So einfach kannst du Papierkram unterwegs erledigen

Papierkram nervt! Zum Glück leben wir im 21. Jahrhundert. Apps und Cloud-Dienste erleichtern Gründern das Leben. Dieser Gastbeitrag zeigt, wie’s geht.

Ein Gastbeitrag von Frank Steinberg

Klassische Wege haben ausgedient

Bei aller für Firmengründungen gewünschter Kreativität – der Schritt in die Selbständigkeit will professionell vorbereitet sein. Neben dem Erstellen eines Businessplans und Fragen der Finanzierung gilt es auch Themen wie Büroorganisation, Buchhaltung oder Steuer zu bedenken.

So ist beispielsweise die Eröffnung eines Business-Kontos zwingend nötig, um geschäftliche und private Finanzen sicher zu trennen – und auch die Buchhaltung will gesetzeskonform aufgesetzt sein. Beides ist nicht immer einfach, doch mit modernen Cloud-basierten Lösungen gelingt der Einstieg in Banking und Buchhaltung schnell und einfach.

Jeder Gründer und Selbständige weiß: Klassische Banken machen es Selbständigen nicht gerade einfach, ein Konto zu eröffnen. Die Kosten sind hoch, teilweise auch schlecht kalkulierbar, z.B. durch Buchungsentgelte, und die Formalitäten sind umfangreich und nur schwer zu durchschauen. Ähnlich verhält es sich beim „Schreckgespenst“ der Buchhaltung – der leidige Papierkram raubt vielen Selbstständigen oft den letzten Nerv.

In diese Kerbe schlagen Cloud-basierte Buchhaltungslösungen und virtuelle Banking-Apps. Die Banking-Anbieter ermöglichen es, ein Konto komplett ohne Papierkram, Selbstauskunft und Besuch bei der Bank zu eröffnen. Und auch Cloud-basierte Buchhaltungslösungen sind auf die Bedürfnisse von Gründern zugeschnitten: Die allermeisten Funktionen funktionieren ohne Fachwissen und automatisch.

Der erste Schritt in die Selbständigkeit ist die Eröffnung eines Business-Kontos, um geschäftliche und private Finanzen zu trennen. Tobias Maucher, freiberuflicher Berater von Start-ups und kleinen Unternehmen in Berlin, wählte dafür einen Anbieter, dessen Banking-Lösung ausschließlich für Selbständige konzipiert ist. Ohne den üblichen Papierkram, ohne Selbstauskunft und mit einem Zeitaufwand von nur etwa zehn Minuten lässt sich damit ein Konto direkt über ihr Smartphone eröffnen. „Es gibt dieselben Konto-Funktionen wie bei herkömmlichen Banken, aber nicht die sonst üblichen Gebühren“, erläutert Tobias seine Wahl. Dank entsprechender Kooperationen ist das Geld trotzdem abgesichert.

Das Business stets im Blick

Schlaue Banking-Apps vereinen Geschäftskonto mit smarten Extras, die Selbständigen das Leben leichter machen: Tobias‘ Konto integriert beispielsweise nahtlos verschiedene Buchhaltungs-Tools und hat einen eigenen Finanzmanager, der automatische Steuerrücklagen bildet. Das Besondere daran: Eine Echtzeit-Steuereinschätzung und virtuelle Unterkonten helfen, stets den Überblick zu bewahren. Das ist gerade beim Start in die Selbständigkeit eine besondere Herausforderung. „Mit diesen Lösungen fällt es mir wirklich leicht, mein Business komplett im Auge zu behalten“, so Tobias, „alles wird automatisch und übersichtlich geordnet.“

Die Tools lassen sich über dieselbe Benutzeroberfläche wie das Geschäftskonto bedienen, was ihre Anwendung äußerst komfortabel macht. Erklärtes Ziel ist, dass jeder Selbständige mit einem Blick auf sein Konto weiß, was er zur Verfügung hat. Ähnlich einem Angestellten, der seinen Gehaltszettel bekommt und sofort sieht, was ihm monatlich übrig bleibt, weil für ihn Abgaben wie Steuern, Krankenversicherung oder Rentenbeiträge bereits abgezogen sind.

„Meinen Cashflow zu kennen, ist mir auch in Hinblick auf meine Liquiditätsplanung sehr wichtig,“ erklärt Tobias. Zahlungseingänge und -ausgänge werden in Echtzeit verbucht. Dazu gibt es eine Push-Nachricht bei jeder Kontobewegung.

Smarte Integration: Belegerfassung, Rechnungen und Mahnungen per Klick

Bald darauf hat Tobias auch eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware mit seinem Banking verknüpft. Besonders praktisch findet er die Möglichkeit, nicht nur vom Smartphone, sondern auch von seinem Notebook aus auf die Buchhaltungsanwendung zugreifen zu können. Das sei manchmal einfach bequemer. „Mein Laptop und mein Smartphone sind alles, was ich brauche. Mein Büro ist in meinem Rucksack“, erklärt Tobias leichthin, denn Mobilität gehört ganz selbstverständlich zu seinem Arbeitsleben.

Und auch die Belegerfassung geht jetzt ganz einfach und automatisch. Tobias kann Belege mit der App unterwegs jederzeit ganz einfach abfotografieren. Diese sind dann als Scan im System verfügbar und werden dort dank Texterkennung und intelligenter Kategorisierung automatisch richtig kontiert und gebucht.

Einfach ist es für Tobias nun auch, Angebote, Rechnungen und sogar – wenn nötig – Mahnungen zu erstellen. Während viele neue Selbständige mit Word und Excel zeitaufwändig hantieren, brauchte es mit dieser Lösung nur wenige Minuten, um eine Rechnung zu schreiben – und das garantiert rechtssicher und GOBD-konform. Dabei funktioniert die Software wie ein digitaler Assistent: Durch das simple Anklicken der verschiedenen Posten in einer Eingabemaske wird die Rechnung erstellt. Vollständig online, ohne die Notwendigkeit eines Downloads. Ist der Kunde erst einmal angelegt, geht es noch schneller. Das ist praktisch, wenn das Geschäft läuft und der Kundenstamm wächst.

„Mit meinen Auftraggebern gab es bislang zum Glück noch keinen Anlass für eine Zahlungserinnerung“, so Tobias, „trotzdem ist es gut zu wissen, dass ich auch dafür ein Tool bei der Hand hätte“. Fakt ist, eine mangelnde Organisation beim Mahnwesen gehört zu den häufigsten Ursachen, warum junge Gründer scheitern. Denn die eigenen Rechnungen können schnell nicht mehr beglichen werden, wenn Kunden säumig sind.

„Wenn ich die Leistung erbracht habe und feststelle, dass die Rechnung noch offen ist, will ich nicht zusätzlich unbezahlte Zeit in den Erinnerungs- und Mahnprozess stecken müssen“, meint Tobias. In der App wacht ein automatisierter Zahlungsabgleich über die Zahlungsmoral der Kunden und vergisst dabei nichts. Ist die Zeit reif, kann eine Mahnung mit nur wenigen Klicks versendet werden.

Automatisierung spart Zeit fürs Wesentliche: das Kerngeschäft

Sämtliche Banktransaktionen werden unmittelbar nach Wertstellung der Zahlung direkt in die Konten der Buchhaltungssoftware verbucht. Sind Rechnungen oder Belege mit Transaktionen verknüpft, liest Tobias‘ App die Steuerinformationen ein und legt anteilige Steuerbeträge automatisch zurück. Ein Abgleich von Bankkonto, Kartenabrechnung und Buchhaltung ist insofern nicht mehr nötig.

„Ich brauche nun nicht mehr mühsam meine Kontoumsätze manuell auf bezahlte Rechnungen überprüfen oder Beträge fürs Finanzamt zurücklegen. Das erledigt sich jetzt von selbst und spart mir viel Zeit“, erklärt Tobias. „Da es sich als so einfach herausgestellt hat, mache ich zwischenzeitlich sogar meine komplette Finanzbuchhaltung selbst.

Mein Steuerberater unterstützt mich nur noch beim Jahresabschluss. So spare ich jeden Monat Geld, habe einen aktuellen Überblick über meine Finanzen“. Und ganz nebenbei hat Tobias jetzt auch viel mehr Zeit fürs Wesentliche: sein Business

Über den Autor:

Frank Steinberg, Senior Market Designer von lexoffice, zeichnet unter anderem für den Ausbau des lexoffice-Partnerprogramms verantwortlich. lexoffice – die Online-Unternehmerlösung von Lexware – hat sich das Ziel gesetzt, Selbstständige, Klein- und Kleinstunternehmen (KKUs) erfolgreicher zu machen.

Bild: Pixabay