung wird die Büro-Organisation ein Kinderspiel!
Papierberge bewältigen
Viele Belege werden heute elektronisch verschickt. So erhalten die meisten Unternehmer Rechnungen per E-Mail oder im Kundencenter bereitgestellt. Dennoch gibt es weiterhin Papierbelege. Um hier auf Dauer durchzublicken, gibt es mehrere Tricks:
Ablagesystem
Das ist das A und O eines jeden Büros. Wichtig ist, dass die Ablage niemals in einer Schublade oder anderweitig außerhalb der Sichtweite stattfindet. Die Ablage sollte immer so geordnet sein, dass dringende und mit Fristen versehene Unterlagen in eine eigene Ablage ganz oben eingeordnet werden. Die weiteren Fächer bieten nun Raum für wichtige, doch nicht ganz so dringende Unterlagen, für unwichtigere Unterlagen und für die Belege, deren Relevanz recht gering ist.
Feste Zeiten
Grundsätzlich ist es am besten, sich jeden Tag knapp 15 Minuten Zeit für die Ablage zu nehmen. Notfalls gehen auch zwei Tage in der Woche. Wichtig ist nur, dass die Ablage immer übersichtlich bleibt. Stapeln sich hier erst einmal die Papiere, sinkt die Motivation mit jeder Quittung.
Stempel
Die Tagespost, die in Papierform eingeht, sollte immer mit einem Datumsstempel versehen werden. Das gilt insbesondere für Rechnungen. Gut sind Stempel, die bereits Ankreuzmöglichkeiten für die weitere Bearbeitung bieten. Unternehmer können so mit einem Stempel und einem kleinen Kreuz Arbeiten an Mitarbeiter delegieren und brauchen sich um diese Post nicht weiter zu kümmern. Die Möglichkeiten in diesem Bereich sind heute dank Spezialisten sehr umfangreich und lassen sich an die eigene Organisation anpassen.
Die tägliche Bearbeitung der Ablage ist der beste Weg, um erst gar keine Papierberge aufkommen zu lassen. 15 Minuten mögen anfangs viel klingen, doch ist dieser Wert nur geschätzt und in der Realität wesentlich geringer. Wer die Ablage immer auf dem aktuellen Stand hält, der hat sie im Schnitt in fünf Minuten am Tag erledigt.
Belegerfassung digitalisieren
Belege sollten digital abgespeichert werden. Sämtliche relevanten Quittungen, beispielsweise Tank- oder Restaurantbelege, müssen zeitnah digitalisiert werden. Das funktioniert auf mehreren Wegen:
Smartphone
Das ist der simpelste Weg, der notfalls auch schon auf dem Parkplatz der Raststätte realisiert werden kann. Das Abfotografieren eines Belegs ist in der Regel vollkommen ausreichend. Wichtig ist nur, die Bilder nun nicht auf dem Smartphone zu horten, sondern sie gleich mit der Firma zu verknüpfen.
Cloud-Ordner wie die Dropbox oder OneDrive genügen hier völlig. Das Foto wird schlichtweg in den korrekten Ordner geladen. Hat die Buchhaltung Zugriff darauf, erhält sie gleich eine Nachricht, dass eine neue Datei hochgeladen wurde.
Buchhaltungsprogramme
Für die meisten Buchhaltungsprogramme gibt es mittlerweile eine App. Der Vorteil: Wird die Tankquittung nun über die App auf dem Smartphone eingescannt, so kann sie gleich in das Buchhaltungsprogramm verschoben und eingebucht werden.
Die Problematik mit digitalen Belegen ist, dass sie sich ebenso aufhäufen können wie Papierbelege. Leider sind Dateien auf Smartphones oder auf dem Rechner jedoch nicht dauerhaft im Blickfeld, was das Ignorieren derselben erleichtert. Unternehmer sollten also auch die digitale Ablage in ihre tägliche Organisation mit einbeziehen – oder direkt der Buchhaltung übergeben.
Terminplanung digitalisieren
Natürlich gehört in ein ordentliches Sekretariat, mindestens aber auf den Schreibtisch des Unternehmers ein echter Terminkalender. Obwohl sie heute nicht mehr notwendig sind, tragen sie doch zum Bild des geschäftigen Unternehmers bei. Gleichfalls haben sie einen gravierenden Vorteil: Es ist schwer möglich, die dort eingetragenen Termine zu ignorieren.
Eine gute und nicht zu vergessende Terminplanung ist aber auch digital möglich. Hier gilt:
Kalender auswählen
Unternehmer sollten bei der Auswahl ihrer virtuellen Kalender darauf achten, dass sie wahlweise auf mehreren Geräten installiert oder aber verknüpft werden können. Kein digitaler Kalender hat einen Nutzen, wenn er zwar auf dem Tablet, nicht aber auf dem Smartphone verfügbar ist.
Zugriff
Hat ein Unternehmer Mitarbeiter, so sollte zumindest das Sekretariat Zugriff auf den Kalender haben. Die Synchronisation muss reibungslos funktionieren, anderenfalls gibt es ein Terminchaos.
Synchronisieren
Der Kalender sollte sich selbstständig in kurzen Abständen synchronisieren. So weiß der Selbstständige auch, welche Termine der Betrieb einträgt, selbst wenn er sich auf Außenterminen befindet.
Bezüglich der Büroorganisation wird im Tageskalender immer eine feste Zeit geblockt. Manche Firmen fahren nach einem interessanten Motto:
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- 8 – 10 Uhr: Telefonate und Rücksprachen
- 10 – 12 Uhr: Tagesgeschäft, beispielsweise Angebote, Buchhaltung, Aufträge
- 12 – 13 Uhr: Büro-Organisisation
Am Nachmittag werden wieder Zeiten fest eingeplant und somit geblockt. Der Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter weiß, zu welchen Zeiten bestimmte Personen nicht zu sprechen sind. Unternehmer können sich so ihren Tag auch gezielt und dauerhaft einplanen und verhindern, dass Angestellte Kundentermine genau in die Stunde legen, die für organisatorische Arbeiten gedacht ist.
Zugleich bietet diese Methode einen gewissen Rhythmus, der sich fest einspielt. Einzelne Aufgaben können kaum noch vergessen werden, da sie beständig zur selben Zeit verrichtet werden.
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