Das 1×1 der Buchhaltung: So schafft man die richtigen Strukturen, um die Geschäftszahlen immer im Blick zu haben.
Ein Gastbeitrag von Paul-Alexander Thies
Buchhaltung: Ratschläge für StartUps
Tag 1 im neu gegründeten Unternehmen: Es herrscht Aufbruchstimmung, also was tut man zuerst? Kaffee kochen, den ersten Kunden gewinnen oder über Buchhaltung nachdenken? Ganz klar: Man sollte sich Strukturen schaffen, mit denen zukünftig die Buchhaltung läuft.
Gründer können eine noch so brillante Geschäftsidee haben: Die Nase vorn behält, wer sich von Anfang an mit korrekten Buchungen, Belegarchivierung und Vorbereitung von Steuererklärungen befasst. Denn nur wer seine Zahlen kennt, weiß, wie es dem Unternehmen wirklich geht.
Wer auf die folgenden fünf Punkte achtet, ist schon mal auf dem richtigen Weg:
Nr. 1 | Aktuelle Standards der Buchhaltung einhalten
Als Unternehmer ist man verpflichtet, sich auch bei der Buchhaltung an aktuelle Regelungen und Gesetze zu halten. Zum Beispiel ist es nicht mehr GoBD-konform, seine Buchhaltung per Excel zu machen. Gründer können sich also nicht damit herausreden, dass es ihnen an Erfahrung und Kenntnissen fehlt. Wer eine Firma leiten will, muss dafür sorgen, dass die Finanzen sauber geregelt sind.
Da es ständig zu Neuerungen kommt, ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben. Zwar gelten oft Übergangsfristen für geänderte Regelungen, aber wenn diese abgelaufen sind, ist es auch mit der Toleranz von Finanzamt und anderen Behörden vorbei. Angebliche Unwissenheit schützt nicht vor Strafen für Versäumnisse.
Diese Strafen können weh tun: Wirtschaftsprüfer und Betriebsprüfer, die die Buchhaltung und Jahresabschlüsse eines Unternehmens für mehrere Jahre rückwirkend prüfen, können zum Beispiel Betriebsausgaben aberkennen. Fehlerhafte oder unvollständige Belege genügen. Dann ist nicht nur der Vorsteuerabzug hinfällig, auch die steuerliche Absetzbarkeit einer Ausgabe ist gestrichen.
Nr. 2 | Keine Buchung ohne Beleg
Belege sind die Basis jeder Buchführung. Betriebliche Einnahmen und Ausgaben müssen nachweisbar sein. Die Zettelwirtschaft im Schuhkarton hat dabei schon lange ausgedient. Behörden akzeptieren heute digital archivierte Belege, dass macht die Sache für Unternehmer weitaus übersichtlicher. Voraussetzung ist allerdings, dass nach den Grundsätzen der neuen GoBD archiviert wird.
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Der Fokus dieser Regelung liegt auf der Unveränderbarkeit archivierter Belege. Das gilt für Eingangs- wie für Ausgangsrechnungen und ist mit Hilfe geeigneter Software unkompliziert machbar.
Nr. 3 | Korrekte Rechnungen machen keine Probleme
Für Rechnungen gelten sogenannte Pflichtangaben. Das sind die Punkte, die immer enthalten sein müssen, damit deine Rechnung formal korrekt ist. Nur dann berechtigt die Rechnung beispielsweise zum Vorsteuerabzug oder der Kunde kann sie anders steuerlich geltend machen. Zu den Pflichtangaben gehören Kundenname und -Anschrift, Lieferzeitraum, Warenbezeichnungen, ausgewiesene Umsatzsteuer, Steuernummer etc.
Eine Automatisierung ist hier enorm hilfreich, um immer korrekte Rechnungen zu erstellen. Rechnungssoftware vergibt z.B. die Rechnungsnummern selbstständig und jede nur einmal. So kommt es nicht zu Verwechslungen.
Nr. 4 | Fristen einhalten und auf Einhaltung von Fristen bestehen
Pünktlich die Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben, die Steuererklärungen einzureichen und an Termine für die Sozialabgaben auf Mitarbeiterlöhne zu denken, gehört zu den Fristen, an die Gründer denken müssen. Wer diese Fristen verpasst, kann schnell Ärger mit dem Finanzamt und den Krankenkassen bekommen.
Andere Fristen sind aber auch wichtig: Dass Kunden ihre Rechnungen zeitnah zur Leistung bezahlen. Statt von Projekt zu Projekt zu springen sollten Gründer zwischendrin auch an das Stellen der Rechnungen denken. Wer zeitnah seine Forderungen in Rechnung stellt, wird eher bezahlt.
Dazu gehört auch, darauf zu achten, ob die Kunden Zahlungsziele einhalten und gegebenenfalls eine Mahnung auf den Weg zu bringen, wo es nötig ist.
Nr. 5 | Gewinn und Steuern im Auge behalten
Oft setzen Gründer ihre Steuervorauszahlung im ersten Geschäftsjahr besonders niedrig an. Mit großen Gewinnen rechnet noch niemand. Doch wenn das erste Jahr dann tüchtigen Gewinn gebracht hat, lauert die Nachzahlung. Dieses Geld möchte das Finanzamt sofort – und gleichzeitig setzt es die regelmäßigen Vorauszahlungen herauf. Wer nun keine Rücklage für diesen Fall gebildet hat, hat ein Problem.
Anders sieht es bei denen aus, die sich von Anfang an mit ihrer Buchhaltung und den Unternehmenszahlen auseinandergesetzt haben. Hat man die Gewinnentwicklung das Jahr über im Blick, lassen sich Rücklagen für Steuernachzahlungen zeitig anlegen oder die Vorauszahlung dem tatsächlichen Steueraufkommen anpassen. Das ist durch einen einfachen formlosen Antrag möglich.
Die Bedeutung der Buchhaltung
Bei der Buchhaltung erfasst du alle Zahlungen wie Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens. Zudem werden die Investitionen und Verbindlichkeiten angegeben. Aufgrund der fiskalischen Bedeutung der Buchhaltung ist diese relevant für die Steuern eines jeden Unternehmens. Denn grundsätzlich sind alle Unternehmen zur Buchhaltung verpflichtet, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben.
Von dieser Buchführungspflicht sind lediglich Einzelunternehmer ausgenommen, deren Gewinn nicht die 60.000 Euro Grenze im Jahr überschreitet oder deren Umsatz unter 600.000 Euro im Jahr liegt. Wenn die Buchführung bzw. die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben nicht richtig erfolgt, wird das Finanzamt eine Steuerschätzung vornehmen – höchstwahrscheinlich führt dies zu einer höheren finanziellen Belastung für dich.
Die Buchhaltung ist also bedeutsam, um den steuerlichen Vorschriften Genüge zu tun und möglichst wenig Steuern zu bezahlen. Darüber hinaus kannst du anhand der Buchhaltung die finanzielle Situation deines Unternehmens überblicken und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Wann solltest du damit beginnen?
Bei einer einmal vernachlässigten Buchhaltung ist es für dich schwierig, diese wieder aufzuarbeiten. Somit ist gerade für ein neu gegründetes StartUp die Buchhaltung von eminenter Bedeutung.
Bereits vor der Gründung entstehen Kosten, die du steuerlich geltend machen kannst. Mit Hilfe der Betriebsausgaben reduzierst du den zu versteuernden Betrag im ersten Jahr nach der Gründung. Folglich ist es ratsam, bereits vor der Gründung ordentliche Bücher zu führen, da für die Steuererleichterung sämtliche Belege benötigt werden.
Die Aufgaben der Buchhaltung
Grundsätzlich hat die Buchhaltung zwei Aufgaben. Zum einen dient sie der Information: Aktuelle Daten aus der Buchhaltung sind oftmals Grundlage für die Entscheidung von Geschäftspartnern über eine etwaige Zusammenarbeit.
Darüber hinaus dient die Buchhaltung der Kontrolle. Du kannst mit Hilfe der Bücher etwaige Fehler entdecken und die Finanzplanung deines Unternehmens hinterfragen und überprüfen. Dazu unterstützt dich die Buchhaltung bei der Planung der Finanzen.
Der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung
Vor dem Beginn der Buchführung musst du wissen, welche Buchführung für dich relevant ist. Denn es gibt die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung, die sich je nach Art und Umfang unterscheiden.
Grundsätzlich ist die einfache Buchführung maßgeblich für Nicht-Kaufleute. Wenn du genau wissen willst, ob du die einfache Buchführung oder die doppelte Buchführung durchführen musst, findest du in unserem Ratgeber „Einfache oder doppelte Buchführung: Was gilt für dich?“ mehr Informationen.
Über den Autor:
Steuerexperte Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer des Online-Buchhaltungstool Billomat. Mit seiner Leidenschaft für strategische Unternehmens- und Produktentwicklung gründete Thies bereits während seines Studiums ein Unternehmen. Heute blickt der Vollblut-Onliner auf über neun Jahre Erfahrungen als Führungskraft zurück und konnte viele Unternehmen wie Groupon, Payleven (Rocket Internet) und Travador mit aufbauen. Seine Leidenschaft für den E-Commerce-Bereich sowie seine Motivation für den Zukunftsmarkt FinTech führen ihn nun zu Billomat.
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Bilder: Pixabay, Billomat
Ich bin dabei ein kleines Start Up zu gründen, kenne mich jedoch nicht so gut in betriebswirtschaftlichen Belangen aus. Daher ist Ihre Seite optimal. Sie sagen, also dass es wichtig ist, dass jede Buchung belegt wird und die Belege daher aufbewahrt werden müssen.
Wenn die Star-up-Ideen im Kopf kreativ umherschwirren, wird tatsächlich oft die wichtige Finanzbuchhaltung vergessen. Diese 5 Tipps helfen sicher schon mal sehr weiter, vor allem Punkt 3 ist von Beginn an wichtig, nämlich korrekte Rechnungen zu schreiben. Ansonsten ist jeder Gründer sicher gut beraten, sich einen Profi dafür an Bord zu holen.
Die Tipps zur richtigen Buchhaltung sind immer nachgefragt! Danke! Für den Neffen kommen die zu Nutzen, denn vor einem halben Jahr hat mein Bruder sein Familiengeschäft angefangen. Korbflechten braucht ja auch eine Ausrüstung, wozu auch Kosten ausgegeben waren. Hoffentlich bringt die Technik unseres Vaters ihnen Erfolg im Geschäft.
Danke für diese fundierten Tipps zur Buchhaltung. Mein Steuerberater hat auch dazu geraten, Belege digital zu archivieren. Da Thermopapier ja sowieso nicht lange hält, ist das auch sicherer. Schade trotzdem, dass die Legende vom Schuhkarton doch ausgedient hat;-)
Als Selbständige habe ich keine Probleme mit der Buchhaltung. Meine Freundin ist nämlich Buchhalterin und sie hilft mir alles im Griff zu haben. Ich bin einverstanden, dass es sehr wichtig ist, Fristen einzuhalten. Manche Leute unterschätzen diesen Tipp, aber ich würde lieber jegliche Probleme mit dem Finanzamt vermeiden.
Alles steht ja ganz richtig geschrieben. Eine Frage nur: wie sollten die Anlaufkosten in die Buchhaltung eingetragen. Ohne die kann doch Jahresabschluss nicht richtig berechnet werden. Meinen Dank im Voraus für den Tipp!
Ein Freund hat mir dazu geraten, auch als Start-up einen Steuerberater für die laufende Buchhaltung zu beauftragen. Die fünf hier aufgeführten Ratschläge sind eine sehr gute Grundlage dafür, um mit dem Steuerberater alles zu besprechen. Außerdem kann ich mir mit diesem Wissen schon einmal überlegen, welche weiteren Fragen ich habe.
Mein Mann möchte macht sich im neuen Jahr mit seinem eigenen Business selbstständig und möchte sich auf alles besonders gut vorbereiten. Besonders die Buchhaltung ist ein Punkt, wo er keine Fehler machen möchte. Deswegen sind solche Tipps wirklich sehr wertvoll. Wir hatten auch geplant, die Steuervorauszahlungen erstmal gering zu halten. Die Unternehmenszahlen gleich von Anfang an besser im Blick zu haben ist ein wirklich guter Tipp, so können wir auch mit den Steuerzahlungen besser planen.
Danke für diese Tipps für eine bessere Buchhaltung. Gut zu wissen, dass Belege mittlerweile auch digital eingereicht werden können, sofern dabei die GoBD beachtet wird. Ich denke, dass ich als erst seit Kurzem Selbstständige mich trotz allem noch an eine Beratung zu Buchhaltungsfragen wenden werde, um Fehler zu vermeiden.
Das ist ein sehr interessanter Artikel zum Thema Buchhaltung. Ich habe mir schon einige Beiträge dazu durchgelesen.
Ich möchte gern den Schritt in die Selbstständigkeit wagen und frage mich nun, was ich bezüglich der Buchhaltung zu beachten habe. Gut zu wissen, dass man den Gewinn und die Steuern unbedingt im Auge behalten sollte. Ich wusste noch gar nicht, dass man darauf achten sollte, dass bei großen Gewinnen, aber einer geringen Steuervorauszahlung eine enorme Nachzahlung lauert. Da ich offensichtlich davon recht wenig Ahnung habe, sollte ich mir vermutlich einen Experten für Finanzbuchhaltung an die Seite holen.
Ich danke Ihnen sehr für diese tollen Tipps für eine bessere Buchhaltung! Ich stecke zurzeit im Beginn meiner Unternehmensgründung und setze mich deshalb nun mit der Buchhaltung auseinander. Sie haben völlig recht, dass ein Gründer eine brillante Idee haben kann, aber diese unbedingt auch mit einer korrekten Buchführung und Steuererklärung umsetzen muss. Da ich in dieser Richtung keinen Fehler begehen möchte, überlege ich, ob ich mir einen Profi für die Steuerberatung suche. Schließlich können ja Wirtschafts- und Betriebsprüfer die Buchhaltung noch mehrere Jahre rückwirkend prüfen!
Mein Freund will gern eine Firma gründen. Es ist gut zu wissen, das Unwissenheit bei der Finanzbuchhaltung nicht vor Strafen schützen kann. Ich werde ihm raten sich dafür einen Steuerberater für Finanzbuchhaltung zu besorgen.
Ich habe vor einem Jahr eine kleine Firma gegründet und muss mich nun um die Buchhaltung kümmern. Danke für den Hinweis, dass man unbedingt daran denken muss, pünktlich die Umsatzsteuervoranmeldung und die Steuererklärungen abzugeben und an die Sozialabgaben der Mitarbeiterlöhne zu denken. Ich muss zugeben, dass ich von dieser Thematik kaum Ahnung habe. Sicherlich würde mich ein kompetenter Buchhalter vor einigen Problemen bewahren.
Durch eine Freundin, die in der Finanzbuchhaltung arbeitet, weiß ich, dass betriebliche Einnahmen und Ausgaben nachweisbar sein müssen. Wer so etwas erstellen möchte, sollte höchste Sorgfalt walten lassen. Genau wie bei der privaten Steuererklärung.
Buchhaltung und Rechnungswesen sind nicht gerade meine liebsten Aufgaben im Unternehmen. Umso dankbarer bin ich über jeden Tipp. Mir war gar nicht bewusst, dass man besonders bei den Steuervorauszahlungen einiges zu beachten hat und den Gewinn vielleicht auch zu Beginn höher ansetzt um keine unerwarteten Nachzahlungen zu erleben. Ich werde mich mal bei einem Steuerberater genauer dazu erkunden, vielen Dank für die Tipps.
Toller Beitrag mit hilfreichen Tipps. Zudem vereinfacht ein guter Buchhaltungsprogram einiges davon. 🙂
Danke für die interessanten Tipps zum Thema Buchhaltung. Ich möchte mich demnächst selbstständig machen, allerdings die Buchhaltung macht mir etwas Angst. Es ist wichtig zu wissen, dass es viele Fristen zu beachten gibt. Um sicher zu sein, werde ich mich an eine erfahrene Kanzlei für Lohnbuchhaltung wenden.
Interessant, dass Gründer oft ihre Steuervorauszahlung im ersten Geschäftsjahr besonders niedrig ansetzen. Ich bin seit einem halben Jahr mit meinem Unternehmen selbstständig und brauche zukünftig Hilfe für meine finanziellen Angelegenheiten. Ich werde mir dafür einen zuverlässigen Buchhalter suchen.
Da ich gerade auf dem Weg in die Selbstständigkeit bin, befasse ich mich auch mit dem Steuerrecht. Ich finde es daher sehr interessant, was Sie zum Thema Steuervorauszahlungen schreiben und dass diese zu Beginn eines Start-ups nicht zu gering angesetzt werden sollten. Ich schätze es sehr, dass Sie mir halfen, mehr über das Thema Buchhaltung und Steuern zu verstehen. Ich werde mich auf jeden Fall noch intensiver mit der Thematik auseinandersetzen.