Dienstwagen Flottenmanagement Tipps (Bild: Freepik)

Eine Dienstwagen-Flotte richtig aufbauen & managen: 5 Tipps für den ersten Fuhrpark

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Dein Unternehmen benötigt einen Fuhrpark? Erfahre hier alles, was du zu Fahrzeugen, Fuhrparkmanagement, Vorschriften & Hilfsmitteln wissen musst.

Wie gelingt der Aufbau eines Fuhrparks?

Ein eigener Fuhrpark ermöglicht deinem Unternehmen Unabhängigkeit von Speditionen sowie öffentlichen Verkehrsmitteln. Und es macht dich und sämtliche Mitarbeiter mobil. Möchtest du dein Unternehmen im Zuge der Gründung oder in einem späteren Schritt mit eigenen Fahrzeugen ausstatten, gibt es allerdings mehr zu beachten als nur die Anschaffung der Firmenwagen.

Erfolgreiches Fuhrparkmanagement beschäftigt sich neben der Beschaffung auch mit der effizienten Verwaltung, der rechtlichen Absicherung und der korrekten Nutzung der Fahrzeuge. Gerade in der Anfangsphase verstecken sich hier zahlreiche Fehlerquellen, die dein Unternehmen einiges kosten können. Damit das nicht passiert, geben wir dir im Folgenden fünf nützliche Tipps für den Aufbau des ersten Fuhrparks.

Tipp 1 | Setze einen kompetenten Fuhrparkmanager ein

Viele StartUps unterschätzen gerne den Aufwand, der mit der Verwaltung eines Fuhrparks einhergeht. Um alle Aufgaben zuverlässig zu erledigen und den reibungslosen Betrieb des Fuhrparks zu gewährleisten, solltest du daher einen kompetenten Fuhrparkmanager einsetzen. Im Idealfall konzentriert sich dieser Mitarbeiter als Fuhrparkleiter ohne Ablenkung vollends auf den Betrieb der Flotte und alle anfallenden Aufgaben.

Viele Firmen machen jedoch den Fehler, die Verwaltung der Flotte an einen Mitarbeiter zu übertragen, der in anderen Bereichen des Unternehmens stark eingespannt ist – und womöglich nicht über das nötige Fachwissen verfügt. Der designierte Fuhrparkmanager verliert in diesem Fall schnell den Überblick und wichtige Regeln bleiben unbeachtet.

Ein effizienter Betrieb der Flotte sieht anders aus. Um dies zu vermeiden, solltest du entweder einen kompetenten Fuhrparkleiter rekrutieren oder einen bestehenden Mitarbeiter in der Fuhrparkverwaltung schulen lassen. Entsprechende Weiterbildungen finden sich zum Beispiel im Angebot der DEKRA.

Tipp 2 | Wähle die richtigen Fahrzeuge für deinen Betrieb

Die richtige Wahl der Flottenfahrzeuge ist das A und O des Fuhrparks. Hier solltest du dir vorab folgende Fragen stellen:

  • Wie viele Fahrzeuge decken den Bedarf meines Unternehmens?
  • Wie groß sollten die Fahrzeuge sein (PKW, Transporter oder LKW)?
  • Welche Sonderausstattungen sind sinnvoll?
  • Welcher Antrieb entspricht den Bedürfnissen und Zielen deines Unternehmens?

Überlege dir gut, wie viele Fahrzeuge im Betrieb tatsächlich benötigt werden: Stehen viele Wagen die meiste Zeit ungenutzt auf dem Firmengelände, bedeutet dies einen Verlust für das Unternehmen. Stehen den Mitarbeitern andererseits zu wenige Fahrzeuge zur Verfügung, um die Aufträge zu erledigen, leidet dein Unternehmen ebenfalls. Eine genaue Planung und Koordination sind bei der Anschaffung daher unerlässlich.

Je nachdem, ob dein Unternehmen als StartUp eine kleine Dienstwagenflotte aufbauen möchte oder als Logistikunternehmen zahlreiche Lieferfahrzeuge benötigt, kommen selbstverständlich andere Fahrzeugmodelle infrage. Sonderausstattungen in Form von technischen Hilfsmitteln wie Toter-Winkel-Assistent, Einparkhilfe und Abstandstempomat können sich für dein Unternehmen auszahlen, da sie dazu beitragen, die Unfallquote zu verringern.

Ferner stellt sich heutzutage mehr denn je die Frage nach dem Antrieb der Flottenfahrzeuge: Diesel, Benzin, Elektroantrieb oder Hybrid stehen zur Auswahl. Deutschland verzeichnet dabei eine steigende Nachfrage nach Elektroautos in Fahrzeugflotten. Legen die Fahrzeuge in deinem Fuhrpark täglich nicht mehr als 300 Kilometer zurück, stellt die Anschaffung von Elektroautos sicherlich eine interessante Option dar. Insbesondere, wenn dein Unternehmen Wert auf Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein legt.

Tipp 3 | Kenne wichtige gesetzliche Regelungen und Richtlinien

Entscheidest du dich für die Aufnahme von Elektroautos oder Plug-in-Hybriden in deinen Fuhrpark, solltest du die wichtigsten Informationen zur Förderung von Elektroautos kennen. Dank attraktiver Fördergelder mit Bundesanteil und Herstelleranteil sinkt der Anschaffungspreis der E-Fahrzeuge signifikant. Im Betrieb zahlen sich viele E-Auto-Modelle dann durch einen geringeren Wartungsbedarf und derzeit – im Vergleich zu Kraftstoffen wie Benzin und Diesel – günstigerem Ladestrom aus.

Neben den Förderungen für Elektroautos sind auch diese gesetzlichen Vorschriften (zum Beispiel bei der Halterhaftung) von großer Bedeutung für das Fuhrparkmanagement. Das musst du unter anderem beachten:

Fahrzeugkontrolle nach der Unfallverhütungsvorschrift (UVV)

Mindestens einmal jährlich muss ein Sachverständiger die gesamte Fahrzeugflotte nach der gesetzlichen UVV hinsichtlich Arbeits- und Verkehrssicherheit überprüfen. Dazu zählt beispielsweise die Kontrolle von Reifen, Bremsen, Lichtanlagen, Airbags, Gurten und Notfallausrüstung.

Pflicht zur Fahrerunterweisung nach UVV

Im Rahmen einer ebenfalls jährlich von deinem Unternehmen durchzuführenden Fahrerunterweisung erhalten die Mitarbeiter eine Einweisung in den Umgang und die Besonderheiten des jeweiligen Fahrzeugs. Auf diese Weise soll die Unfallgefahr verringert und die Sicherheit aller Beteiligten erhöht werden.

Pflicht zur Führerscheinkontrolle

Als Geschäftsführer oder Fuhrparkmanager bist du darüber hinaus verpflichtet, vor der erstmaligen Nutzung der Fahrzeuge und anschließend zweimal im Jahr die Führerscheine der Dienstwagenfahrer zu kontrollieren und rechtssicher zu dokumentieren. Denn wird einem deiner Fahrer der Führerschein entzogen, erlischt der Versicherungsschutz. Und der Fuhrparkmanager muss haften, sollte er den Verpflichtungen zur Führerscheinkontrolle nicht nachgekommen sein.

Diese gesetzlichen Richtlinien solltest du unbedingt kennen und vorschriftsgemäß umsetzen. Ansonsten drohen im Rahmen der Halterhaftung empfindliche Bußgelder bis hin zu einer Freiheitsstrafe.

Tipp 4 | Lege eine Car Policy fest

Bei der Car Policy handelt es sich um eine Richtlinie zur Vergabe und Nutzung der Fahrzeuge im Unternehmen. In der Car Policy legst du beispielsweise fest, welche Berechtigungen innerhalb des Unternehmens für den Fuhrpark gelten, welcher Mitarbeiter welchen Dienstwagen bekommt und welche Art von Fahrzeugen ihr zu welchem Preis anschafft.

Die Car Policy sorgt somit dafür, dass im Fuhrpark transparente und nachvollziehbare Regeln gelten. So beugst du Missverständnissen vor und ermöglichst einfachere Berechnungen.

Zusätzlich zur Car Policy solltest du mit jedem Mitarbeiter, der einen Firmenwagen nutzt, eine Nutzungsvereinbarung erstellen. Die Nutzungsvereinbarung stellt eine vertragliche Vereinbarung zwischen euch dar, die folgende Dinge festlegt:

  • Wie muss der Mitarbeiter mit dem Fahrzeug umgehen?
  • Wer übernimmt in welchem Fall die Haftung?
  • In welchem Zustand muss der Fahrer das Fahrzeug zurückgeben?

Die Nutzungsvereinbarung sichert sowohl deine Mitarbeiter als auch dich selbst ab. Und sie regelt damit im Vorhinein wichtige Bedingungen.

Tipp 5 | Nutze digitale Hilfsmittel

Die Fuhrparkverwaltung geht mit erheblichem Aufwand einher: Der Fuhrparkverantwortliche muss die passenden Fahrzeuge anschaffen, diese den richtigen Mitarbeitern zur rechten Zeit zur Verfügung stellen, die Nutzung und Haftung regeln sowie Fristen zur Überprüfung von Fahrzeugen und Fahrern einhalten. Hinzu kommt unter anderem die Organisation von Wartungen und Reparaturen sowie der Hauptuntersuchung.

Das sind ganz schön viele Dinge, die du im Kopf behalten und in die Tat umsetzen musst. Hier lautet der Tipp: Mach nicht alles händisch und im Alleingang, sondern nutze digitale Hilfsmittel! Heutzutage gibt es eine große Auswahl an nützlicher Fuhrparksoftware, die dich beim Fuhrparkmanagement unterstützt.

Mithilfe der Software behältst du den Überblick über alle Fahrzeuge sowie Fahrer und kannst Pflichten wie die Führerscheinkontrolle beispielsweise digital durchführen. Die Software erinnert dich auch an wichtige Termine wie Hauptuntersuchung und Fahrerunterweisung.

Fazit: So wird der Fuhrpark zum Erfolg

Trotz zahlreicher Herausforderungen kann der erfolgreiche Aufbau eines Fuhrparks in deinem Unternehmen erfolgreich gelingen. Mit unseren Tipps verfügst du bereits über ein gutes Grundlagenwissen und vermeidest anfängliche Fehlerquellen. Zusammenfassend bedeutet das:

  • Lass einen erfahrenen Mitarbeiter das Fuhrparkmanagement übernehmen.
  • Wähle die richtigen Flottenfahrzeuge und ziehe auch E-Mobilität in Betracht.
  • Nutze Fördermittel aus und halte gesetzliche Vorschriften ein.
  • Stelle in Car Policy und Nutzungsvereinbarungen transparente Regeln für den Fuhrpark auf.
  • Lass dich von passender Fuhrparksoftware bei deinen Aufgaben unterstützen.

Bild: Freepik

Ein Kommentar

  1. Danke für das Stück. Besonders gut hat mir der Teil „Digitale Werkzeuge“ gefallen. Bei der Verwaltung einer Flottenabteilung oder eines Transportunternehmens ist es nützlich, ELDs an Bord zu haben. ELD steht für Electronic Logging Device und hilft Fahrern und Managern, die Leistung von Fahrzeugen sowie die Fahrstunden zu überwachen, um die Vorschriften einzuhalten.

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