Pressarbeit für StartUps: 7 Tipps, damit Journalisten deine E-Mails wirklich lesen

Eine E-Mail an Journalisten muss überzeugen – schnell und gezielt. So schreibst du eine E-Mail, die nicht sofort im Ordner „Gelöscht“ landet.

Ein Gastbeitrag von Caro Müller / einfachpr.de

Warum Redaktionen nicht auf E-Mails antworten

Du möchtest mit deinem StartUp in den Medien erscheinen? Du bist davon überzeugt, dass deine Unternehmensgründung und deine Geschichte es verdienen, dass darüber berichtet wird? Voller Tatendrang verschickst du zahlreiche E-Mails an Redaktionen.

Auf eine Antwort wartest du wahrscheinlich bis heute vergeblich. Der Grund: Journalisten erhalten jeden Tag eine Flut an Nachrichten. Nur E-Mails, die speziell formuliert sind, haben eine Chance, gelesen zu werden. Daher solltest du die folgenden Ratschläge beherzigen.

Tipp 1: Die Betreffzeile entscheidet

Das Erste, was ein Journalist von einer E-Mail sieht, ist die Betreffzeile. Sie ist sozusagen dein erster Eindruck – und der muss sitzen. Überzeugt der Betreff, ist die Chance groß, dass deine E-Mail geöffnet wird. Es lohnt sich also, Zeit in die Formulierung der Betreffzeile zu investieren.

So schreibst du eine gute Betreffzeile:

👉 Formuliere den Betreff kurz und präzise, idealerweise mit vier bis fünf Wörtern.

👉 Verzichte auf werbliche Floskeln oder generische Titel wie „Pressemitteilung“.

👉 Nenne die wichtigsten Schlagwörter bzw. die Relevanz direkt am Anfang, da viele Mailprogramme nur den Anfang der Betreffzeile anzeigen.

👉 Überprüfe den Betreff anhand folgender Frage: „Weckt er Interesse und macht sofort klar, worum es geht?“

Tipp 2: Persönlichkeit schlägt Massen-E-Mail

Dank KI-Tools wie ChatGPT, Le Chat und Copilot sind wir alle irgendwie PR-Profis. Oder doch nicht? Ein Journalist erkennt schnell, ob eine E-Mail auch an zig andere Redaktionen geschickt wurde.

Ganz gleich, wie gut eine KI diese aufgesetzt hat – in der Regel fehlt der Nachricht der persönliche Bezug. Hast du einen Journalisten recherchiert, der häufig über deine Themen berichtet, dann schreibe genau das in deine E-Mail.

So schreibst du eine persönliche E-Mail an einen Journalisten:

👉 Stelle direkt im ersten Absatz den Bezug zwischen deinem Thema und der Arbeit des Journalisten her.

👉 Begründe, warum genau dein Thema für ihn und die Leser des Mediums spannend ist.

Tipp 3: In der Kürze liegt die Würze

Genauso wie der Betreff, muss auch der gesamte Inhalt deiner E-Mail kompakt und informativ sein. Ein Journalist überfliegt deine Nachricht nur. Vermeide deshalb lange Schachtelsätze und frage dich: Was ist für den Journalisten wirklich relevant und was ist unwichtig? Alles Unwichtige, egal wie gut es klingen mag, streichst du direkt wieder.

Mein Tipp für Aufbau und Struktur:

👉 Jede gute E-Mail ist klar strukturiert und übersichtlich aufgebaut.

👉 Dazu gehört auch die Formatierung. Du kannst Wichtiges fetten (gehe damit sparsam um), die E-Mail in kurze Absätze unterteilen und Bulletpoints verwenden.

Tipp 4: Der Anhang liefert die Details

Du brennst für dein Thema und deine Idee? Du hättest noch so viel zu sagen, aber dann wird deine E-Mail zu lang? Nutze den Anhang, um weitere Details zu ergänzen, denn hier kannst du in die Tiefe gehen. Mögliche Anhänge sind beispielsweise ein Factsheet über dich und dein Unternehmen oder eine Pressemitteilung.

Beispiel: Du möchtest als Experte dein Wissen in einem Online-Magazin weitergeben

👉 Nenne in der E-Mail ganz klar deine Expertise und erläutere kurz, warum du Experte für ein Thema bist.

👉 Weitere fachliche und persönliche Informationen packst du in den Anhang. So bleibt deine E-Mail übersichtlich und vollständig, ohne zu einer Textwüste zu werden.

Tipp 5: Timing ist alles

In Redaktionen ist viel los und da Journalisten täglich hunderte E-Mails erhalten, kann auch das Timing darüber entscheiden, ob deine E-Mail gelesen wird oder in der Flut an Nachrichten untergeht. Der richtige Versandzeitpunkt der Pressemitteilung erhöht also die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail Aufmerksamkeit erhält.

Tipps für ein gutes Timing:

👉 Gute Zeitfenster für den Versand sind Dienstag bis Donnerstag zwischen 9 und 15 Uhr.

👉 Vermeide einen Versand am Montagmorgen oder am Freitagnachmittag.

👉 Beachte beim Versand auch Feiertage und Brückentage. Kurz vor einem Feiertag oder direkt nach einem verlängerten Wochenende ist es nicht sinnvoll, eine E-Mail an eine Redaktion zu verschicken.

Tipp 6: Kein Marketing-Blaba in deiner E-Mail

Schreibst du eine E-Mail an einen Journalisten, dann verbanne alle Werbebotschaften erst einmal in die hinterst Ecke deines Gehirns – egal, wie stolz du auf deine ausgearbeitete Marketingformulierung bist. Diese werden in jeder Redaktion sofort auf Abwehr stoßen und unweigerlich dazu führen, dass deine E-Mail mit einem Klick gelöscht wird.

So schreibst du eine E-Mail, die nicht werblich klingt:

👉 Vermeide Superlative und verzichte auf Marketingformulierungen.

👉 Verfasse deine E-Mail in einem sachlichen Ton und zeige ganz klar, welchen Nutzen dein Thema für die Leserschaft des Mediums hat.

👉 Fokussiere dich ausschließlich auf den Inhalt und verzichte auf Selbstdarstellung.

Tipp 7: Das Thema muss überzeugen

Journalisten sind nicht das Sprachrohr deines Unternehmens und Medien sind keine Marketingkanäle. Du kannst Experte auf einem Gebiet sein und von der Unverzichtbarkeit deiner Geschäftsidee für deine Zielgruppe überzeugt sein – das interessiert Journalisten wenig, wenn du nur versucht deine Werbebotschaft über sie zu verbreiten.

Die Redaktion interessiert sich für das Thema deiner E-Mail. Es muss einen echten Mehrwert für ihre Leser bieten. Wenn du kein geeignetes Thema hast, kann deine E-Mail perfekt sein – du wirst trotzdem keinen Journalisten überzeugen.

Checkliste für ein gutes Pressethema:

👉 Aktuelle News mit Relevanz: Deine Neuigkeiten sind jetzt wichtig und für Außenstehende relevant.

👉 Fundierte Expertise: Deine Expertise ist anwendbar und konkret, sie kratzt nicht nur an der Oberfläche und sie ist belastbar (zum Beispiel durch Studium, Aus-/Weiterbildung, Berufserfahrung).

👉 Persönliche und authentische Geschichten: Deine Geschichte ist außergewöhnlich, interessant und hilfreich für die Leser des Mediums.

Fazit

Gute E-Mails sind ein Win-Win für die Presse und für dich! Wenn du die genannten Ratschläge beachtest, erhöhen sich deine Chancen, dass deine E-Mail in einer Redaktion gelesen wird. Denn damit hebst du dich positiv von der E-Mail-Flut ab, die Journalisten tagtäglich erreicht. Hast du zudem einen guten Themenvorschlag, ist es gut möglich, dass eine Redaktion diesen aufgreift.

Gute Pressearbeit funktioniert anders als Marketing. Bei einer einzelnen Berichterstattung kannst du nicht mit einem Ansturm auf dein Produkt oder deine Dienstleistung rechnen. Sie lohnt sich aber dennoch: Wenn ein unabhängiges Medium über dein Thema und über dich berichtet, erhöhst du deine Glaubwürdigkeit und erreichst deine Zielgruppe über deine eigenen Kanäle hinaus.

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Über die Autorin:

Caro ist PR-Managerin und Gründerin sowie Geschäftsführerin von einfachpr, einer PR-Agentur für echte Experten und visionäre Unternehmen. Sie liebt die Bandbreite ihrer Arbeit und ihr Herz schlägt für kleine bis mittelständische Unternehmen mit großen Geschichten und Expertenwissen.

Bilder: Freepik, Pixabay