Kassenzettel richtig erstellen: Welche Angaben müssen auf einem Kassenbon drauf?

Damit es keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt: Diese Pflichtangaben sollten auf einem Kassenbon stehen, damit er gesetzeskonform ist.

Warum müssen Einzelhändler und Gastronomen einen Kassenbon ausdrucken?

Seit 2020 gibt es in Deutschland die sogenannte „Kassenbon-Pflicht“ oder „Belegausgabepflicht“, die in der KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) festgehalten ist. Gastronomen, Getränkehändler, Supermärkte oder Kioske, die ein Kassensystem für den Einzelhandel nutzen, sind verpflichtet, beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen einen korrekten Beleg auszuhändigen. Dies betrifft also alle deutschen Café- und Restaurant-Betreiber, Foodtruck-Betreiber und Einzelhändler mit einem solchen System.

Der Hauptzweck dieser Regelung ist die Verhinderung von Steuerbetrug. Durch die Ausgabe von Kassenbons wird die Transparenz von Geschäftsvorgängen erhöht und die Möglichkeit für Steuerhinterziehung durch das Verschleiern von Einnahmen verringert. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen, bei denen die Finanzbehörden Einzelhändler von der Kassenzettel-Pflicht befreien können.

Was ist die KassenSichV?

Die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, ist eine Verordnung des deutschen Finanzministeriums. Sie hat das Ziel, Manipulationen an Registrierkassen und anderen elektronischen Aufzeichnungs- und Sicherungssystemen zu verhindern. Die Verordnung legt technische Anforderungen fest, die solche Systeme erfüllen müssen, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorgänge korrekt und unveränderbar erfasst werden.

Was muss unbedingt auf einem Kassenbon stehen?

Es gibt verschiedene Punkte, die auf einem elektronisch erstellten und gedruckten Bon stehen müssen. Hier eine genaue Übersicht, was ein rechtlich gültiger Kassenzettel nach §6 der KassenSichV enthalten sollte:

✅ Den kompletten Namen und die Adresse des Verkäufers.

✅ Das Datum, wann der Beleg erstellt wurde …

✅ … sowie den Beginn und das Ende des Verkaufs.

✅ Was genau verkauft wurde (Art und Menge) …

✅ … oder welche Dienstleistung erbracht wurde und in welchem Umfang.

✅ Eine fortlaufende Transaktions- oder Rechnungsnummer.

✅ Den gesamten Preis inklusive der darauf anfallenden Steuern.

✅ Wenn keine Steuern anfallen, sollte dies vermerkt werden.

✅ Eine Seriennummer des elektronischen Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls.

Alle diese Informationen müssen klar und direkt lesbar sein. Oder sie können durch Scannen eines QR-Codes gelesen werden, der den Vorschriften der Finanzverwaltung entspricht. Der genaue Standard für diesen QR-Code wird online vom Bundeszentralamt für Steuern bereitgestellt.

👉 Gut zu wissen: Ein Beleg kann entweder auf Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, in elektronischer Form gegeben werden.

Mit welchen Kassensystemen lässt sich ein gültiger Kassenbon erstellen?

Ein gültiger Kassenbon kann mit verschiedenen Arten von Kassensystemen erstellt werden. Hier die gängigsten Kassensysteme, die eine Umsetzung ermöglichen:

➡ Elektronische Registrierkassen
Das sind digitale Systeme, die Daten speichern und verarbeiten. Sie sind in der Regel mit einem Drucker verbunden, um Kassenbons auszudrucken. Sie sind die am häufigsten verwendeten Kassensysteme in Geschäften und Restaurants.

➡ PC-basierte Kassensysteme
Computer, auf denen spezielle Kassensoftware läuft, bieten oft mehr Funktionen als herkömmliche Registrierkassen. Dazu gehören beispielsweise eine Bestandsverwaltung oder Analysetools.

➡ Mobile Kassensysteme
Dazu gehören kleinere, tragbare Geräte, die besonders in der Gastronomie oder bei Außenveranstaltungen eingesetzt werden. Sie verwenden oft Apps, um Verkaufsprozesse zu verwalten.

➡ TSE-Kassensysteme
Seit 2020 müssen Kassensysteme in Deutschland über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Eine TSE schützt die Aufzeichnungen vor Manipulationen.

➡ All-in-One-Systeme
Manche Anbieter haben Hardware, Kassensoftware und einen umfassenden Service in petto. Diese Systeme sind in der Regel konform zu den hohen Anforderungen des Finanzamtes (TSE, , GDPdU, GoBD) und lassen sich modular erweitern.

Fazit

Um sicherzustellen, dass ein Kassenbon den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sollten Unternehmer darauf achten, dass ihre Kassensysteme stets aktuell und konform mit den nationalen Vorschriften sind. Es ist außerdem ratsam, regelmäßig Updates durchzuführen und gegebenenfalls Fachleute zu Rate zu ziehen. Dann steht auch einem gesetzeskonformen Bon nichts mehr im Weg.

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